Qual a importância do relatório de despesas de viagem para sua empresa?

O relatório de despesas de viagem é um conjunto de informações sobre os custos e as despesas dos colaboradores durante atividades realizadas em outras cidades. É de suma importância para os processos da empresa, seja para controle e otimização da gestão financeira, seja para políticas de reembolso.

Com esse documento, é possível catalogar os gastos, mantendo as informações em um sistema para consultas e solicitações. Porém, sua importância vai muito além dessa facilidade de acesso. O relatório de despesas de viagem é utilizado para uma série de melhorias nas estratégias corporativas.

Neste artigo, vamos explicar como essa ferramenta facilita a gestão do negócio e como elaborá-lo. Veja a seguir!

Entenda a importância do relatório de despesas de viagem

De forma geral, o relatório de despesas de viagem permite uma melhor gestão dos custos de viagens corporativas, padronizando e organizando os processos. Além de oficializar os valores para reembolsos e ajudar nos balancetes de caixa, sua importância está relacionada à análise e tomada de decisões.

A partir dos dados relacionados, os gestores conseguem visualizar com mais eficácia a relevância das viagens para os ganhos financeiros da empresa. Além disso, é possível identificar formas de economizar, apoiando-se em cortes para redução de custos se necessário.

Com políticas claras e transparentes para a gestão de custos, os colaboradores melhoram o self compliance e a produtividade durante o deslocamento. Cientes de que terão que prestar contas, eles farão uma gestão mais eficiente dos gastos, focando suas missões. É uma forma de proporcionar e instigar a autonomia, bem como de tranquilizar sobre os reembolsos.

Podemos, então, resumir a importância do relatório de despesas de viagem em quatro pontos principais:

padronização do processo de reembolso;
controle, projeção e redução de custos;
políticas antifraudes e contra gastos excessivos;
cumprimento de processos e self compliance dos colaboradores.

Saiba como elaborar um relatório de despesas de viagem corporativa

Um relatório de viagem corporativa deve conter informações relevantes acerca da atividade externa. Entre elas, o gestor deve incluir o objetivo da viagem e detalhar os gastos realizados, como:

custos gerais;
passagens aéreas e seguro viagem;
traslados e deslocamentos locais;
hospedagem;
alimentação.

É importante que o documento reúna todas as despesas de responsabilidade da empresa, conforme a política preestabelecida. As regras devem ser seguidas com rigor para garantir precisão e transparência dos gastos, evitando fraudes e abusos financeiros.

Além disso, o gestor pode facilitar o controle ao separar os custos em dois grupos: antecipados e reembolsáveis. O primeiro caso é referente a tudo o que precisa ser despendido antes da viagem, como reservas de hotel, passagens e seguro. Já os custos reembolsáveis são os que variam e são pagos pelo próprio colaborador durante a viagem, como alimentação e deslocamentos.

Uma dica interessante para melhorar o relatório de despesas de viagem é apontar limites para o reembolso, de forma a incentivar o controle financeiro dos colaboradores. Para isso, tais informações devem estar claras e transparentes antes da viagem.

Para facilitar os processos, o ideal é contar com ferramentas automatizadas, como o online booking tool. Assim, o próprio colaborador pode solicitar os serviços por self booking e incluí-los conforme sua necessidade, fazer as solicitações para aprovação e até mesmo incluir os gastos em tempo real durante as viagens corporativas.

Ao seguir as dicas acima, os gestores podem facilitar os processos em toda a empresa. Além disso, tornam o próprio trabalho mais fácil, uma vez que ficam com as informações ao alcance na hora de listar os gastos e criar o relatório de despesas de viagem.

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