Saiba como fazer a gestão orçamentária em viagens corporativas

Saiba como fazer a gestão orçamentária em viagens corporativas

A gestão orçamentária é parte importante da condução de uma organização. Afinal, toda e qualquer atividade executada dentro de uma empresa consome recursos, seja com a compra de insumos produtivos, seja com o uso de material de escritório. No caso das empresas que investem em viagens corporativas, essa tarefa exige uma atenção ainda maior, pois a estratégia representa boa parcela das contas e impacta diretamente os custos.

Neste artigo, vamos explicar o que é gestão orçamentária de viagens corporativas, qual a sua importância e como realizá-la de maneira eficiente. No final, você também vai conhecer o TH Budget Control da Tour House, uma ferramenta inovadora e extremamente útil para o controle do orçamento de viagens. Continue a leitura e confira!

O que é gestão orçamentária de viagens corporativas e qual a sua importância?

A gestão orçamentária de viagens corporativas é o processo de controle dos gastos relacionados às despesas com os deslocamentos a trabalho. Além da capacitação técnica dos profissionais responsáveis, a utilização das ferramentas certas de apoio é um ponto essencial para que esse controle seja executado de forma eficaz.

Outro ponto que revela a importância desse gerenciamento é sua representatividade na configuração dos gastos das empresas. Na verdade, é muito comum que em grandes organizações os custos com viagens corporativas estejam entre os maiores que compõem o orçamento. Ficam atrás apenas de gastos relacionados com a folha de pagamento dos colaboradores e de investimentos em novas tecnologias, por exemplo.

As viagens corporativas estão diretamente ligadas à quantidade de negócios que uma empresa realiza. Então, é natural que ela tenha mais necessidade de fazer com que seus colaboradores viajem à medida que cresce e estabelece mais relações comerciais. Assim, ocorre um aumento dos custos com esse grupo de contas do orçamento.

Diante disso, é preciso adotar medidas que garantam o máximo de eficiência no uso do orçamento para viagens e, ao mesmo tempo, não comprometam a qualidade dos fornecedores escolhidos e a experiência dos viajantes. Quanto melhor for esse gerenciamento, maior será o retorno sobre o investimento para a empresa, pois ela evitará desperdício de recursos, como ao escolher voos mais caros por falta de planejamento.

Quais são os principais erros cometidos na gestão e como evitá-los?

Empresas que não gerenciam os gastos com viagens não conseguem identificar fatores estratégicos e deixam de aproveitar oportunidades relevantes, como a negociação de preços com os melhores fornecedores e a compra com antecedência de passagens em condições mais vantajosas. Ao agirem dessa maneira, elas ignoram muitos itens, veem seus gastos aumentarem e inflam o orçamento para além do necessário.

O primeiro passo para evitar esse tipo de erro e garantir um alto nível de gestão orçamentária é contar com o apoio de uma empresa especializada no tema. Sendo assim, não hesite em contratar uma agência de viagens corporativas que seja capaz de prover tecnologia e a consultoria necessária para que o orçamento seja gerenciado adequadamente.

Como vimos, o orçamento de viagens é uma linha de custos significativa. Por isso, é importante estabelecer uma pessoa responsável pela sua gestão. A principal função desse gestor é zelar pelo cumprimento adequado do programa e da política de viagens, fazendo a ponte/conexão entre a organização, o público viajante e a agência contratada.

Você sabe realizar diagnóstico de processos de compra da sua empresa?

Qual a importância da tecnologia para a gestão orçamentária?

Fazer mais, melhor e em menos tempo. É com essa máxima em mente que as empresas buscam constantemente otimizar seus processos, reduzir desperdícios e, consequentemente, maximizar seu retorno. Parte importante desses esforços passa pelo incremento tecnológico, tanto nas operações diárias como nos métodos de gestão.

Todo esse processo descrito até o momento é uma tendência mundial conhecida como transformação digital, um fenômeno que atinge os mais diferentes setores econômicos e modelos de negócios. Tal contexto é caracterizado pela adoção maciça de ferramentas tecnológicas, como Internet das Coisas (IoT), digitalização, Big Data, Business Intelligence (BI) e demais softwares que operam, inclusive, com Inteligência Artificial (IA).

Portanto, a tecnologia é essencial para garantir o cumprimento da política de viagens e que os indicadores-chave de performance (KPIs) sejam medidos, monitorados e gerenciados. Uma ótima opção para a gestão orçamentária é o Self Booking. Com ele, é possível determinar todas as regras sobre o que é ou não permitido dentro do programa de viagens, conforme estabelecido na política organizacional que versa sobre o tema.

Além disso, o sistema permite que a agência contratada e a organização mensurem todos os KPIs, os dados relacionados ao programa de viagens e o uso dos recursos por meio da extração de relatórios e de acompanhamentos em dashboards e ferramentas de BI.

Como o TH Buget Control da Tour House pode ajudar?

A Tour House é uma agência de viagens corporativas especializada em gestão e consultoria, com atuação no Brasil e no exterior. Oferecemos todos os recursos tecnológicos e a consultoria necessária para que os nossos clientes otimizem cada vez mais o orçamento e as despesas de viagens.

Entre os diferenciais que nos tornam únicos no mercado, estão a nossa tecnologia própria com produtos como Self Booking, Expense Management (Gestão de Despesas), BI, IA e um poderoso software de controle orçamentário de viagens: o TH Budget Control.

Desenvolvemos essa solução especialmente para auxiliar na gestão do seu orçamento de viagens. De maneira integrada com o ERP das empresas, o software controla todas as despesas e os custos relacionados às viagens corporativas, identificando as despesas por Centros de Custos e debitando automaticamente os valores do orçamento anual.

Ao incorporar ferramentas e outros recursos tecnológicos, sua empresa só tem a ganhar em competitividade e produtividade. O TH Budget Control funciona como um catalisador do processo de transformação digital e otimiza a gestão orçamentária de viagens corporativas. Caso você queira ter acesso ao sistema ou conhecer mais sobre as soluções da Tour House, o nosso time está pronto para lhe atender e oferecer a melhor orientação.

Gostou do artigo? Percebeu as vantagens que o TH Budget Control pode proporcionar à sua empresa? Então, entre em contato conosco agora mesmo e agregue muito mais eficiência, segurança e eficácia à gestão orçamentária das suas viagens corporativas.

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