Saiba como fazer um contrato de viagem corporativa

O contrato de viagem corporativa é o documento que determina os direitos e os deveres das partes e deve ser avaliado cuidadosamente. Você que lida com isso frequentemente precisa saber que todas as etapas do deslocamento de um colaborador são essenciais e começam na parte burocrática.

Ter atenção com termos jurídicos é uma das principais formas de aumentar a qualidade do trabalho, oferecer suporte adequado em viagens e ainda reduzir imprevistos. Só assim será possível atender às demandas conforme as necessidades internas para tomar as melhores decisões.

Então, quer aprender como fazer um contrato de viagem corporativa? Confira!

O que é um contrato de viagem corporativa?

O contrato de viagem é muito semelhante às diretrizes usadas em qualquer outro tipo de serviço prestado. Ele envolve a empresa e uma agência corporativa, sendo parte essencial para quem opta por viagens frequentes dos colaboradores. No documento, é indispensável incluir as condições comerciais envolvidas.

Entre as principais, estão: preços, prazos, objetivo, validade, multas, obrigações de ambas as partes, forma de pagamento, atendimento do plantão emergencial e perfil dos consultores. Cada informação precisa constar de maneira clara e objetiva, sem deixar de lado nenhum tópico que possa trazer transtornos no futuro.

Esse tipo de formalização descreve o que pode acontecer, inclusive legalmente, caso os planos de uma viagem sejam alterados ou a prestadora de serviços não cumpra com o atendimento acordado inicialmente.

Por que é importante fazer um contrato de viagem?

Fazer um contrato de viagem corporativa é garantir segurança para sua equipe e negócios. Imagine a situação: seu funcionário está a trabalho em outra cidade e o voo de volta é cancelado. Sem um contrato, imprevistos como esse viram dor de cabeça e prejuízo.

Com um, você tem cláusulas que protegem contra alterações e cancelamentos, garantindo reembolsos ou realocações sem custos extras.

Esse documento também estabelece expectativas claras para todos os envolvidos. Detalha o que está incluído na viagem, como transporte, hospedagem e alimentação, e o que fica de fora.

Isso evita mal-entendidos e reforça a transparência. Pense no contrato como um mapa do tesouro que guia a viagem corporativa para um porto seguro, sem surpresas desagradáveis.

Quais as consequências de não elaborar um contrato?

Não ter um contrato de viagem pode levar a cenários complicados. Sem esse documento, a empresa e os viajantes ficam vulneráveis a imprevistos. Pense em voos cancelados ou atrasados, hotéis superlotados, e despesas de viagem que fogem do controle.

Sem um contrato, não há garantias de reembolso ou compensações, e a empresa pode pagar muito mais. Além disso, sem termos claros, surge espaço para mal-entendidos entre a equipe e fornecedores.

Isso pode resultar em serviços não alinhados às expectativas, afetando a produtividade e a moral da equipe. A falta de um contrato também impede a empresa de impor políticas de viagem e controle de gastos, criando um cenário de incerteza e desorganização.

O que não pode faltar no contrato de viagem corporativa?

A seguir, explicamos os elementos que esse documento deve conter.

Os dados das partes envolvidas

O primeiro passo para a elaboração de um contrato de viagens corporativas é incluir os dados das partes envolvidas. Essas informações são essenciais para entender quem são os responsáveis pela prestação dos serviços e o que os contratantes esperam de maneira geral. Aqui, estão dados jurídicos que são fundamentais caso qualquer coisa saia do esperado e uma das partes precise acionar a multa ou penalidade descrita.

Os objetivos da contratação

Os objetivos giram em torno da contratação de um serviço eficiente de gestão de viagens corporativas e os seus principais desdobramentos. A assistência é prestada conforme o volume de viagens e, caso existam funções extras a serem desenvolvidas, elas também precisam ser detalhadas. Afinal, problemas por cobranças em relação a tarefas que não estavam no contrato inicialmente costumam ser bastante comuns.

As obrigações de pagamentos

As obrigações que envolvem pagamentos, estrutura de atendimento e os recursos do atendimento são também parte importante. A atenção nessa etapa precisa ser redobrada para que os serviços não sejam interrompidos por falta de pagamentos ou valores não condizentes nas faturas posteriores.

Vale destacar aqui quem é o responsável por efetuar os pagamentos e tirar dúvidas relacionadas, caso exista alguma no decorrer do processo. Esclareça quantos pagamentos serão realizados, o método utilizado, possíveis descontos e a data limite.

Conforme o modelo de contrato usado, é interessante descrever o que cada valor representa detalhadamente. Isso facilita a conferência dos responsáveis pela gestão financeira da sua empresa e permite gerenciar os gastos como referência em futuras contratações.

