Política de Viagens: entenda a importância!
Você sabe qual a importância de uma política de viagens corporativas? Muito mais do que controlar despesas, esse documento é o responsável por ditar e oficializar as diretrizes acerca dos deslocamentos dos funcionários da empresa.
A política de viagens é fundamental para melhorar as condições de trabalho dos viajantes, gerenciar e controlar gastos e construir uma estrutura que permita aos gestores – juntos aos viajantes – escolherem as melhores opções de viagem.
A política de viagens corporativas deve estabelecer os parâmetros para deslocamentos (sejam eles nacionais ou internacionais), englobando todos os detalhes a respeito dos aspectos envolvidos na realização de uma viagem de negócios, além de orientações para incentivar os funcionários a gerar despesas relacionadas às viagens de forma cuidadosa e pensadas.
Por que implementar uma política de viagem em sua empresa?
As viagens corporativas estão ganhando cada vez mais importância no mundo dos negócios, mas nem sempre é fácil programar o deslocamento de funcionários buscando economia e o bem-estar de um ou mais membros da sua equipe.
Ter uma politica de viagens planejada e implantada em sua empresa é a solução para diminuir gastos sem comprometer a qualidade da viagem!
É através desse documento pré estabelecido que o gestor pode antecipar e tomar as precações necessárias para imprevistos, além de otimizar o tempo para pensar em todos os detalhes fundamentais.
Aqui separamos algumas dicas para ajudar você e sua empresa nas viagens empresariais, visando à redução de custos e o conforto do funcionário viajante.
Como estruturar uma política de viagens corporativas bem-sucedida?
A política de viagens tem como objetivo ser um documento norteador para promover a boa gestão dos custos e despesas com viagens corporativas, definindo regras claras para a realização dessas viagens.
A fim de estabelecer e orientar os processos corretos e necessários para a realização de viagens corporativas de colaboradores é imprescindível que a política seja clara e esteja disponível para todos os funcionários.
Quais pontos abordar?
Uma política de viagens bem-sucedida requer o desenvolvimento de uma boa estratégia, levando em consideração a realidade enfrentada e as necessidades desses deslocamentos.
Para isso, é necessário, em primeiro lugar, traçar seus objetivos.
Defina um orçamento para o seu programa de viagens
Para fazer um planejamento mais efetivo e conseguir ter um maior controle dos custos com as viagens corporativas, o ideal é que a organização separe uma parcela do seu orçamento para os deslocamentos.
O planejamento é essencial para evitar gastos supérfluos ou desperdício de dinheiro.
Analise o número de viagens corporativas que a sua empresa realiza em determinado períodos (mensais, anuais, trimestrais) e quais os objetivos da viagem (reuniões, fechamento de contratos, convenções) e qual o gasto médio com os deslocamentos. Então, a partir dessa coletânea de informações, faça uma estimativa para as viagens futuras.
Este processo ajuda a estabelecer metas, negociar contratos com fornecedores e monitorar o desempenho do programa.
Determinando os limites de gastos
Defina os valores diários para os funcionários, para cobrir gastos adicionais como refeições, transporte, estacionamento, entre outros.
Estabeleça um programa de reembolsos e adiantamentos, e explore as opções de pagamento a serem utilizadas durante as viagens, como a utilização de cartões corporativos para o pagamento de viagens. Essas políticas de despesas são ferramentas eficazes que permitem uma melhor sua contabilização e controle de gastos.
Mantenha a política de viagens pública
Depois de implantada, certifique-se que todos os funcionários tenham à disposição a politica de viagens da empresa, assim como um guia de explicações dos pontos do documento, acessível à equipe inteira da corporação.
Desse modo, todo seu pessoal saberá de como a empresa deve se comportar em viagens empresariais.
Conte com a assessoria de uma agência de gerenciamento de viagens
As agências de viagens corporativas são parceiras importantes para o gerenciamento do programa de deslocamentos e na aplicação da política de viagens da empresa.
A assistência personalizada da Tour House dispõe de uma variedade de serviços que visam mais segurança e conforto para o viajante.
Aliando experiência, infraestrutura e tecnologia, oferecemos um atendimento e pacotes personalizados para sua empresa, de acordo com os pormenores da viagem.
