Viagem bate-volta a negócios: o que considerar ao planejá-las?

Planejar uma viagem bate-volta a negócios exige atenção, pois cada segundo é importante para que os compromissos sejam aproveitados ao máximo sem deixar de lado a experiência do colaborador. Essa tarefa envolve identificar as prioridades, contar com as ferramentas certas, ter a orientação adequada conforme o orçamento disponível, entre outras ações.

Quer saber mais sobre o assunto? Neste artigo, vamos falar quais pontos merecem atenção quando se trata de planejamento de viagens bate-volta a negócios. Acompanhe!

Como planejar uma viagem bate-volta a negócios?

Alguns gestores podem achar que viagens curtas não demandam tanto planejamento, mas não é bem assim. Veja o que fazer para otimizar esses deslocamentos e evitar transtornos à empresa, aos colaboradores viajantes e aos parceiros de negócios.

Aproveite bem o tempo

Em uma viagem rápida de trabalho, é essencial aproveitar bem o tempo. Dessa forma, marque os compromissos de maneira estratégica e contabilize cada detalhe que pode interferir na eficiência do colaborador. Evite deixar a agenda muito apertada com compromissos muito próximos.

Por exemplo, se um cliente convidar para estender a conversa em um café, o colaborador saberá exatamente quanto tempo tem disponível e não ficará em uma situação constrangedora. Sem contar que, com a agenda bem detalhada, ele consegue se preparar com antecedência para cada atividade.

Considere o traslado

Você sabia que o deslocamento dos colaboradores em viagens corporativas é um dos fatores que mais causa perda de tempo na agenda? Quando os trajetos não são estudados com antecedência, é comum que a agenda tenha dois compromissos em pontos completamente opostos da cidade.

Como consequência, numa viagem em que quatro reuniões poderiam ser agendadas, o colaborador consegue, com esforço, participar de apenas duas. Portanto, consulte o planejamento e o orçamento disponível e, em uma perspectiva ampla, visualize o quanto pode otimizar o tempo no deslocamento.

Considere a opção de traslado mais rápida no destino e os horários de pico. Tente encaixar ao máximo os compromissos em locais próximos. Uma boa dica para ganhar tempo e não sobrecarregar o colaborador é marcar reuniões em restaurantes com ambiente sóbrio ou clima de lounge para não precisar fazer uma pausa para refeições.

Cheque todas as informações

Informações desencontradas no planejamento ou que não foram confirmadas até a chegada do colaborador ao destino aumentam as chances de imprevisto. Então, mesmo sendo uma viagem bate-volta, monte o cronograma com tempo suficiente para confirmar cada detalhe em possíveis eventos, reuniões ou visitas agendadas.

Assim, você evita muito tempo de espera ou que alguém desmarque em cima da hora. Mas também é indispensável se atualizar sobre os serviços essenciais do deslocamento. Cheque passagens, hospedagem, traslado e o contato direto com o colaborador. Essa medida traz mais segurança ao viajante e torna mais simples realizar qualquer alteração.

Antecipe-se aos imprevistos

Por mais que você faça o acompanhamento detalhado e conforme os compromissos antes da viagem, ninguém está livre de lidar com um imprevisto, não é mesmo? Levando em conta que o tempo é curto, o colaborador precisa saber exatamente o que fazer para solucionar os problemas com agilidade.

Imagine só se, ao chegar ao local da hospedagem, a reserva não estiver como o esperado e ele precisar aguardar o retorno da empresa para tomar uma decisão. Se o processo não for dinâmico, pode acabar perdendo um compromisso e, assim, transformar os atrasos em uma verdadeira bola de neve.

O segredo aqui é oferecer o máximo de autonomia ao colaborador para tomar decisões e orientar o que é permitido conforme a política de viagens corporativas. Reveja cada etapa da viagem e se antecipe aos imprevistos ao criar soluções estratégicas e que podem ser usadas no momento certo.

Oriente bem o colaborador

Um colaborador bem informado sobre suas tarefas durante uma viagem bate-volta realiza as atividades de maneira mais dinâmica e entende onde estão os pontos críticos. Sendo assim, faça uma reunião antes da viagem para alinhar todos os pontos e informá-lo sobre as soluções estratégicas criadas para lidar com os imprevistos.

Isso é muito importante para que ele tire todas as dúvidas em relação ao cronograma e traga um feedback atualizado sobre situações que possam ter causado problemas em outras ocasiões e que não estão devidamente alinhadas nesse novo planejamento.

Esse tipo de troca é um diferencial que estreita o relacionamento de confiança entre empresa e funcionário e diminui as chances de fraudes, por exemplo. Além disso, permite usar dados mais atualizados nas decisões que são cruciais para identificar falhas na operação e onde estão os principais gastos.

Agilize a parte burocrática

A ideia de uma viagem corporativa bate-volta é que a agilidade seja o ponto alto. Com esse fator em mente, resolva com antecedência toda a parte burocrática, como documentação, comprovantes e lista de tarefas.

Na prática, trata-se de uma ação que promove o bem-estar do colaborador, além de permitir que ele se concentre no que realmente importa na hora de viajar a trabalho: cumprir suas funções com excelência.

Por que contar com uma plataforma de gestão de viagens?

A tecnologia é uma grande aliada das viagens corporativas para proporcionar uma experiência única aos seus colaboradores. Além disso, quando a empresa usa uma plataforma de viagens, pode usar um poderoso software de gestão para controlar cada detalhe do orçamento e reduzir custos que não agregam valor ao resultado.

Outra vantagem é ter à disposição uma solução all-in-one para gestão de viagens e despesas em seu dispositivo favorito, como um smartphone ou um computador. Em função disso, as informações internas ficam integradas e todas as etapas da viagem corporativa ganham em agilidade, eficiência e automação.

O destaque é a possibilidade de usar Inteligência Artificial para levar informações sobre a política de viagens da empresa para todos os viajantes. Assim, durante a organização da viagem, é possível ter um serviço online personalizado com tudo o que sua empresa precisa.

Pronto! Agora ficou claro como planejar uma viagem bate-volta corporativa para garantir uma ótima experiência ao seu colaborador. Como vimos, com a ajuda da tecnologia e de uma plataforma de gestão de viagens, é mais simples potencializar os resultados e aproveitar as oportunidades.

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