Saiba como fazer a gestão orçamentária em viagens corporativas

Fazer uma boa gestão de viagens corporativas não é só sobre reservar voos e acomodações. Envolve controle financeiro apurado para garantir que o dinheiro da empresa seja bem investido. Imagine ter um plano onde cada real é rastreado, resultando em economia e eficiência.

Com um bom controle, é possível alcançar esses resultados. Neste post, vamos explicar o que é gestão orçamentária de viagens de negócios, qual a sua importância e como realizá-la de maneira eficiente.

No final, você também conhecerá o TH Budget Control da Tour House, uma ferramenta inovadora e extremamente útil para o controle do orçamento de viagens. Continue a leitura e confira!

O que é gestão orçamentária de viagens corporativas e qual a sua importância?

A gestão orçamentária de viagens corporativas é o processo de controle dos gastos relacionados às despesas com deslocamentos a trabalho. Além da capacitação técnica dos profissionais responsáveis, a utilização das ferramentas certas de apoio é um ponto essencial para que esse controle seja executado de forma eficaz.

Outro ponto que revela a importância desse gerenciamento é sua representatividade na configuração dos gastos das empresas. Na verdade, é muito comum que em grandes organizações os custos com viagens corporativas estejam entre os maiores que compõem o orçamento.

Ficam atrás apenas de gastos relacionados com a folha de pagamento dos colaboradores e de investimentos em novas tecnologias, por exemplo.

As viagens corporativas estão diretamente ligadas à quantidade de negócios que uma empresa realiza. Então, é natural que ela tenha mais necessidade de fazer com que seus colaboradores viajem à medida que cresce e estabelece mais relações comerciais. Assim, ocorre um aumento dos custos com esse grupo de contas do orçamento.

Diante disso, é preciso adotar medidas que garantam o máximo de eficiência no uso do orçamento para viagens e, ao mesmo tempo, não comprometam a qualidade dos fornecedores escolhidos e a experiência dos viajantes. Quanto melhor for esse gerenciamento, maior será o retorno sobre o investimento para a empresa, pois ela evitará desperdício de recursos, como ao escolher voos mais caros por falta de planejamento.

Quais são os principais erros cometidos na gestão e como evitá-los?

Empresas que não gerenciam os gastos com viagens não conseguem identificar fatores estratégicos e deixam de aproveitar oportunidades relevantes, como a negociação de preços com os melhores fornecedores e a compra com antecedência de passagens em condições mais vantajosas.

Ao agirem dessa maneira, elas ignoram muitos itens, veem seus gastos aumentarem e inflam o orçamento para além do necessário. O primeiro passo para evitar esse tipo de erro e garantir um alto nível de gestão orçamentária é contar com o apoio de uma empresa especializada no tema.

Sendo assim, não hesite em contratar uma agência de viagens corporativas que consiga prover tecnologia e a consultoria necessária para que o orçamento seja gerenciado adequadamente.

Como vimos, o orçamento de viagens é uma linha de custos significativa. Por isso, é importante estabelecer uma pessoa responsável pela sua gestão. A principal função desse gestor é zelar pelo cumprimento adequado do programa e da política de viagens, fazendo a ponte/conexão entre a organização, o público viajante e a agência contratada.

Quais são as tendências do mercado de viagens corporativas?

No mundo empresarial, estar a par das tendências em viagens corporativas pode significar economia e vantagem competitiva. Com o dinamismo do mercado, certas tendências ganham destaque e podem orientar as estratégias de gestão.

Sustentabilidade em movimento

Empresas líderes estão escolhendo opções mais sustentáveis para suas viagens. Isso vai desde a seleção de voos com menor emissão de carbono até a hospedagem em hotéis que priorizam práticas ecológicas. Além de ser uma atitude responsável, transmite uma imagem positiva da empresa.

Bleisure: negócios e lazer

O bleisure se torna cada vez mais popular, com funcionários estendendo suas viagens de negócios para lazer. Isso pode aumentar a satisfação dos colaboradores e reduzir custos, já que as tarifas de viagens podem ser mais econômicas ao incluir fins de semana.

Flexibilidade e personalização

As políticas de viagem estão se tornando mais flexíveis, permitindo aos colaboradores escolhas que atendam às suas preferências pessoais, desde que alinhadas aos objetivos da empresa. Isso demonstra uma valorização do funcionário, o que pode refletir em maior engajamento e produtividade.

Adaptar-se a essas tendências não é apenas seguir o fluxo — é uma forma inteligente de otimizar os gastos e melhorar a experiência das viagens corporativas.

Qual o impacto da gestão de viagens na satisfação do colaborador?

A boa gestão de viagens de uma empresa pode influenciar diretamente no bem-estar e na motivação dos colaboradores. Afinal, uma política bem estruturada garante transparência, eficiência e conforto, fatores cruciais para a satisfação da equipe. A seguir, entenda melhor sobre esse impacto.

