Veja qual o objetivo das viagens corporativas e como gerenciá-las!

As viagens corporativas são mais do que simples deslocamentos profissionais. Elas representam uma estratégia essencial para empresas que buscam crescimento e consolidação no mercado.

Em um mercado de negócios cada vez mais dinâmico e globalizado, estar presente em reuniões, eventos e negociações pode ser um fator decisivo para fechar contratos, fortalecer relacionamentos e explorar novas oportunidades. Além disso, a participação ativa em conferências e treinamentos proporciona às equipes um conhecimento atualizado sobre tendências do setor e melhores práticas.

Neste artigo, vamos falar sobre o propósito das viagens corporativas, seus desafios, benefícios, oportunidades e mais. Confira!

O que são viagens corporativas e qual é seu objetivo?

As viagens corporativas referem-se a deslocamentos realizados por colaboradores a serviço de suas empresas. Seu objetivo central é proporcionar a conexão entre diferentes mercados, aprimorar relações comerciais e impulsionar o crescimento dos negócios.

Há vários tipos de viagens corporativas, desde visitas a clientes e fornecedores até participação em eventos, feiras e conferências, bem como prospecção de novos mercados. Quando bem gerenciadas, podem ser um investimento valioso, com diversos benefícios para a empresa.

Quais são os benefícios das viagens corporativas para as empresas?

Investir em viagens corporativas traz uma série de oportunidades para a empresa, que pode explorar novas regiões de negócio e fortalecer a presença da marca. Essa expansão de mercado é um dos principais benefícios, pois possibilita a ampliação da base de clientes e a consolidação da marca no setor.

As viagens também fortalecem o relacionamento com clientes e parceiros e contribuem para a fidelização de clientes. Afinal, o contato presencial ajuda a construir confiança, acelerar negociações e personalizar o atendimento, aumentando a percepção de valor nas relações.

Outra vantagem é o desenvolvimento profissional dos colaboradores. A participação em feiras, congressos e treinamentos leva aos profissionais conhecimentos atualizados, tendências do mercado e novas habilidades estratégicas. É uma forma de instigar diretamente a inovação dentro da empresa e melhorar o desempenho da equipe.

Empresas que investem nas viagens corporativas criam conexões mais sólidas e duradouras no mercado, e se diferenciam da concorrência com oportunidades de negócios que dificilmente seriam concretizadas de forma remota. Logo, garantem um retorno financeiro expressivo para a empresa.

Quais são os desafios de planejar viagens corporativas?

Apesar dos benefícios,o planejamento de viagens corporativas pode ser um desafio. Muitas organizações ainda dependem de processos manuais e desatualizados para planejar e aprovar viagens, tornando o procedimento mais lento e suscetível a erros.

A falta de uma plataforma centralizada para acompanhar as viagens e as despesas relacionadas dificulta a visualização clara das informações, o que torna a tomada de decisões mais complicada. Definir itinerários, encontrar voos convenientes e acomodações adequadas requer tempo e esforço, principalmente quando são várias pessoas viajando juntas.

Atrasos de voos, cancelamentos e mudanças de última hora podem acontecer, gerando estresse para os viajantes e exigindo ação rápida da equipe de gestão. Manter as despesas sob controle durante as viagens é fundamental, mas sem uma gestão eficiente, é mais provável que a empresa tenha gastos excessivos, principalmente em imprevistos durante as altas temporadas.

A importância da gestão das viagens corporativas

Uma gestão eficaz das viagens corporativas é fundamental para superar os desafios mencionados e maximizar os benefícios dessas atividades. Com uma gestão adequada, é possível estabelecer políticas de viagens claras, definir orçamentos e monitorar os gastos,. Isso garante que as despesas estejam dentro dos limites estipulados.

A gestão estratégica permite que as viagens corporativas sejam planejadas conforme os objetivos de negócio da empresa. Assim, cada viagem pode contribuir para o crescimento e desenvolvimento da organização em diferentes níveis.

Além disso, uma equipe dedicada à gestão das viagens garante que os colaboradores tenham as melhores opções de transporte e hospedagem. Isso torna as viagens mais confortáveis e produtivas.

Para auxiliar, é possível adotar ferramentas tecnológicas que agilizam os processos, otimizam a visualização de dados e facilitam a comunicação com os viajantes, tornando todo o procedimento mais eficiente.

