RFP

Como construir uma RFP para agências de viagens corporativas

Construir uma RFP é uma das melhores formas de analisar os custos e os diferenciais das companhias que oferecem viagens corporativas. Como todos nós sabemos, encontrar as melhores oportunidades depende de uma análise criteriosa das oportunidades, e o preço nem sempre é um fator determinante para o fechamento de um acordo.

A RFP — Request for proposal (pedido de proposta, em uma tradução literal para o português) — é um documento criado pela própria empresa que deseja coletar informações sobre produtos e serviços que estão disponíveis no mercado.

Criar uma RFP eficaz ajuda a encurtar seu processo de escolha, além de ser uma das formas mais seguras de analisar criteriosamente todas as informações importantes que são típicas de uma proposta comercial.

Neste artigo falaremos os principais pontos que você deve atentar para conseguir criar um RFP realmente eficaz. Gostou da ideia? Continue sua leitura até o final!

O que é uma RFP?

Acima falamos brevemente sobre o que é uma RFP. A princípio, esse é um pedido de proposta no qual a empresa interessada solicita todas as informações mais importantes sobre a contratação de um serviço ou a compra de algum produto.

A ideia é criar uma espécie de formulário e, em seguida, enviá-lo para o máximo de fornecedores possíveis, fazendo com que seja possível coletar dezenas de oportunidades diferentes. Dessa forma, fica fácil estruturar o processo de tomada de decisão de compra (também conhecido como Bidding Process ou BID). O custo-benefício e todas as outras particularidades da contratação do produto ou serviço, como atendimento ao cliente, por exemplo, são analisadas a partir desse pedido.

Informações e processos que complementam o processo de vendas (BID)

É importante dizer que o BID requer outros documentos, além de um pedido de proposta. Um RFI (Request for Information ou pedido de informação, em português) também ajuda a complementar as informações de uma RFP, auxiliando no fornecimento de outros dados acerca do fornecimento do serviço, como apresentação de selos de associações ou outras características técnicas importantes.

Além desses dois pedidos, também existe o RFQ — Request For Quotation ou pedido de cotação, em português — que, de maneira resumida, apresenta um orçamento criado pelo fornecedor de maneira transparente e técnica, podendo incluir até mesmo cláusulas contratuais para balizar as negociações de maneira mais formal.

Todos esses pedidos se complementam. Eles existem para facilitar a contratação de um serviço (ou compra de um produto) fazendo com que seja possível comparar, analisar e posteriormente fazer a escolha da empresa de maneira segura com números bem fundamentados e pautados na realidade do mercado. Em muitos casos, o processo de escolha começa pelo requerimento de uma RFI e, posteriormente, se faz o pedido de uma RFP e RFQ para complementar os dados iniciais.

O que obrigatoriamente deve estar em uma RFP?

Indo para a parte mais prática, um RFP deve conter algumas questões essenciais. Normalmente, um gestor dispara uma sequência de e-mails para fornecedores com alguns questionamentos básicos separados por categoria, sendo eles:

1.Informações sobre a companhia

O primeiro tópico é reservado para uma aproximação entre fornecedor e comprador do serviço. Esta área deve conter:

  • Nome da empresa;
  • CNPJ;
  • Número de escritórios e filial;
  • Local de cobertura do serviço (cidades, estados e países em que a empresa atua);
  • Breve histórico, com informações sobre a fundação, número de sócios e estrutura de capital;
  • Cultura e valores da companhia;
  • Site e redes sociais (incluindo LinkedIn e todas as demais voltadas para o público geral);
  • Referências de clientes (interessante pedir pelo menos três, preferivelmente com um perfil semelhante ao da sua organização para ter certeza de que eles conseguem suprir todas as suas demandas).

Com esses dados, já fica um pouco mais fácil decidir a exclusão ou adição do fornecedor na análise de compra.

2. Tecnologia empregada na prestação de serviço

A tecnologia costuma ser o segundo ponto mais importante. Isso acontece por conta de todas as funcionalidades que são utilizadas por intermédio da plataforma fornecida pela contratada. Aqui, sua RFP deve conter os seguintes questionamentos:

  • Quais são as tecnologias empregadas na segurança da plataforma? Os dados são criptografados? Em que parte do serviço ocorre a proteção?
  • As reservas podem ser realizadas pelo smartphone e de maneira online?
  • Melhorias são desenvolvidas com que frequência?
  • Dá para incluir uma política de viagem na plataforma?
  • Dá para criar uma política de centro de custos para cada grupo que viajará?
  • É possível aprovar viagens com critérios específicos para cada colaborador?
  • Existe a possibilidade de aprovação por níveis?
  • As aprovações das viagens são notificadas por qual método de comunicação eletrônica? Mais de um é utilizado simultaneamente (aqui entra o e-mail, sms e push)?
  • Existe a disponibilidade de um aplicativo?
  • Existe a possibilidade de cancelamento ou remarcação da viagem por parte do próprio colaborador por meio digital (self booking)?

