Saiba como organizar uma política de reembolso e quais suas vantagens

Quem tem se habituado às viagens corporativas pode perceber que com o tempo, é comum as empresas onde trabalham elaborarem uma política de reembolso em sua gestão.

Isso porque, no trânsito de idas e vindas, negociações, deslocamentos e despesas com alimentação, táxi e mais uma série de outros itens que podem fazer parte de suas viagens, as empresas precisam estabelecer aos colaboradores, com clareza, tudo aquilo que pode ou não ser reembolsado em suas viagens.

Neste artigo, vamos apresentar para você os principais caminhos a serem seguidos na hora de montar uma política de reembolso específica para a realidade de sua empresa. Confira!

Comece compreendendo a política de reembolso

No geral, a legislação trabalhista garante alguns direitos aos viajantes, como:

  • Despesas relativas à alimentação;
  • Transporte;
  • Gasolina;
  • Hospedagem;
  • Credenciamentos diversos.

Ou seja: tudo aquilo que remete diretamente ao propósito de sua viagem. Mas com a política de reembolso, é possível acrescentar conveniências e evitar todo tipo de incômodo aos colaboradores.

Esse documento vai colocar às claras tudo aquilo que a empresa se dispõe a reembolsar (e suas respectivas porcentagens) e até mesmo o teto de despesas em cada ocasião.

Com isso, a empresa se blinda de eventuais problemas legais relacionados aos gastos do colaborador e ainda ajuda a estabelecer uma relação mais transparente entre eles e a empresa.

As vantagens da política de reembolso

Além de ser vir com proteção legal à empresa, a política de reembolso também se destaca por oferecer uma série de outros benefícios para a organização, segurança e praticidade de todos os envolvidos.

Facilita a gestão financeira

Como uma boa gestão de viagens se pauta pelo uso de relatórios e comprovantes de gastos, a política de reembolsos, quando amparada pela mesma métrica, traz mais segurança no controle financeiro.

Isso ajuda, inclusive, a manter as finanças sob controle, já que será devidamente documentado quanto foi consumido — e em que período — para tornar a gestão mais eficiente.

Sem falar que todo esse controle ajuda a planejar cada vez melhor a gestão de viagens — por meio do cálculo da média que cada colaborador gasta em uma viagem, por exemplo. Isso pode gerar economia no processo, como um todo, e melhores facilidades para gerir, organizar e planejar as futuras viagens.

Estimula a motivação dos colaboradores

Com uma política de reembolso bem definida e discutida com os envolvidos, os colaboradores podem se sentir mais motivados. O documento vai tornar essa relação bastante transparente, de modo que o planejamento seja justo e agilizado.

Como resultado, os funcionários viajam em segurança e estimulados por esse conforto proporcionado por uma boa política de reembolso.

Dicas para a elaboração de uma política de reembolso eficiente

Por fim, que tal conferir algumas dicas interessantes a serem levadas em conta, antes de criar uma política de reembolso?

  • Gere a discussão com quem mais viaja e descubra o que não pode faltar no documento;
  • Com base em viagens anteriores, crie estimativas e faça orçamentos para que o resultado final seja benéfico para todos;
  • Crie regras inflexíveis — como o valor reembolsado apenas mediante a apresentação de recibo;
  • Conte com uma empresa especialista em criar soluções desse tipo para empresas.

Com as nossas dicas, uma política de reembolso transparente, confiável e segura será elaborada em tempo hábil, ajudando a fazer com que a sua empresa consiga economizar e otimizar cada vez mais a sua gestão de viagens.

E, caso queira saber mais como obter um auxílio profissional nesse sentido, entre em contato conosco e confira as vantagens em ter uma política de reembolso em sua empresa!

 

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