Como medir o ROI das viagens de negócios

Medir o Retorno sobre Investimento (ROI) das viagens é essencial para avaliar se os investimentos nesses deslocamentos realmente geram valor para a empresa. O cálculo deve levar em conta tanto os custos diretos, como passagens, hospedagem, alimentação e transporte, quanto os custos sobre os benefícios obtidos, que podem ser mais intangíveis, como a consolidação de parcerias e o fechamento de contratos.

Alguns indicadores que podem ser avaliados são:

• Número de novos contatos (leads);
• Geração de receita com novos contratos e aquisição de clientes;
• Fortalecimento do relacionamento com parceiros;
• Redução de custos e negociações para melhores condições comerciais;

Também é possível considerar indicadores qualitativos, como:

• Fortalecimento da marca;
• Engajamento e produtividade da equipe, bem como motivação e desempenho dos colaboradores;
• Satisfação dos clientes e fidelização da base de consumidores.

Vale ressaltar que o uso de ferramentas como CRMs, pesquisas de satisfação e acompanhamento de KPIs pode ajudar a tornar essa análise mais precisa. Com uma avaliação detalhada, a empresa pode otimizar sua política de viagens, garantindo que cada deslocamento gere um impacto positivo e estratégico nos negócios.

Fórmula para calcular o ROI

A fórmula básica para calcular o ROI envolve a subtração do custo total da viagem do benefício financeiro obtido e a divisão desse valor pelo custo total, multiplicando o resultado por 100 para obter a porcentagem do retorno:

ROI = (Ganho obtido−Custo do investimento​/ Custo do investimento) × 100

No caso das viagens corporativas, a aplicação pode ser avaliada da seguinte forma:

ROI = (Receita gerada − Custo total da viagem / Custo total da viagem) × 100

Quais setores mais investem em viagens corporativas?

Algumas indústrias dependem mais de viagens corporativas devido à necessidade de interações presenciais. Entre os setores que mais investem estão tecnologia e startups, que participam frequentemente de eventos e realizam negociações com investidores.

O setor de saúde e farmacêutico também investe fortemente, com profissionais viajando para congressos médicos e visitas a laboratórios. Já o mercado financeiro depende das viagens para encontros estratégicos com clientes e participação em eventos de networking.

Além disso, a indústria e o comércio fazem um uso significativo das viagens corporativas para negociar com fornecedores e marcar presença em feiras do setor, garantindo novas oportunidades de negócios.

Viagens corporativas e networking: como maximizar oportunidades

As viagens corporativas são uma excelente oportunidade para expandir o networking e fortalecer relações profissionais. Participar de eventos, feiras e congressos do setor é uma forma de potencializar as relações, pois são realizações que favorecem novas conexões e fortalecem parcerias.

Antes da viagem, é importante pesquisar sobre os eventos, conferências ou reuniões agendadas, identificar os participantes-chave e estabelecer contatos prévios, seja por e-mail ou redes sociais, como o LinkedIn. Além disso, compartilhar insights e experiências nas redes sociais durante os eventos ajuda a ampliar a visibilidade e reforçar a presença da empresa no mercado.

Já nas viagens para reuniões de negócios, é importante ter um bom pitch e conhecer bem o potencial parceiro ou cliente. Durante os encontros, a abordagem deve ser proativa, demonstrando interesse genuíno em trocar experiências e fechar contratos.

Alternativas às viagens presenciais: quando vale a pena substituir por reuniões virtuais?

Embora as viagens corporativas sejam valiosas, em alguns casos, reuniões virtuais podem ser mais vantajosas. Trata-se de encontros realizados por meio de plataformas digitais, como videoconferências, que facilitam as trocas entre duas ou mais empresas.

Algumas situações em que vale a pena considerar essa alternativa incluem:

• Em reuniões de rotina, com demandas que podem ser resolvidas sem a necessidade de deslocamento;
• Quando o orçamento da empresa está mais restrito;
• Empresas que desejam reduzir sua pegada de carbono e desejam investir na imagem sustentável;
• Quando a logística da viagem não compensa os benefícios do encontro presencial.

As viagens corporativas são parte essencial da estratégia de crescimento de muitas empresas. Uma gestão eficiente dessas viagens, com apoio de uma agência de viagens corporativas, pode garantir maior controle de custos e melhores resultados.

Se a sua empresa enfrenta dificuldades nessa questão e deseja melhorar a forma como as viagens são planejadas e executadas, conheça as soluções da Tour House. Entre em contato e descubra como podemos ajudar a maximizar o potencial do seu negócio!