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Viagem corporativa: o diferencial de contar com uma secretária executiva

6 de junho de 2017 LER MAIS

As tendências em viagens corporativas é fundamental para empresas que desejam realizar viagens de maneira estratégica e atingir os objetivos corporativos. Aqui em nosso blog, costumamos tratar bastante a respeito da importância da criação de uma política de viagens corporativas nas empresas. Afinal, as viagens são responsáveis por uma boa fatia do orçamento, o que exige, consequentemente, um planejamento assertivo e focado nos principais objetivos e necessidades da empresa, para que tantos embarques e desembarques rendam o esperado, no mínimo. Por esse motivo, neste post, falaremos sobre o que devemos levar em consideração para elaborar uma política de viagens corporativas que possa estar em sintonia com as principais tendências em viagens corporativas. Boa leitura! O que uma política de viagens corporativas deve estabelecer Essencialmente, uma política de viagens corporativas ajuda a estabelecer uma série de parâmetros dos quais os colaboradores de sua empresa devem zelar e seguir. E isso vai de acordo com todo e qualquer aspecto que envolva a viagem de negócios em nome da empresa. Essa política, inclusive, deve ser redigida com clareza, objetividade e sem margens para interpretações ambíguas ou confusas. Por isso, é importante reunir os colaboradores que mais realizam viagens para que eles consigam apontar o máximo de hipóteses relacionadas às viagens. A política de viagens corporativas deve ser atualizada periodicamente para se manter na vanguarda das boas práticas estabelecidas pelo mercado. A internet e o mercado digital trouxeram uma série de inovações, especialmente no que diz respeito à organização das viagens corporativas. A cada dia surgem novidades que precisam ser incorporadas à política de viagens. Por isso, é fundamental que a política seja revisada periodicamente. Além de acompanhar as tendências em viagens corporativas, diversos pontos precisam ser levados em consideração. O que nos leva à pergunta que dá título a este artigo: o que levar em consideração ao criar uma política de viagens corporativas? Como elaborar a política de viagens corporativas Para se elaborar uma política de viagens alinhada com as melhores tendências de viagens corporativas diversos pontos precisam ser levados em consideração. Além de objetividade e concisão, que permitem uma leitura fluida e compreensível das diretrizes, a política de viagens corporativas também deve aliar os interesses da empresa e alinhá-las com o bem-estar dos viajantes. É importante ter em mente, também, que muitos dos aspectos de uma política de viagens pode ser pensado para suprir uma demanda exclusiva da sua empresa, por exemplo, mas em linhas gerais esse documento possui uma série de itens em comum. Entre os principais, apontamos os que estão listados abaixo. Diretrizes básicas É importante descrever, nas diretrizes básicas de sua política de viagens corporativas, a quem se destinam as regras, como funciona todo o fluxo de solicitação e aprovação de uma viagem a negócios, e os pré-requisitos para que ela seja realizada. Além disso, o documento de diretrizes deve prever esclarecimentos a respeito dos termos empregados e tudo aquilo que pode gerar interpretações dúbias, o que reduz o número de atritos e desconfortos com os solicitantes. Objetivos do documento Aqui, os objetivos podem variar bastante, entre as empresas. Mas, em geral, eles seguem os parâmetros que vão nortear as ações que envolvem o planejamento de qualquer viagem. Assim, o bem-estar e segurança dos colaboradores são assegurados, da mesma maneira que a empresa estabelece alguns limites que podem ajudar a economizar nas viagens, bem como planejar de maneira mais estratégica todo o calendário de viagens. Condições e exceções Todo documento de política de viagens corporativas deve acrescentar aos colaboradores as condições para que uma viagem seja aprovada. Seguidos os passos estabelecidos pelo documento, o processo fica mais ágil, prático e imune a riscos e equívocos, o que poderia interferir na realização da viagem. Nesse aspecto, é importante estabelecer o tipo de hospedagem, por exemplo, entre outros detalhes