Todas essas perguntas ajudam a dar um escopo maior sobre as funcionalidades que o fornecedor oferece com seu pacote de serviços.

3. Reembolso de despesas eventuais

Durante uma viagem é comum ter que reembolsar o colaborador em algum momento. Isso pode acontecer por uma necessidade eventual da estadia, que pode contar com um custo de transporte não esperado ou outra situação semelhante. Por isso, questione sobre sobre as seguintes particularidades:

  • Dá para digitalizar todas as despesas e lançar o reembolso direto pela plataforma?
  • Existe um workflow de aprovação dos reembolsos?
  • Existe a funcionalidade de adiantamentos?
  • É possível integrar esses (e todos os demais) dados em um software de gestão empresarial (ERP)?

Cada um desses pontos agilizará a viagem e as demais burocracias que envolvem orçamentos, que podem interferir bastante na experiência do funcionário que estará a serviço. Portanto, é imprescindível encontrar agilidade neste setor.

4. Relatórios de viagem

Além de todas as outras funcionalidades, é extremamente importante ter em mãos um relatório sobre tudo aquilo que aconteceu na viagem corporativa. Eles ajudam a aprimorar processos e a gerir custos com maior eficiência no futuro, portanto, saber sobre essa funcionalidade é fundamental. As seguintes perguntas são pertinentes:

  • Quais são os relatórios disponibilizados e qual a periodicidade de cada um deles?
  • É possível customizar um relatório para atender minhas necessidades?
  • É possível ver toda a jornada do usuário em um único relatório (incluindo viagens e despesas)?
  • Quais os relatórios gerados? Eles são feitos por vocês ou por alguma outra companhia terceirizada?
  • Quais são os indicadores que consigo acompanhar na plataforma?
  • É possível integrar esses relatórios com uma outra plataforma de Business Inteligente (como power bi e semelhantes)?

Essas perguntas garantem um panorama completo sobre todos os dados que são fornecidos durante a contratação do serviço. 

5. Suporte e atendimento ao cliente

O suporte e o atendimento ao cliente são outra área essencial da prestação de serviços. Veja abaixo quais são os principais questionamentos que cobrem a maior parte das circunstâncias do dia a dia:

  • Qual é o tamanho do time de atendimento ao cliente? As equipes falam quantas linguas?
  • O atendimento é 24 horas? Funciona todos os dias da semana? Existe alternativa emergencial?
  • Quais são os canais de atendimento? Existe a possibilidade de comunicação instantânea? Você poderia listar esses canais (telefone, e-mail, chat no site, whatsapp e demais ferramentas)?
  • Posso visualizar meu Service Level Agreement (SLA) a qualquer momento?
  • Quais são os meus SLAs (quantidade de serviços que posso contratar)?
  • Existe um gestor de Custumer Success para atender minha equipe de gestão de viagens?
  • Existe alguma metodologia de medição da satisfação dos usuários?

Se atentando para cada um desses pontos, a possibilidade de frustração ao longo da viagem — pelo menos por parte do fornecedor do serviço — diminui consideravelmente.

6. Precificação

A precificação é uma etapa fundamental da sua RFP e da sua análise de contratação. Portanto, não deixe de fazer essas perguntas:

  • Quais os modelos de precificação que o fornecedor trabalha?
  • Possuem o modelo de Success Fee (taxa de sucesso)?

Fazendo esses dois questionamentos você já cobre a maior parte das dúvidas que costumam ocorrer na parte de precificação. Encontrando alguma outra particularidade, inclua na lista acima.

7. Pagamentos

Por fim, é fundamental perguntar sobre o método de pagamento e todas as demais particularidades que envolvem a quitação dos débitos de viagem. Por isso, veja abaixo algumas das principais indagações:

  • Quais são as formas de pagamentos aceitas?
  • Quais são os prazos para pagamento?
  • Oferecem conciliação dos pagamentos?
  • Existe algum custo para conciliação?
  • Existe algum custo para implementação (setup)?
  • Quais são todos os custos adicionais da contratação do serviço?

Todas essas informações podem ser respondidas em uma planilha do Excel. Posterior a esses questionamentos, o time de compras e todos os stakeholders (tomadores de decisão) devem analisar os concorrentes e chegar nas opções que são as mais vantajosas para o sucesso da companhia. É importante ressaltar que esse guia é somente um exemplo, e outras perguntas mais particulares podem surgir ao longo da criação da RFP.

Nós, da Tour House, oferecemos nossos produtos de acordo com a demanda do cliente. Por isso, ressaltamos a importância de um pedido de informação detalhado, assim como um RFP criterioso para que as melhores alternativas de viagens comerciais possam ser oferecidas para cada necessidade.

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