Os recursos e o atendimento necessário

Uma questão importante em um contrato de prestação de serviços é esclarecer sempre o que acontece se os recursos estipulados não estiverem disponíveis, se precisar ser feita uma compra que não está especificada e quais são os deveres do atendimento.

Esse suporte é crucial quando um colaborador, por exemplo, necessita de suporte em uma viagem internacional. A demora do retorno devido ao fuso horário pode ser determinante para o sucesso de uma negociação, e isso deve ser considerado no preenchimento das cláusulas.

Então, antes de fechar o negócio com um prestador de serviços, tire todas as dúvidas sobre recursos disponíveis e atendimento. Com as expectativas alinhadas, fica muito mais simples direcionar os colaboradores durante o deslocamento, gerenciar orçamentos e tomar decisões a longo prazo.

As multas e as penalidades

Muitas coisas podem mudar de última hora e, assim, nem sempre é possível cumprir à risca o planejamento da viagem corporativa. Diante disso, uma das principais preocupações na negociação tem a ver com a aplicação de multas e penalidades quando algo não acontece de acordo com o esperado.

O documento deve conter as multas, as penalidades e as consequências de modo geral do descumprimento das obrigações alinhadas na negociação. No caso, essas informações são de ambas as partes — como a falta de pagamento do contratante ou a falta de compromisso em um serviço da agência contratada para a gestão da viagem.

Entram aqui também as possibilidades de rescisão do contrato antes do prazo de vigência, que são questões que causam problemas judiciais ou cobranças futuras quando não estão bem esclarecidas. Ambas as partes ficam livres para adicionar cláusulas que julguem pertinentes conforme a realidade do serviço prestado e contratado.

É comum em contratos de viagens que as empresas escolham não incluir indenizações por rescisão. Em substituição, são incluídos, após a aprovação de todos, um tempo mínimo de vigência para ambas as partes e uma quantia adequada caso alguém descumpra o que está combinado.

Os reajustes dos planos

As mudanças inesperadas nos planos de viagem são corriqueiras na rotina das empresas. Portanto, o documento precisa falar especificamente sobre as possibilidades de reajustes dessas condições. Se qualquer decisão não puder ser tomada conforme aparece no contrato, é necessário fazer uma revisão do valor cobrado pela agência.

O intuito de deixar isso bem esclarecido é evitar prejuízos à imagem da empresa contratante no mercado e transtornos aos colaboradores durante os deslocamentos. No contexto das viagens corporativas, os pagamentos são feitos de maneiras distribuídas, pois elas envolvem várias despesas com serviços.

Vale considerar que uma quitação de despesa de forma diferente ao que foi acordado pode gerar uma porcentagem maior na cobrança final. Esses valores precisam estar descritos conforme suas condições no documento e acontecem mediante acordo entre as partes.

Como economizar ao fazer o contrato?

Economizar no contrato de viagem não significa cortar recursos essenciais, mas sim gastar de forma inteligente. O segredo é balancear custo e benefício para não comprometer a experiência da viagem. Confira as melhores estratégias:

• negocie tarifas — empresas frequentemente oferecem descontos para clientes corporativos;
• faça reservas com antecedência — reserve voos e hotéis com antecedência para tarifas melhores;
• escolha as melhores datas — viajar em dias menos concorridos pode ser mais barato;
• pesquise pacotes corporativos — muitas vezes, adquirir um pacote completo sai mais em conta do que serviços separados;
• defina cláusulas de cancelamento — estabeleça termos que protejam contra taxas extras por cancelamentos ou mudanças.

Essas ações simples podem trazer uma economia significativa sem sacrificar a qualidade ou o conforto da viagem dos colaboradores.

Qual a importância de utilizar a tecnologia?

A tecnologia é uma aliada poderosa na gestão de viagens corporativas. Usar soluções modernas poupa tempo, dinheiro e aumenta a eficiência. A Tour House entende isso e oferece uma plataforma all-in-one que facilita a gestão de viagens e despesas, acessível tanto em computadores quanto em smartphones.

Com essa ferramenta, você pode deixar de lado as planilhas e controlar o orçamento de viagens com precisão. A inteligência artificial da Tour House coloca dados valiosos na palma da mão, mantendo todos informados sobre a política de viagens da empresa. Isso dá ao seu time a liberdade de escolher dentro dos limites que o negócio exige.

E com insights de Business Intelligence (BI), você pode fazer escolhas informadas que beneficiam tanto os viajantes quanto a empresa.

Entendeu como fazer um contrato de viagem corporativa? Mesmo que ele reúna muitas cláusulas e questões que parecem ter pouca probabilidade de acontecer, você precisa analisar cada detalhe. Como resultado, haverá menos chances de lidar com imprevistos sem assistência ou de recorrer judicialmente por serviços não prestados.

Agora, deixe seu comentário e nos conte se ficou alguma dúvida sobre o assunto. Vamos esclarecer com o maior prazer!