Acerto de viagem: o que é e como fazer na empresa?

Acerto de viagem é o que mantém as contas da empresa e dos colaboradores alinhadas após as viagens corporativas. Trata-se do reembolso de despesas, um processo essencial para a saúde financeira de qualquer negócio.

Quando bem feito, garante transparência para todos os envolvidos. Então, funciona como um fechamento, onde os gastos são validados e reembolsados. Vale lembrar que a tecnologia entra como uma aliada para simplificar e agilizar esse procedimento.

Quer entender mais e otimizar esse processo? Continue lendo este post para descobrir como fazer os acertos eficientemente na sua empresa.

Peça os comprovantes

Iniciar o processo de acerto de viagem requer organização. O primeiro passo é coletar todos os comprovantes das despesas feitas. Afinal, eles são a base para o reembolso. Sem eles, fica complicado para a empresa reconhecer os gastos e para o colaborador receber o devido valor.

Para evitar problemas, estabeleça uma política clara de quais despesas são reembolsáveis. Oriente os colaboradores a guardar recibos de hotel, alimentação, transporte e qualquer outro gasto relacionado à viagem. Inclusive, é possível utilizar aplicativos de celular para fotografar e organizar esses comprovantes digitalmente.

Assim, você mantém tudo registrado e facilita o acompanhamento. Ter um sistema que centralize essas informações pode poupar muito tempo e reduzir erros, tornando a vida do responsável administrativo muito mais tranquila.

Solicite o RDV

Depois de reunir os comprovantes, o próximo passo é solicitar o Relatório de Despesas de Viagem (RDV). É um documento onde se detalham todos os gastos do colaborador durante sua viagem. Ele deve ser preenchido com precisão, pois serve como um mapa das despesas, mostrando onde e como o dinheiro foi gasto.

Para facilitar, crie um modelo de RDV que inclua:

• data e local da despesa;
• valor;
• breve descrição do gasto;
• categoria (alimentação, hospedagem, transporte).

Essa padronização agiliza o processo de análise e aprovação. Adote um sistema que permita o envio eletrônico do RDV. Isso economiza tempo, reduz papelada e minimiza a chance de erros. É uma prática que ajuda a manter tudo organizado e acelera o processo de acerto de viagem.

Analise o relatório para aprovar ou reprovar

Quando o RDV chegar às suas mãos, é hora de analisar cada item. Esse é um momento crucial: você deve verificar a precisão dos dados e a conformidade com a política de reembolso da empresa.

Confira se os comprovantes correspondem às informações do relatório e se as despesas estão dentro dos limites estabelecidos. As principais dicas para uma análise eficaz são:

• use uma checklist para garantir que todos os pontos da política de reembolso foram respeitados;
• compare os valores reportados com os comprovantes anexados;
• fique atento a duplicidades ou despesas que não se enquadram na política da empresa.

Se tudo estiver correto, aprove o RDV. Caso contrário, é necessário reprovar e solicitar ajustes. Um software específico pode ser uma ferramenta valiosa nesse processo, ajudando a rastrear inconsistências e fornecendo relatórios detalhados para uma decisão justa e transparente.

Considere a política da empresa

A política de reembolso é a bússola que direciona o acerto de viagem. Afinal, é ela que define o que pode ser gasto e reembolsado, evitando qualquer tipo de mal-entendido. Antes de aprovar qualquer RDV, é essencial que as despesas estejam alinhadas com essa política. Confira os passos para garantir conformidade:

• verifique se as categorias de despesas do RDV correspondem às permitidas pela política;
• confira os limites de gastos para cada categoria; certifique-se de que não foram ultrapassados;
• atenção especial para exceções ou despesas que exigem aprovação superior.

Se você identificar despesas fora da política, é importante comunicar claramente ao colaborador o motivo da não aprovação. Isso pode ser feito de maneira eficiente por meio de um sistema automatizado, que inclusive pode prevenir essas ocorrências ao alertar o colaborador sobre as políticas de reembolso antes e durante a viagem.

Solicite a conta do colaborador

Para realizar o reembolso eficientemente, você precisa dos detalhes bancários do colaborador. O processo deve ser seguro e confidencial, garantindo que as informações financeiras sejam protegidas. Veja o que fazer:

• peça que o colaborador forneça os dados bancários por meio de um canal seguro;
• confirme os detalhes para evitar erros de transferência;
• estabeleça um prazo para a transferência do reembolso, alinhado com a política da empresa.

Certifique-se de que o processo seja transparente e que o colaborador esteja informado de quando esperar o crédito em sua conta.

Uma prática útil é ter um sistema que armazene as informações bancárias dos colaboradores de forma segura, agilizando os pagamentos futuros e evitando a necessidade de solicitar os dados a cada novo relatório.

Conte com a tecnologia

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O acerto de viagem não precisa ser um labirinto de papéis e complicações. Com os passos certos e a tecnologia adequada, como as soluções oferecidas pela Tour House, esse processo se torna simples e eficiente. Abrace as ferramentas que transformam desafios em soluções práticas e deixe que a tecnologia facilite o acerto de viagens na sua empresa.

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