3 dicas de como gerenciar os documentos fiscais das viagens corporativas

O planejamento de viagens corporativas envolve também a documentação e controle de todos os gastos incorridos a fim de executar um controle mais eficiente de cada viagem. Dessa forma, contar com estratégias, processos e sistemas voltados ao controle de documentos fiscais resultantes de cada viagem, é fundamental para garantir maior segurança entre aquilo que foi planejado e o executado. Mas você sabe o que são documentos fiscais e como geri-los na prática?

Neste artigo, vamos aprofundar o estudo sobre o que são documentos fiscais, qual a sua importância e finalidade. Além de apresentar as dicas mais relevantes sobre como realizar um gerenciamento mais eficiente desses documentos em sua empresa. Quer saber mais? Acompanhe!

O que são documentos fiscais e para que servem?

A gestão eficiente dos custos e despesas é fundamental para as empresas de qualquer porte ou segmento. Portanto, no que se refere a compliance e governança, toda organização precisará ter documentos fiscais que comprovem a veracidade das suas movimentações. Essa realidade é ainda mais relevante para as empresas listadas na bolsa de valores, que possuem demandas legais específicas e um nível maior de exigências relacionadas à governança corporativa.

Outra finalidade importante dos documentos fiscais é a garantia de que as despesas executadas estão corretas, seguindo o que está delimitado na política de viagens corporativas das empresas. Essa política, estabelece junto aos colaboradores os parâmetros sobre tudo o que é permitido ou não gastar nas viagens a trabalho. A título de exemplo, os documentos fiscais em viagens podem ser:

1. Cópia do bilhete aéreo (documento fiscal): no caso das passagens aéreas, não existe Nota Fiscal, o próprio bilhete aéreo tem validade fiscal. 
2. Nota Fiscal: para comprovação de gastos com hospedagens, alimentação e outras despesas. 
3. Recibo: mais comum para comprovação de despesas como mobilidade urbana (Táxi/Uber/99). 
4. Faturas: extratos que o hotel entrega no check-out da hospedagem, por exemplo, cópia da fatura do cartão de crédito para comprovação de alguma despesa pelo próprio colaborador que precisará ser reembolsado posteriormente, ou cópia da fatura de aplicativos de passagem livre em pedágios e estacionamentos quando se utiliza um veículo próprio, como (Sem Parar, Veloe, ConnectCar e semelhantes).

Porque é importante gerenciá-los corretamente?

Como vimos, os documentos fiscais servem para que o colaborador que está em viagem possa comprovar os seus gastos junto a empresa. Muitas vezes os colaboradores utilizam recursos próprios para o pagamento de despesas em viagens e ao retornar solicitam o reembolso. Assim, os documentos fiscais funcionam como comprovantes para que a organização possa validar a veracidade dos gastos e prosseguir com o reembolso ao colaborador. Em alguns casos as empresas possuem políticas de despesas mais assíduas que associadas ao uso intensivo de tecnologia possibilita uma automação melhor do seu modelo de gestão.

Muitas empresas ainda realizam esse processo de gestão de despesas e prestação de contas através de planilhas de Excel e digitalização dos documentos por parte dos colaboradores, que os enviam aos responsáveis diretamente por e-mail ao final de uma viagem. No entanto, esta prática está sujeita a vários riscos e ineficiências, como a perda dos documentos, a burocratização e a morosidade para a conclusão. Na outra ponta desse processo arcaico, está a necessidade de manter uma pessoa dedicada à conferência dos documentos no departamento financeiro, aumentando os custos da hora/homem de trabalho das empresas.

Como consequência de não adotar uma gestão de despesas eficiente e automatizada dos documentos fiscais, a empresa fica sujeita a sofrer com gastos desnecessários e muitas vezes invisíveis. A falta de compliance e governança, por não existir um fluxo de aprovação padrão — ou por não existir o arquivamento e a comprovação das despesas de maneira correta através dos comprovantes de gastos — torna a gestão muito mais difícil. Além disso, a utilização de processos de controle manuais como planilhas e outros também aumentam a probabilidade de erros, inconsistências e fraudes.

