7 dicas para viagens corporativas internacionais

7 dicas para viagens corporativas internacionais

Em qualquer viagem corporativa — independente do seu destino — o planejamento é fundamental. Organizar-se é o jeito de garantir que os objetivos do deslocamento sejam alcançados sem extrapolar o orçamento. Um bom planejamento ainda faz com a empresa consiga economizar na hora de enviar seus funcionários à tal jornada.

Resumidamente, o fundamental é ter uma política de viagem bem estabelecida dentro da empresa e adaptar esse documento conforme a ocasião. Será necessário pensar em aspectos como hospedagem, roteiro, tipo de deslocamento na cidade de destino, limites de gastos diários, entre outras especificações. No entanto, em uma viagem corporativa internacional há alguns detalhes a mais para se preocupar.

Bem por isso, aí vão sete pontos para não esquecer na hora de planejar viagens corporativas internacionais:

1. Passaporte e visto

Essa é uma preocupação que varia conforme o destino. No países do Mercosul — como Argentina, Paraguai, Uruguai, Chile, Colômbia, Equador, Peru, Venezuela e Bolívia — por exemplo, é possível transitar apenas com carteira de identidade, com foto atualizada, ou seja, sem a necessidade de passaporte e visto.

Já em outros países do mundo é necessário passaporte com uma validade mínima estabelecida e, algumas vezes, também o visto. Conseguir esses documentos nem sempre é simples, podendo levar algum tempo. Sendo assim, estar bem informado sobre o assunto é fundamental para não ter nenhuma surpresa desagradável na hora do embarque.

2. Domínio do idioma

Claro que, hoje em dia,  a tecnologia pode ajudar muito na comunicação. O que não falta são aplicativos de tradução instantânea que podem ser acessados facilmente dos smartphones e  tablets. Contudo, em viagens corporativas internacionais, reuniões e conferências são comuns. E, nesses casos, é importante que ao menos um dos membro da equipe viajante seja fluente na língua do país em questão. Principalmente tratando-se de alguma negociação — é fundamental que todas as partes se entendam claramente para que não haja nenhum acordo insatisfatório por conta de um erro de interpretação.

Se nenhum membro da viagem dominar o idioma do país visitado, é indicado contratar um tradutor.

3. Conhecimento básico da cultura

Também é dever da empresa orientar os funcionários, que foram escalados para a viagem corporativa internacional, a respeito da cultura, hábitos e costumes do país de destino. Precauções como essa são essenciais para evitar gafes e constrangimentos com os parceiros estrangeiros em questão.

Tais informações — que incluem, por exemplo, vestimentas ou comportamentos inapropriados para localidade, entre outros aspectos — devem ser pontuados e passados a todos os membros que irão se deslocar.

4. Seguros e vacinas em dia

É essencial ter em mente que imprevistos acontecem, inclusive, os de saúde e bem no meio de uma viagem corporativa internacional. Principalmente, porque fora do território nacional qualquer tipo de atendimento médico pode sair muito caro, caso o funcionário não tenha viajado com algum seguro nesse sentido. Investir nesse aspecto é outra precaução necessária — e, por vezes, uma obrigação, visto que, em alguns países, não se pode entrar sem que se tenha seguro.

Além do mais, é imprescindível prestar todos os auxílios necessário aos colaboradores escalados para a viajar.

Tal obrigatoriedade vale, também, para certas vacinas — alguns países exigem que determinadas vacinas estejam em dia para que se possa ingressar no território estrangeiro. Bem por isso, é importante verificar as especificações também nesse quesito.

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5. Escolha das ferramentas de pagamento

É importante a empresa analisar quais são os meios de pagamento mais vantajosos para ela em viagens corporativas internacionais. Dinheiro vivo? Cartões de crédito para viagens internacionais? Cartões especiais para tal situação? Cada corporação deve estabelecer as soluções mais adequadas à sua realidade e à ocasião.

Vale salientar que em relação à parte financeira, deve-se estar atento, ainda, à variação de câmbio para não perder dinheiro.

6. Cuidado com a comida

Quando planeja-se uma viagem, é preciso lembrar que, por estar em um país diferente, também come-se comida com temperos diferentes. Situação que nem sempre é bem aceita pelo organismo.

Por conta desse contexto, o mais aconselhável é orientar os viajantes a não variar muito os hábitos alimentares, se possível. Ou, então, familiarizar-se com a culinária em questão antes da partida.

Vale alertar que, para muitas pessoas, a mudança brusca no tipo de alimentação pode gerar mal estar e, até, evoluir para episódios mais graves. Essa, além de ser uma experiência pessoal desagradável, também pode ser prejudicial aos objetivos da viagem corporativa internacional. Afinal, não é vantajoso um funcionário estar impossibilitado de trabalhar nessas ocasiões, não é mesmo?

7. Será necessário dirigir?

Esse é um aspecto bem particular, relacionado às atividades e escolhas da companhia. Se houver necessidade de o funcionário da empresa dirigir em território estrangeiro, pode-se ter que providenciar uma carteira de habilitação internacional. Alguns países não aceitam a CNH brasileira.

Quando se pensa em uma viagem corporativa internacional, há muitos detalhes que devem ser lembrados e providenciados. Por conta disso, contratar ajuda especializada pode ser uma ótima opção para negócios que não querem ou não tem tempo para se dedicarem a essas preocupações.

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