Confira o que deve ter no checklist de viagem corporativa

O checklist de viagem corporativa é uma prática que garante que o colaborador leve tudo o que precisa para o sucesso de seus objetivos. Além disso, revisar se tem tudo sob controle proporciona uma boa estadia no destino.

Imagine o desconforto de chegar ao hotel ou a pousada e perceber que não está com aquele documento essencial para o check-in ou até para uma reunião de negócios. Por isso, é fundamental ter uma lista e verificar todos os pontos com o colaborador antes da viagem para evitar qualquer problema.

Neste artigo, vamos ajudar você a criar a lista ideal para o universo corporativo, com os itens indispensáveis para a viagem. Confira!

Documentos pessoais

Imprescindíveis para qualquer viagem, os documentos devem estar sempre em mãos. Cédula de identidade, passaporte e vistos (quando necessários) e passagens são alguns dos documentos fundamentais para o checklist de viagem corporativa.

Outro item que se tornou ainda mais necessário após a pandemia da Covid-19 foi a carteira de vacinação. Principalmente em viagens internacionais, os aeroportos tendem a solicitar o comprovante para permitir o embarque dos passageiros.

Não se esqueça dos cartões corporativos, de crédito, de débito e demais meios de pagamento. Alguns locais têm suas práticas específicas sobre as formas de pagamento, e nem sempre aceitam opções eletrônicas, por exemplo.

Equipamentos eletrônicos

O colaborador precisa ter em mãos os equipamentos necessários para executar suas atividades e obrigações para a sua empresa. Essencialmente, um notebook e um celular moderno são importantes para manter contato com superiores e equipes.

Além disso, esses equipamentos auxiliam nas reuniões com clientes e parceiros, conforme o objetivo da viagem. Afinal, como fazer aquela apresentação sobre a empresa e/ou seus produtos sem um apoio visual mais detalhado?

Lembre-se também de levar um pen drive com todos os documentos digitais relevantes. Uma opção interessante é mantê-los também na nuvem, para serem acessados sem dificuldades.

Material de trabalho

Nos equipamentos, o colaborador precisa ter certeza de que carrega todos os arquivos essenciais para realizar as ações encarregadas. Planilhas, apresentações de Power Point, gráficos, materiais institucionais, cartões de visita e afins devem ser verificados para que não falte nada para as reuniões de trabalho.

A falta do material de trabalho pode prejudicar o andamento das atividades, dificultando a execução com sucesso. Nesse contexto, manter o contato com a equipe também se torna primordial, caso haja a necessidade de solicitar algum documento adicional.

Itens de higiene e uso pessoal

Nem só de trabalho vive o colaborador. O checklist de viagem corporativa também deve incluir os itens de uso pessoal, como escova de dente, roupas para todas as ocasiões, produtos de cuidado pessoal, entre outros.

No pós-pandemia de Covid-19, máscaras protetoras e álcool em gel são sempre bem-vindos. Um removedor de pelos também é interessante para manter as roupas alinhadas para as reuniões de negócios.

Alguns itens já são disponibilizados por hotéis e pousadas, como sabonetes, xampus e toalhas de banho. Porém, é importante verificar o que está disponível na estadia e o que deve ser levado na mala.

Agenda e lista de compromissos

O colaborador precisa estar alinhado com as atividades a serem executadas durante o deslocamento. Isso porque manter a agenda atualizada é essencial para que tudo seja realizado com sucesso. Aqui, falamos sobre reuniões de negócios, jantares, palestras, cursos, workshops, entre outras ações características do ambiente empresarial.

Enquanto os objetivos de muitas viagens são simples, outros incluem uma série de compromissos. Nos eventos corporativos, selecionar as palestras principais e mais interessantes ajuda a manter o cronograma do dia organizado.

Aplicativos utilitários para a viagem

Os aplicativos de celular são bastante úteis quando o objetivo é facilitar a vida do viajante. Muitos deles facilitam o embarque, a localização, a locomoção e até a comunicação com os colegas. Portanto, é recomendado que a política de viagens coloque indicações de apps no checklist de viagem corporativa. Confira algumas sugestões.

Mapas digitais

Nos celulares Android, o Google Maps é um aplicativo padrão que já vem instalado. Em outros modelos, apps similares podem ser embutidos, sendo perfeitos para as viagens.

Contar com uma ferramenta para se localizar em uma cidade desconhecida ajuda a encontrar ruas e destinos para os encontros de trabalho. Por isso, é importante verificar se o aplicativo preferido está instalado devidamente ou se precisa de atualização.

Aplicativos de mobilidade urbana

Outra forma de se localizar pela cidade é contar com os serviços de mobilidade urbana. Embora já sejam muito comuns na rotina das grandes cidades, principalmente, muitos trazem opções para facilitar o deslocamento empresarial.

Em vez de ter que solicitar comprovantes para reembolso das despesas, alguns disponibilizam vouchers empresariais conforme cadastramento prévio da empresa. Basta cadastrar os colaboradores para que eles usem a opção no aplicativo.

Balança digital

A balança digital é um app que auxilia a verificar o peso das bagagens, para que o viajante não ultrapasse a carga. É uma forma de evitar gastos extras com taxas adicionais sobre o limite de peso.

O ideal é instruir o colaborador a levar apenas o essencial, até mesmo para facilitar o conforto durante o deslocamento. Não levar muitas roupas e itens desnecessários é uma maneira de evitar o sobrepeso, mas a balança digital também pode ajudar nesse ponto.

TripAdvisor

Vai marcar aquele almoço ou jantar de negócios e precisa de sugestões? O TripAdvisor é um ótimo aplicativo para manter no checklist de viagem corporativa. Isso porque ele traz informações e feedbacks de pessoas que já frequentaram determinado lugar.

O app ajuda a encontrar os estabelecimentos da região, como restaurantes, mercados, farmácias e outros. Além de tornar a viagem mais confortável, ajuda a tomar as melhores decisões sobre os locais para frequentar.

É importante frisar que cada pessoa tem necessidades específicas e deve se preparar de acordo. Muitas viagens a trabalho também podem incluir lazer, então é interessante verificar as opções disponíveis.

O checklist de viagem corporativa é um passo essencial para garantir que tudo saia nos conformes. Uma vez que o colaborador esteja preparado, com todos os itens verificados, as chances de problemas são mínimas.

E então, tudo pronto para o checklist de viagem corporativa da sua empresa? Veja mais dicas em nossas redes sociais! A Tour House está no Facebook, no Instagram, no Twitter e no LinkedIn.