5 dicas de organização fundamentais para viagens corporativas

Hoje em dia, o investimento em viagens corporativas tem se tornado cada vez mais importantes para o crescimento das empresas. Esses deslocamentos têm vários objetivos, como o fechamento de acordos, a contratação de fornecedores, a participação de eventos e etc. Um dos pontos mais importantes, no entanto, é que as viagens ajudam a aumentar a influência da empresa no mercado, pois trazem novas conexões e mais prestígio.

Para realizar uma viagem corporativa que renda esses frutos, é preciso ficar atento à alguns detalhes para que seja um investimento proveitoso para a empresa, além de transmitir segurança para o funcionário viajante. É importante observar também que uma boa gestão de viagens garante que o processo não extrapole o orçamento – já que esses costumam ser um dos maiores gastos das empresas.

Por isso, vamos dar 5 dicas de organização fundamentais para sua viagem corporativa. Anote!

1. Verifique o objetivo da viagem

O primeiro passo para a boa organização de uma viagem corporativa é ter certeza de que ela precisa ser feita. Isso porque, atualmente, são tantos os meios de se comunicar a longa distância que, muitas vezes, não é necessário fazer esse deslocamento. Uma viagem sem necessidade real será apenas um desperdício de fundos.

No entanto, caso haja a viagem seja imprescindível, é melhor não tentar substituí-la por uma reunião por videoconferência. Presenças em eventos e congressos também costumam render bons proveitos. Por isso, fique atento e escolha o melhor para sua empresa.

2. Tenha uma política de viagens corporativas

Uma política de viagens corporativas é a grande aliada na organização das viagens da empresa. Por meio dela, são estabelecidos parâmetros e regras para os deslocamentos: quais são as melhores companhias aéreas, quais são os tipos de hospedagem possíveis, quanto tempo pode durar uma viagem, quais funcionários podem participar e etc.

Com uma política clara, o planejamento da viagem fica mais agilizado e todos têm consciência do que esperar enquanto estiverem viajando em nome da empresa. Por isso, depois de criar a política de viagens, você também deve enviá-la a todos os funcionários, para que todos fiquem cientes das regras. A comunicação é essencial nesse processo.

3. Faça um planejamento

Quando o assunto é organização, não é possível deixar o planejamento de lado. Planejar significa colocar no papel – ou na planilha do computador – todos os detalhes da viagem, como suas datas, o hotel em que ficará o funcionário viajante, o que será preciso fazer na cidade de destino, como a empresa fornecerá os meios para que o funcionário se desloque etc.

Fazer o planejamento é muito importante para que nenhum detalhe passe despercebido, o que minimiza a possibilidade de imprevistos – como perda de documentos ou atrasos. Mas também é importante porque possibilita uma análise mais cuidadosa do orçamento destinado à viagem.

Lembre-se de que, quando se trata de viagens, planejar com antecedência garante preços mais em conta!

4. Faça da segurança uma prioridade

Você com certeza já ouviu esse ditado muitas vezes: o barato sai caro. Ele também se aplica às viagens corporativas. Por isso, para garantir a organização dos deslocamentos feitos pela sua empresa, providencie um seguro viagem para o funcionário viajante.

Muitos acreditam que o seguro é um dinheiro desperdiçado, especialmente em viagens curtas, mas os riscos são muitos: seu funcionário pode cair e se machucar, sofrer um acidente, comer alguma coisa que não fez bem ou mesmo ter sua mala extraviada no aeroporto. O seguro-viagem pode cobrir desde acidentes e consultas médicas até extravio de bagagem.

Na maioria dos casos, o dinheiro gasto com o seguro é infinitamente menor do que o que seria gasto caso a empresa precisasse pagar a internação e os remédios do funcionário viajante. Por isso, invista na segurança.

5. Procure um auxílio especializado

Outro investimento que muitos acreditam que pode ser desperdício, mas que, na verdade, ajuda muito na organização e na economia das viagens corporativas é a utilização de agências de viagens corporativas. Essas empresas auxiliam no planejamento das viagens e oferecem inúmeros benefícios para as empresas.

Por exemplo, utilizando uma agência de viagens corporativas, é possível conseguir preços mais baixos em passagens aéreas e reservas de hotéis devido aos acordos das agências com fornecedores. Além disso, a possibilidade de fazer todas as comparações de preços e as compras online também economiza muito tempo – que pode ser utilizado para outros projetos da empresa.

Ainda que a organização de uma viagem corporativa exija muita dedicação e atenção aos detalhes, essas dicas ajudarão a deixá-la mais simples. Uma boa organização gera menos imprevistos, mais economia e produtividade!

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