Viagem Corporativa: Sete dicas para se preparar

Conforme a exigência dos viajantes executivos aumenta, o planejamento de uma viagem corporativa deve oferecer ainda mais excelência e antecipar quaisquer problemas

Além disso, com a modernização global envolvendo todos os setores de mercado é preciso adotar medidas modernas, ágeis e inovadoras.

Muitas empresas descobriram o potencial que uma viagem corporativa traz para efetivar bons negócios gerando lucros permanentes e bons relacionamentos.

Só em 2015, de acordo com os dados do 10° Indicadores Econômicos das Viagens Corporativas – IEVC, esse segmento teve uma movimentação de R$ 38,73 bilhões para o Brasil.

E de acordo com a receita injetada, o seu ranking teve o seguinte resultado:

•    44,29% do aéreo
•    33,69% da hospedagem
•    8,56% da alimentação
•    7,33% da locação de veículos
•    4,69% do agenciamento
•    1,44% da tecnologia

Como observado, a viagem corporativa possui uma boa fatia de custo para a empresa. Após a folha de pagamento, ela é a que mais onera o orçamento.

Assim, ela exige cada vez mais competência na gestão, planejamento eficaz e melhor customização.

O grande desafio é justamente aliar economia e qualidade para que a empresa alcance os seus objetivos.

Para isso, quais medidas devem ser adotadas a fim de preparar uma viagem corporativa produtiva e, ao mesmo tempo, com um menor custo?

A Tour House traz a você algumas dicas para acabar com essa dúvida! Confira!

7 dicas para preparar uma viagem corporativa

Comece a planejar as viagens a negócios de sua empresa seguindo estas dicas.

1 – Verifique a viabilidade

Pensando em reduzir os custos na empresa, a viabilidade é o meio pelo qual o planejamento deve ser criterioso.

Será que a duração dos dias é realmente necessária? Qual o propósito dessa viagem? É preciso que toda a equipe viaje? Ela compensa os investimentos?

Analise se as condições são viáveis para tal gasto. A empresa está com o seu orçamento em dias?

Esse é um bom momento para arcar com os valores em viagens? Avalie!

2 – Encontre equilíbrio entre o bom preço e a qualidade dos serviços

Toda empresa deseja economizar nas viagens a negócios, mas nem sempre é possível aliar preço baixo e excelência nos serviços.

Então, você precisará ter paciência na pesquisa dos preços em passagens aéreas, hospedagens, percurso de táxi e demais itens que envolvam o deslocamento.

Tente balancear os valores para que não fiquem tão elevados sem deixar de lado o bem estar dos que viajam.

Faça pelo menos 3 cotações e analise para um melhor custo benefício.

3 – Atenda às necessidades dos viajantes

É fundamental proporcionar comodidade, bem estar e segurança para os funcionários, mesmo em meio a viagens corporativas.

Eles precisam se sentir valorizados e satisfeitos, além de motivados para desempenharem bem o seu trabalho enquanto viajam.

Para isso, observe o perfil de cada um e busque essa harmonia.

4 – Faça boas negociações com fornecedores

Os fornecedores são aliados quando o assunto é viagem corporativa.

A empresa pode aproveitar essa relação de troca para estreitar os laços e gerar parceria duradoura.

Como resultado dessa parceria, será possível aumentar o leque de opções de pagamento facilitando a efetivação, concessão de descontos, indicações, economia etc.

5 – Tenha um planejamento

Planejar uma viagem corporativa é um desafio extremo diante dos detalhes a serem observados.

Por isso, elaborar um plano se faz muito necessário para que ocorra o seu sucesso.

Ele deve ser baseado em orçamentos controlados, ver o que os colaboradores e a empresa mais necessita bem como a análise concisa na prestação de contas das despesas e gastos.

6 – Siga à risca as políticas de viagens corporativas

São elas que determinarão as regras válidas para viajar dentro das possibilidades da empresa.

Então, é preciso seguir fielmente considerando como um documento de extrema importância para manter ordem e organização.

Não apenas deve ser estruturado e conhecido pelos gestores, mas todos os colaboradores devem saber e, principalmente, seguir.

Na hora de preparar a viagem corporativa, atente-se sobre essas políticas.

7 –  Conscientizar os viajantes corporativos sobre o propósito do deslocamento

É fundamental que os colaboradores, gestores, estejam cientes do propósito dessa viagem.

E essa informação deve ser passada a eles de forma clara e bem definida. Caso contrário, pode incorrer desvios para o lazer e entretenimento.

Assim, a conscientização é a maneira pela qual se manterão focados e compelidos a exercerem o trabalho com garra e dedicação.

Essas foram 7 dicas simples para preparar uma viagem corporativa.

A Tour House agradece o seu tempo investido em aprender mais sobre esse assunto e, se quiser mais informações é só entrar em contato.

 

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