Quais as principais dicas para um gerenciamento adequado dos documentos fiscais?

1 – Estruturar as políticas de viagem

Primeiro é necessário definir uma política de gestão de despesas junto aos colaboradores. Assim, a empresa garante que o colaborador saiba o que ele pode e o que não pode gastar durante uma viagem. A maioria das empresas possuem restrições em relação a gastos com bebidas alcóolicas e cigarros, por exemplo. Outras possuem limite de gastos por refeição ou por dia de viagem.

Portanto, definir as regras do jogo com os colaboradores é fundamental para garantir que eles saiam de casa sabendo o que pode e o que não pode ser consumido em uma viagem a trabalho, diminuindo o estresse caso algum pedido de reembolso não conste na política da empresa.

2 – Contar com ajuda especializada

Contar com ajuda especializada para o gerenciamento dos documentos fiscais é uma ótima opção, pois assim a sua empresa lança mão de um know how e de uma expertise que ela por si só, demoraria muito tempo para desenvolver. Dessa forma, empresas especializadas como a Tour House, podem ajudar na consultoria para criação de políticas de viagens e despesas, além de oferecer tecnologia que possibilita uma gestão mais moderna e automatizada.

Como resultado, é possível reduzir os custos associados a processos manuais e burocráticos, melhorar a gestão dos gastos e consequentemente incrementar mais qualidade à experiência dos colaboradores viajantes.

3 – Contar com o auxílio da tecnologia

Para tornar um processo de gestão de despesas ainda mais eficiente é necessário contar com um sistema de gestão de despesas como o ITM Expense da Tour House. Nesse sistema será permitido parametrizar todas as regras que foram definidas na política da empresa, sobre o que é permitido e o que não é, limites de gastos, processar pedidos de adiantamento e prestação de contas, arquivamento dos comprovantes de despesas através do próprio celular do colaborador, cadastrar fluxos de aprovação das despesas e muito mais. Além de tudo, a implantação de um processo de gestão de despesas automatizado reduz riscos de fraude e melhora a eficiência operacional da empresa como um todo.

Como a Tour House pode auxiliar nesse tipo de gerenciamento?

A Tour House atua em todas as frentes, oferecendo ferramentas únicas e prestando suporte completo à população corporativa de seus clientes de maneira geral, sejam eles gestores de viagens ou compradores. Um dos seus maiores diferenciais é a maneira como a tecnologia é utilizada nos processos de gestão. Com um sistema de gestão de despesas automatizado, o ITM Expense, as empresas conseguem realizar esse processo de prestação de contas de maneira muito mais automatizada, o que confere mais velocidade ao processo, integrando a política de gastos/despesas com a política de viagens.

Esse sistema pode ser totalmente integrado com o ERP já presente nas organizações, contando também com uma política de permissões e aprovações definidas pela própria empresa. Além disso, a utilização de um sistema All-In-One permite aos colaboradores das empresas clientes da Tour House, realizarem tudo dentro de uma única plataforma, desde a compra de uma passagem aérea à solicitação de táxi/Uber, a reserva de um hotel até a prestação de contas dos gastos realizados na viagem.

Assim, a automatização de processos de gestão das despesas, reduz significativamente os riscos de fraudes e falhas humanas, ao mesmo tempo em que simplifica as ações que os colaboradores precisam realizar para prestar contas dos seus gastos. Afinal, quanto melhor for a experiência dos colaboradores, maiores serão as chances de que eles cumpram as políticas de viagens da organização da qual fazem parte.

Gostou do artigo? Já consegue entender a importância de realizar um gerenciamento eficaz dos documentos fiscais das viagens corporativas da sua empresa? Caso ainda tenha alguma dúvida sobre como aprimorar os seus processos, não deixe de entrar em contato conosco. Nosso time de especialistas está pronto para atendê-lo e oferecer a melhor orientação.