Saiba 5 vantagens de contar com uma agência de viagens corporativas

Atualmente, buscar a excelência dos serviços priorizando a redução de custos é um dos maiores objetivos das empresas que desejam consolidar a atuação e continuarem competitivas no mercado.

Como todos os outros processos corporativos que envolvem a administração, a gestão de viagens requer uma tomada de decisão cuidadosa. Além de colocar em jogo os objetivos da empresa e envolver detalhes, a gestão de viagens corporativas também envolve altos gastos.

E é preciso saber otimizar a receita da melhor forma já que, quanto menor o custo da viagem, maior a chance de obter um bom retorno sobre o investimento que foi realizado.

Não à toa é cada vez mais comum que empresas que tenham a prática das viagens corporativas incorporada ao dia a dia procurem agências especializadas para oferecer suporte na hora de organizar os deslocamentos.

Com vasta experiência no assunto, os profissionais especializados encurtam a organização da sua viagem ao oferecerem as melhores parcerias com softwares, hotéis, redes de aluguel de carro, entre outros aspectos que acabam envolvendo a organização da viagem corporativa.

Qualquer viagem, seja ela corporativa ou a lazer, começa muito antes do deslocamento. Tudo tem início com o planejamento e a confecção de uma política de viagens corporativa.

Contar com o apoio de profissionais especializados, inclusive, é uma das formas de prezar pela economia na hora de executar o planejamento. As viagens corporativas, de acordo com a Associação Latino Americana de Gestores de Evento e Viagens Corporativas (Alagev), representam entre 60% e 70% das viagens domésticas no Brasil.

Por que é importante contratar uma agência de viagens corporativas?

Com a facilidade do acesso à informação através da rede mundial de computadores, ficou mais fácil pesquisar e encontrar informações. Então, por que é importante contratar uma agência de viagens corporativas?

Em primeiro lugar, contratar uma agência de viagens é uma forma de evitar problemas e dores de cabeça com processos relacionados a viagens.

A organização de uma viagem pode ser algo que demanda muita pesquisa e o gestor de viagens precisa dar conta de acompanhar muitos detalhes.

Além disso, pesquisar informações precisas e confiáveis pode levar muito tempo. Para fazer isso dentro da empresa, é necessário ter um time de pessoas dedicadas exclusivamente para a gestão de viagens, o que pode ser muito caro e não compensar a realidade de muitas empresas.

As agências de viagens corporativas são especializadas em fazer a gestão de viagens, por isso, elas têm muitos benefícios, como: melhor negociação de preços; parcerias com diversos fornecedores; especialização em gestão de viagens.

Confira a seguir uma lista de vantagens de contratar uma agência de viagens corporativas.

Vantagens da agência de viagens corporativas

1. Redução dos Custos

Já mencionamos acima que a economia é um dos pontos que mais importa aos gestores de empresa. Mesmo que envolva o custo da terceirização do serviço, contar com o suporte de uma agência especializada em viagens corporativas é uma opção que apresenta melhor custo-benefício.

Ao atuarem apenas focadas no segmento de viagens e trabalharem com uma demanda elevada, os agentes já têm um contato ampliado com diversos fornecedores do segmento de viagens, desde os que trabalham com a reserva de passagens, hospedagem e locação de veículos para traslados.

2. Ferramentas de Selfbooking

Isso nada mais é do que um reflexo da tecnologia no mercado de viagens. Para quem não lembra, os sistemas de selfbooking são plataformas digitais, oferecidas por agências de viagens para integrar, num só lugar, informações e ferramentas para que os próprios funcionários possam organizar sua agenda para a execução de uma viagem.

Lembre-se: otimizar o setor de viagens corporativas é uma das primeiras decisões estratégicas que um gestor deve tomar.

3. Controle minucioso do orçamento

Um monitoramento mais atento também só se tornou possível graças aos avanços que a tecnologia trouxe à organização das viagens corporativas.

Aliando softwares e plataformas de gestão, é possível controlar os gastos, monitorar em tempo real toda a movimentação financeira, facilitar a compilação de dados para análise, entre outras estratégias que podem facilitar por completo o dia a dia do gestor.

4. Consultoria

Utilizando-se da experiência de mercado e do know-how com as ferramentas de gestão, a agência especializada em viagens corporativas pode ser extremamente útil ao prestar consultoria e aconselhar a empresa.

Trata-se de uma relação cordial, no entanto profissional, que busca apontar defeitos e sugerir soluções para uma melhor organização do setor de viagens corporativas.

5. Aumento da produtividade e organização

Unindo a experiência da agência especializada e as ferramentas disponíveis, é possível conseguir um aumento representativo da produtividade, ligada à própria pesquisa, planejamento e análise, e da organização das viagens dentro da empresa.

6. Agilidade na emissão de documentos

Outro benefício de contratar uma agência de viagens é a facilidade em emitir passaportes e conseguir vistos para os clientes. Deixar que o passageiro vá atrás dos documentos necessários para viajar, como passaporte, vistos, comprovantes de vacina, entre outros, pode não ser uma boa ideia. Por esse motivo, a contratação de uma agência especializada pode ser muito útil.

Passo a passo: como escolher uma agência de viagens corporativas

Se você se interessou pela contratação de uma agência de viagens corporativas, veja agora um passo a passo para escolher a melhor empresa antes de contratar o serviço.