que vão ajudar a estabelecer limites para todas as viagens concedidas. Política de reembolsos Aqui, deverão ser esclarecidos todos os aspectos relacionados aos reembolsos das viagens corporativas. Com isso, evita-se que ocorram divergências e que os colaboradores consigam se programar melhor para realizar as suas viagens – da mesma maneira que as empresas também conseguem se planejar com mais assertividade no processo. Boas práticas para uma política de viagens corporativas Elaborar uma política de viagens corporativas é fundamental para que as viagens de sua empresa sejam otimizadas e tratadas de maneira estratégica. Porém, para que seja eficiente, uma política de viagens corporativas precisa seguir algumas boas práticas. Em primeiro lugar, a política precisa ser clara e transparente. Os funcionários e executivos precisam entender muito bem quais são os seus direitos e deveres em relação às viagens. O documento que rege a política de viagens corporativas deve ser elaborado cuidadosamente, de modo a não deixar dúvidas sobre como se deve proceder. Outro ponto fundamental é pensar na redução de custos. Se, por um lado, as viagens são extremamente eficientes para gerar novas oportunidades de negócios, treinar e motivar os colaboradores, entre outros benefícios, as despesas com viagens possuem um custo elevado. Por isso, ao elaborar a política de viagens, é preciso ter em mente criar práticas que visem otimizar as despesas. Por fim, também é essencial que as viagens sejam realizadas com o objetivo de suprir as necessidades da empresa. Uma política de viagens bem estruturada garante que as viagens sejam feitas de forma eficaz pois ela estabelece regras claras e objetivos específicos que devem ser alcançados durante a viagem. Para ser eficiente, a política de viagens corporativas deve ser capaz de acompanhar as principais tendências e novidades no que diz respeito a viagens corporativas. Confira, a seguir, algumas das principais tendências para viagens corporativas. Principais tendências para viagens corporativas Para você que está pensando em elaborar, que está elaborando, ou que está revisando sua política de viagens corporativas, selecionamos XXX tendências para viagens corporativas no ano de 2023. Confira algumas dessas tendências e aproveite para incluí-las em suas políticas de viagens: prazer e negócios caminhando juntos: Uma forte tendência no mercado de trabalho aponta para as viagens "bleisure", que são viagens que misturam as reuniões de negócios com momentos descontraídos de lazer; acomodações não convencionais: O hotel tem deixado de ser a única forma de acomodação para os colaboradores. Cresce a utilização de acomodações semelhantes a casas, como as oferecidas pelo Airbnb; IA: A Inteligência Artificial já pode ser utilizada pelos fornecedores de viagens para descobrir as preferências dos viajantes de negócios, abrindo oportunidades para fazer um upselling; realidade Virtual: A realidade virtual está prevista para possibilitar a personalização dos quartos, de acordo com as preferências dos hóspedes. Acompanhar as principais tendências para viagens corporativas é fundamental para que sua empresa esteja alinhada às melhores práticas de mercado. Como você pode perceber, essas inovações trazem mais conforto, segurança e agilidade, tornando a experiência de viagem mais confortável para os executivos e funcionários, e mais agilizada e econômica para a empresa. Mais precisão com uma política de viagens corporativas A elaboração de uma política de viagens corporativas é de suma importância para o crescimento da sua organização. Lembre-se, apenas, que a política de viagens corporativas deve estar relacionada às principais diretrizes, objetivos e necessidades de sua empresa. Os aspectos aqui mencionados são mais gerais e, definitivamente, devem fazer parte do seu documento. Mas não existem políticas de viagens “completas demais”: todo detalhe, desde que bem esclarecido, deve fazer parte do documento. Lembre-se de manter o seu planejamento flexível e atualizado, para que ele possa comportar as principais práticas de mercado, mantendo-se alinhado com as inovações e principais tendências em viagens corporativas. política de viagens corporativas

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