Como criar uma política de viagens para sua empresa

Você sabe qual a importância de uma política de viagens corporativas para sua empresa? A finalidade de uma política de viagens é estabelecer normas consistentes e de responsabilização para registrar, estimar e controlar o custo de suas viagens corporativas. Além disso, esse documento será responsável por simplificar os processos operacionais e administrativos para os gestores e a todos os envolvidos no processo.

Nesse post vamos abordar os principais pontos a se atentar na hora de criar uma política de viagens corporativas para sua empresa, a fim de evitar desencontro de informações, dúvidas ou mal-estar com a equipe, além de gastos desnecessários.

  1. Entenda as necessidades de sua empresa

Para um maior sucesso e efetividade, o primeiro ponto a ser avaliado é a disponibilidade econômica da empresa para essas ações e os valores liberados para cada deslocamento.

É importante que a política de viagens seja adaptada à realidade da sua empresa, sendo necessário estabelecer limites para cada departamento e/ou cargo.

Em seguida, é preciso definir, neste momento, qual o seu objetivo de cada viagem. Afinal, viagens para convenções requerem a participação de um número maior de funcionários do que, por exemplo, um deslocamento para visitar um cliente ou fechar um contrato.

É válido frisar se a sua empresa entende as viagens corporativas como um veículo exclusivamente profissional ou, caso, é adepta as Bleisure Trips.

  1. Estruturando as diretrizes da sua política de viagem

O documento deve, acima de tudo, ser claro e objetivo para que todos os funcionários possam compreender o que e seguir as normas sem dificuldades.

Aqui, também deve ser denominar quem são os colaboradores elegíveis para realizar as viagens corporativas e quantos deslocamentos são realizados em determinados períodos (por semestre, por exemplo). Essas definições serão cruciais para manter seu orçamento sob controle.

Ao elaborar o seu projeto de gestão de uma viagem corporativa, outra questão importante é inserir uma política de reembolso e quais as formas de pagamento serão utilizadas nos deslocamentos.

  1. Estipulando os gastos no planejamento da viagem

O planejamento de uma viagem de negócios é o passo mais importante: é através dele que os funcionários irão se estruturar durante o deslocamento. Por isso, é essencial atentar-se aos detalhes, para que nenhum imprevisto possa acarretar custos extras.

Entre os principais pontos que a sua politica de viagens corporativa deve conter em relação ao planejamento da viagem, estão informações como:

  • Quais documentos necessários que os funcionários viajantes devem apresentar;
  • Como funciona o procedimento dos deslocamentos;
  • Um limite definido de gastos diários para reembolso;
  • A política de reembolso.
  1. Política de reembolso e adiantamento

Estabelecer uma política de reembolsos é essencial para a organização financeira, além de ser uma prática importante para manter o bom relacionamento entre gestor e funcionários.

Estipular regras para os reembolsos deixa claro para o viajante o que poderá ser reembolsado ou não, de forma que ele fique ciente e controle, por si só, suas despesas de viagem.

Os reembolsos de despesas são os valores que a empresa é responsável por assumir, como os gastos de seus colaboradores durante as viagens a negócios.

Nesse tipo de pagamento, a empresa adianta um valor ao colaborador ou ele utiliza do próprio dinheiro para se manter durante a viagem corporativa, apresentando ao final da viagem os custos para que a empresa possa ressarci-lo, prática conhecida como reembolso.

  1. A relação entre funcionários e a política de viagem

As sugestões dos viajantes corporativos, principalmente por sua experiência, podem trazer bons insights para uma boa politica de viagens.

Assim, as minúcias do documento podem ser trabalhadas em cima das necessidades reais e práticas fazendo com que a sua empresa trabalhe com metas realistas e personalizadas, que respeitam as necessidades tanto dos viajantes como dos gestores.

Depois de implantada, certifique-se que todos os funcionários tenham à disposição a politica de viagens da empresa, assim como um guia de explicações dos pontos do documento – caso necessário -, acessível à equipe inteira da corporação.

Desse modo, todo seu pessoal saberá como proceder em viagens corporativas.

  1. Conte com a ajuda de uma empresa especializada

As agências de viagens especializadas conhecem todos os procedimentos e as melhores práticas para implantar a política de viagem durante todo o processo do deslocamento: desde o planejamento até o check-out.

Com a assistência personalizada da Tour House, seu viajante terá mais segurança e conforto e sua gerência poderá contar com acesso a todos os pormenores da viagem, controlando a operação da melhor forma e com o menor gasto.

Ainda com dúvidas sobre como aderir uma política de viagem na sua empresa? Entre em contato e converse com um dos nossos agentes.

 

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