6 erros na gestão de viagens corporativas

Organizar uma viagem corporativa requer muita atenção. O gestor deve respeitar a política e os interesses da empresa, mas sempre cuidar para que o funcionário viajante tenha o conforto e a segurança necessários. Por isso, é fácil cometer erros na gestão de viagens corporativas.

No entanto, você pode tomar algumas medidas para tornar a gestão mais correta, evitando os problemas durante a viagem. Para isso, é importante conhecer os erros possíveis durante a gestão. Esses são seis erros comuns na gestão de viagens corporativas:

Não ter uma política de viagens

Uma boa política de gestão de viagens é a sua melhor arma para organizar uma viagem segura, condizente com os interesses da empresa e que não pese tanto no orçamento. Com ela, o gestor pode saber o orçamento disponível, qual tipo de acomodação escolher, qual companhia aérea oferece mais benefícios nesses casos e qual a melhor forma de administrar as despesas do viajante.

A política de viagens corporativas não pode ser muito burocrática, ou acaba paralisando o processo e resulta, por exemplo, em reservas de hotéis e voos feitas muito em cima da hora. Assim, não há espaço para negociações, o que pode deixar o viajante em situações pouco seguras, além de possivelmente exceder os gastos da empresa.

No entanto, também não é bom deixar a política de viagens livre demais, porque os próprios funcionários podem deixar as soluções para a última hora. Uma boa política de viagens deve buscar um equilíbrio, tendo um prazo com certa antecedência para as reservas, um controle de custos, mas também certa flexibilidade para dar espaço para emergências, especialmente no orçamento.

Não considerar o imprevisível

Um erro muito comum no planejamento de qualquer viagem é não dar tempo para imprevistos. Por isso, muitas empresas planejam viagens cheias de prazos apertados, com evento em cima de evento, sem considerar tudo o que pode acontecer no caminho.

Sempre dê um espaço de tempo além do necessário. Não marque os eventos uns em cima dos outros. Considere o deslocamento e some mais tempo ainda, caso haja trânsito, não tenha táxi, o pneu fure etc. Além disso, oriente o funcionário a sempre chegar cedo. Chegar cedo e ocupar seu tempo lendo, trabalhando ou criando sua network é muito melhor do que chegar atrasado. Não esqueça: é aconselhado estar no aeroporto pelo menos uma hora antes do embarque de voos nacionais e três horas antes de voos internacionais.

Não facilitar o planejamento

Um bom planejamento é essencial para que qualquer empresa possa se manter e crescer no mercado. Isso se aplica também às viagens corporativas. O segredo é planejar com antecedência, mesmo quando não há viagens programadas: tenha um documento com os hotéis e companhias aéreas preferíveis, um relatório com os principais destinos da empresa, as casas de câmbio que costumam ter os melhores preços, tudo o que pode facilitar a gestão e deixar o planejamento mais rápido e eficiente.

Não contratar um seguro viagem

A contratação de um seguro viagem é normalmente vista como algo desnecessário. Afinal, o funcionário só ficará alguns dias em seu destino. Mas isso é subestimar o imprevisível e tudo o que pode acontecer em um só dia. Qualquer um está suscetível a acidentes dos mais variados tipos: tropeçar e se machucar, ter uma intoxicação alimentar, passar por um acidente no trânsito, etc.

O problema é que, quando a empresa economiza no seguro viagem, acaba gastando o triplo ou o quádruplo quando acidentes acontecem. É melhor pagar pelo seguro e não ter que se preocupar com imprevistos do que arcar com as consequências depois que eles acontecerem.

Não antecipar os relatórios

O funcionário viajante deve providenciar relatórios relativos à viagem. Nesses relatórios deve constar onde ele foi, o que fez, qual era o objetivo da viagem e, finalmente, os gastos e recibos da viagem. Um erro muito comum na gestão de viagens corporativas é não orientar os funcionários a começar esses relatórios com antecedência.

Nem todos separam um momento do dia para registrar o que foi feito e o que foi gasto, preferindo deixar todos os relatos para a volta ou para o último dia. Isso acaba trazendo problemas, porque os preços vão sendo esquecidos e os recibos podem se perder. Fazer o registro diário dos gastos é muito importante para ter um relatório organizado no fim da viagem.

Um bom jeito de incentivar essa prática é o uso de relatórios online. Preencher os documentos online gera economia de tempo e permite um controle maior por parte da empresa, que pode acompanhar o preenchimento diariamente e utilizar melhor esses dados para aperfeiçoar a política de viagens.

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