Clareza nas diretrizes

As regras claras evitam mal-entendidos e proporcionam uma viagem sem estresse. Sabendo exatamente o que é coberto pela empresa, o colaborador sente-se mais seguro e valorizado.

Flexibilidade e opções

Oferecer escolhas na política de viagens pode ser um diferencial. A possibilidade de escolher voos, assentos e acomodações dá ao viajante uma sensação de controle e personalização de sua experiência.

Suporte constante

Ter um sistema de suporte eficiente antes, durante e após a viagem contribui para a tranquilidade do colaborador. A assistência rápida em casos de imprevistos é essencial para uma viagem bem-sucedida.

Portanto, investir na satisfação dos colaboradores por meio de políticas de viagens cuidadosamente planejadas não só aumenta a produtividade como também fideliza talentos. Empresas que entendem e aplicam isso, colhem benefícios a longo prazo.

Qual a importância da tecnologia para a gestão de viagens corporativas?

Fazer mais, melhor e em menos tempo. É com essa máxima em mente que as empresas buscam constantemente otimizar seus processos, reduzir desperdícios e, consequentemente, maximizar seu retorno.

Parte importante desses esforços passa pelo incremento tecnológico, tanto nas operações diárias como nos métodos de gestão. Todo esse processo descrito até o momento é uma tendência mundial conhecida como transformação digital, um fenômeno que atinge os mais diferentes setores econômicos e modelos de negócios.

Tal contexto é caracterizado pela adoção maciça de ferramentas tecnológicas, como Internet das Coisas (IoT), digitalização, Big Data, Business Intelligence (BI) e demais softwares que operam, inclusive, com Inteligência Artificial (IA).

Portanto, a tecnologia é essencial para garantir o cumprimento da política de viagens e que os indicadores-chave de performance (KPIs) sejam medidos, monitorados e gerenciados. Uma ótima opção para a gestão orçamentária é o Self Booking.

Com ele, é possível determinar todas as regras sobre o que é ou não permitido dentro do programa de viagens, conforme estabelecido na política organizacional que versa sobre o tema.

Além disso, o sistema permite que a agência contratada e a organização mensurem todos os KPIs, os dados relacionados ao programa de viagens e o uso dos recursos por meio da extração de relatórios e de acompanhamentos em dashboards e ferramentas de BI.

Como medir o sucesso da gestão de viagens corporativas?

Avaliar o sucesso da gestão de viagens corporativas vai além de olhar os números no final do mês. É um processo que envolve métricas detalhadas e feedback contínuo. Confira como é possível monitorar os resultados.

Economia e eficiência

Comparar custos antes e após implementar novas políticas de viagem revela a eficácia das mudanças. A redução de custos sem comprometer a qualidade é um indicador claro de sucesso.

Cumprimento da política

Monitorar o quanto os colaboradores aderem à política de viagens mostra se as diretrizes são claras e realistas. Alto nível de adesão significa uma política bem estruturada e comunicada.

Satisfação dos viajantes

Pesquisas regulares de satisfação com os funcionários fornecem insights valiosos. Um viajante satisfeito é um indicativo de políticas bem implementadas e suporte adequado.

Relatórios detalhados

Ferramentas de BI podem ajudar a analisar dados e tendências, permitindo ajustes proativos nas estratégias de viagem.

Essas abordagens ajudam a entender o impacto real das viagens na empresa e orientam na tomada de decisões baseadas em dados concretos e feedbacks dos envolvidos.

Como o TH Buget Control da Tour House pode ajudar?

A Tour House é uma agência de viagens corporativas especializada em gestão e consultoria, com atuação no Brasil e no exterior. Oferecemos todos os recursos tecnológicos e a consultoria necessária para os nossos clientes otimizarem cada vez mais o orçamento e as despesas de viagens.

Entre os diferenciais que nos tornam únicos no mercado, estão a nossa tecnologia própria com produtos como Self Booking, Expense Management (Gestão de Despesas), BI, IA e um poderoso software de controle orçamentário de viagens: o TH Budget Control.

Desenvolvemos essa solução especialmente para auxiliar na gestão de viagens corporativas da sua empresa. De maneira integrada com o ERP, o software controla todas as despesas e os custos relacionados às viagens corporativas, identificando as despesas por Centros de Custos e debitando automaticamente os valores do orçamento anual.

Ao incorporar ferramentas e outros recursos tecnológicos, sua empresa só tem a ganhar em competitividade e produtividade. O TH Budget Control funciona como um catalisador do processo de transformação digital e otimiza a gestão de viagens corporativas.

Caso você queira ter acesso ao sistema ou conhecer mais sobre as soluções da Tour House, o nosso time está pronto para lhe atender e oferecer a melhor orientação.

Gostou do artigo? Percebeu as vantagens que o TH Budget Control pode proporcionar à sua empresa? Então, entre em contato conosco agora mesmo e agregue muito mais eficiência, segurança e eficácia à gestão orçamentária das suas viagens corporativas.