1. Leia o contrato com atenção

Parece óbvio, mas não é. Muitos problemas ocorrem pois as pessoas não leem as cláusulas contratuais. No que diz respeito a viagens corporativas, isso não é diferente. A leitura minuciosa do contrato pode evitar muitas dores de cabeça no futuro. Por isso, a primeira dica é a boa leitura do contrato de uma agência de viagens corporativas.

2. Analise os depoimentos de outros clientes

Para saber se a agência de viagens corporativas que você está contratando é confiável, uma ótima dica é procurar depoimentos de outros clientes. Isso pode ser feito pesquisando no google e nas redes sociais. Também existem sites especializados em registrar a reclamação dos clientes. Antes de contratar uma agência de viagens corporativas, faça uma pesquisa nesses sites.

3. Procure referências

Outra forma de saber se a agência é séria e entrega um bom serviço é encontrando com outras pessoas, ou empresas, que já contrataram os essa agência para fazer viagens corporativas. Converse com pessoas que já utilizaram os serviços da agência de viagens corporativas e veja se tiveram uma boa experiência.

4. Priorize o bom atendimento

Caso a agência passe pelos três primeiros filtros iniciais, entre em contato com a agência e pergunte a respeito dos serviços ofertados. Além de ouvir sobre a proposta, preste atenção à qualidade do atendimento prestado. Via de regra, se o atendimento inicial não for bom, existe uma grande chance dos serviços da agência também não serem bons.

5. Pesquise sobre assistências

Quais são os serviços que a agência de viagens corporativas oferece? Responder a essa pergunta também pode ajudar a determinar a qualidade e idoneidade da empresa.

6. Considere o uso de soluções tecnológicas

Hoje em dia, quase tudo está conectado na internet. Seja para divulgar os serviços, seja para encontrar as melhores vantagens de preços, seja para vender produtos e serviços. Nesse sentido, uma boa agência de viagens corporativas deve estar totalmente conectada com soluções tecnológicas que, em geral, demonstram o quanto a agência de viagens está conectada com as tendências do presente.

7. Avalie os pacotes

Depois que você se assegurou que a empresa é confiável, é hora de conhecer a proposta financeira. Qual pacote de serviços melhor se adequa à sua necessidade? Quais são os itens inclusos? O pacote de viagens vai atender o que a sua empresa precisa para realizar uma viagem de sucesso? Ter essas perguntas em mente poderá ajudar sua empresa a melhor escolher entre a contratação, ou não, de uma empresa.

8. Considere o custo-benefício

Por fim, considere o quanto você teria que desembolsar em horas de trabalho para ter os mesmos benefícios que você tem com a contratação de uma agência. Os valores, às vezes, podem parecer caros. No entanto, o trabalho de organizar uma viagem por conta própria pode ser muito mais caro do que a contratação de uma agência de viagens. Claro que, tudo vai depender da necessidade de viagens e do tamanho da sua empresa.

Erros que você deve evitar na hora de contratar um serviço de gestão de viagens corporativas

Contratar uma agência de viagens corporativas pode ser um excelente negócio. Porém, algumas atitudes devem ser seguidas para que você evite problemas. Confira:

Contratar pacotes de viagens às pressas

Seja com ou sem agência de viagens, uma viagem feita de última hora, sempre sairá mais cara e correrá maiores chances de ter problemas. Por isso, tanto o planejamento da sua viagem quanto a contratação de uma agência de viagens corporativas deve ser feita com antecedência.

Não checar o histórico da empresa

Conforme mencionamos, você deve procurar conhecer a agência que você está contratando. Pesquise o histórico da empresa e, se possível, entre em contato com pessoas que já contrataram os serviços.

Ignorar a relação custo-benefício

À primeira vista, a contratação de uma agência especializada pode parecer um custo elevado. Entretanto, quando você considera todo o trabalho que é o planejamento de uma viagem e os benefícios que uma agência especializada tem, a cena muda de figura. Nesse contexto, vale a máxima: o barato sai caro.

Não priorizar as necessidades dos viajantes

Outro erro que você deve evitar na hora de contratar uma agência de viagens corporativas é a não priorização das necessidades dos viajantes. A agência que você está contratando deve ser uma empresa idônea, que valorize, sobretudo, o ser humano.

Tour House Corporativo: sua plataforma de gestão de viagens corporativas

Imagine só como uma plataforma unificada de cronogramas, reservas e planejamento não facilitaria a ação de cada envolvido na viagem corporativa.

Se você foca em conseguir reduzir os custos, otimizar a gestão e ainda conseguir maior produtividade na organização das viagens corporativas da sua empresa, aproveite para conhecer os serviços de agências especializadas.

A Tour House aposta em oferecer soluções personalizadas para empresas que precisam melhorar a organização das viagens corporativas. Ferramentas, soluções e consultoria com profissionais que conhecem do assunto! Entre em contato e saiba o que é possível melhorar.

Pensando em auxiliar o gestor nesse processo, principalmente na redução de custos, oferecemos o KIT Gerenciamento de despesas em viagens corporativas. São dois materiais completos para entender como gerir as despesas e reduzir seus custos com viagens corporativas.