Saiba como reduzir fraudes com reembolsos de viagens na sua empresa

Apostar em negócios que exigem o deslocamento dos colaboradores abre um universo de oportunidades para a empresa. No entanto, é preciso fazer um gerenciamento bem detalhado com o objetivo de evitar que fraudes com reembolsos de viagem tragam prejuízos e redução de produtividade por conta da conduta do funcionário.

O funcionário escolhido para representar a empresa em um compromisso, precisa estar completamente alinhado com sua política de viagens, além de transmitir seus valores de atuação. Para garantir que isso aconteça, o mais indicado é controlar ao máximo os procedimentos envolvidos e adotar medidas tecnológicas.

Quer saber mais? Neste artigo, vamos mostrar dicas de como reduzir fraudes com reembolsos. Acompanhe!

Conheça as fraudes mais comuns

Por mais que as empresas trabalhem o relacionamento com os colaboradores, não é raro identificar casos de fraudes com reembolsos de viagens. Essa situação provoca uma série de prejuízos financeiros por gastos desnecessários e certamente interfere na produtividade durante o deslocamento.

Além de altos gastos financeiros que a empresa não identifica inicialmente, o problema das fraudes também envolve o comportamento inadequado do colaborador, algo que precisa ser avaliado de maneira muito delicada.

Assim, se torna essencial ficar por dentro de quais são as fraudes mais comuns com o objetivo de criar estratégias para evitar e lidar com funcionários que adotam uma conduta inadequada. Acompanhe a seguir!

Despesas exageradas

Isso acontece quando as notas de reembolso solicitadas pelos viajantes não condizem com os serviços reservados pela empresa ou a programação adotada durante o cronograma. Então, mesmo que exista um padrão de orçamento, o colaborador vê a oportunidade de extrapolar nos pedidos/serviços sem nenhuma preocupação. Por exemplo, ao escolher o almoço e outros adicionais no hotel, a prioridade será o mais caro do cardápio, pois o dinheiro foi adiantado pela empresa.

Comprovante duplicado

O comprovante duplicado é uma das fraudes mais frequentes quando se trata de reembolso de viagens. O motivo é que deficiências na gestão dos deslocamentos fazem com que a empresa deixe passar diversos pontos importantes e acabe pagando por coisas desconhecidas. Quando muitos colaboradores do time viajam juntos para o mesmo trabalho é comum também fazerem as refeições em conjunto e pedir reembolso individual.

Falsificações de comprovantes

Em empresas em que os pedidos de reembolso são realizados a partir de anotações feitas à mão, existe ainda as falsificações de comprovantes. Na prática, o colaborador cria um comprovante que não é verdadeiro para cobrar um reembolso de algo que ele não utilizou durante a viagem. Alguns procedimentos também oferecem o pedido de reembolso em branco para que o colaborador preencha conforme seus gastos. Essa prática, por sua vez, abre margem para valores não condizentes com a realidade serem reembolsados.

Tenha uma política de viagens bem elaborada

Diante da frequência da má conduta no reembolso de viagens, criar uma política clara e justa é a melhor maneira de evitar fraudes. O foco, em uma situação como essa, deve ser reforçar o relacionamento de confiança entre empresa e colaborador. Assim, a gestão de viagens pode escolher serviços condizentes com as necessidades do deslocamento, sem deixar a experiência do profissional de lado.

Ao se conscientizar sobre o seu papel em representar a empresa durante um compromisso fora do escritório, o colaborador deve entender que trazer resultados positivos ao negócio proporciona crescimento e valorização profissionais.

Tudo gira em torno de montar uma política que mostre o quanto o funcionário é valorizado e pequenas fraudes podem colocar o bom relacionamento a perder, inclusive comprometer a imagem do profissional no mercado. Ter uma comunicação clara em que a política descreve detalhadamente quais são as obrigações dos viajantes e a estrutura oferecida pela empresa, torna mais fácil o trabalho, pois evita os erros de interpretação que costumam ser comuns.

Invista em ferramentas de gestão

Quando o colaborador sabe que a empresa tem uma preocupação especial com a gestão, dificilmente ele vai cometer fraudes que envolvem dinheiro pelo receio de ser descoberto. O fácil acesso aos dados e a eficiência na fiscalização inibe a má conduta e ainda traz informações importantes para os gestores sobre quais processos que envolvem viagens corporativas realmente funcionam ou que precisam ser melhorados.

Um dos problemas mais frequentes é perder o comprovante do gasto e o funcionário exigir o reembolso mesmo assim. Além de ser extremamente estressante, a situação ainda abre margem para que a empresa pague por valores fraudados. Se essa é uma ocorrência constante, há fortes indícios de que algo está errado.

O melhor caminho é contar com a ajuda de ferramentas de gestão que controlem o processo de maneira confiável, otimizando etapas e impedindo esquecimentos. Ao adotar ações simples, como a possibilidade de digitalizar os recibos durante a viagem, o gerenciamento e a criação de regras acontece com mais clareza e controle em relação as reclamações dos viajantes.

Emita relatórios automatizados

A ausência de um sistema de gestão de viagens corporativas representa uma porta aberta para que os colaboradores possam burlar regras de reembolso. Vale destacar que contar com o empenho desses funcionários em processos manuais, para gerenciar os pagamentos, aumenta a possibilidade de enganos e até mesmo desvios.

Sem contar o tempo que é perdido em conferência cuidadosa quando as viagens envolvem grupos grandes e são frequentes. O problema está na quantidade de comprovantes físicos, registros em planilhas intermináveis e no ressarcimento desses valores em tempo hábil conforme a expectativa do colaborador.

A modernização dos processos auxilia também na prestação exata de contas com relatórios e fazem o trabalho pesado de maneira rápida e completamente segura. Os cálculos acontecem em tempo real e fornecem dados extremamente relevantes para os gestores de vários setores da empresa. Assim, é possível olhar mais estrategicamente para o que deve ser reduzido no trabalho, sem perder em qualidade.

Pronto! Agora você já sabe como evitar fraudes com reembolsos de viagens. O grande diferencial, aqui, está em contar com a ajuda da tecnologia para facilitar o trabalho e gerar relatórios precisos que indicam os pontos fortes e fracos do cronograma montado com foco em aumentar o sucesso dos deslocamentos. Só assim será possível observar a conduta dos colaboradores e impulsionar um relacionamento confiável.

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