Como garantir viagens corporativas bem-sucedidas

Para uma empresa crescer e ter sucesso no atual mundo dos negócios, é preciso contar com um plano eficiente de viagens corporativas.

Seja uma conferência anual ou reuniões de negócios regulares no exterior, um plano de viagem adequado às necessidades e objetivos da organização ajuda a garantir a eficácia de cada trajeto para os negócios.

Mas existem ainda uma série de outros fatores que garantem viagens corporativas bem-sucedidas – descubra a seguir!

O que torna as viagens corporativas bem-sucedidas?

Como mencionamos no tópico anterior, um plano eficiente faz toda a diferença na hora de garantir que as viagens corporativas realizadas por seu time de colaboradores sejam bem-sucedidas. Por isso, ao planejar os próximos deslocamentos, considere:

Número de Reuniões: quanto mais reuniões agendadas no destino, maior é a taxa de sucesso das viagens corporativas. Em geral, cada reunião adicional planejada durante a viagem diminui em 10% a probabilidade de falha.
A duração das reuniões também pode influir, pois acredita-se que reuniões mais longas resultam em taxas de sucesso mais altas;
Duração da estadia e reservas antecipadas: o tempo de permanência afeta o sucesso de uma viagem por dois motivos. Viagens mais longas permitem mais reuniões, aumentando assim as chances de sucesso. Elas também tendem a ser reservadas mais cedo, dando aos viajantes mais tempo para se preparar e planejar – o que ajuda a aumentar as chances de sucesso.
A antecipação também ajuda a garantir preços mais competitivos para passagens aéreas e hospedagem. No geral, quanto mais longa a viagem e quanto mais cedo ela for reservada, maior a probabilidade de sucesso;
Tipo de viagem: as viagens continentais e intercontinentais desfrutam de taxas de falha menores, já que ambas costumam ser mais longas e reservadas mais antecipadamente do que as viagens corporativas domésticas;
Nível de hierarquia: executivos e membros mais altos na hierarquia costumam apresentar índices maiores de insucesso, já que possuem uma rotina mais atribulada e possuem menos tempo para se preparar para as reuniões.

Dicas para garantir viagens corporativas bem-sucedidas

Listamos a seguir algumas dicas para tornar suas viagens corporativas bem-sucedidas – do planejamento à execução, preparação e treinamento dos profissionais que viajarão:

Cuidados com a alimentação

Instrua seus colaboradores a manterem os bons hábitos alimentares durante a viagem. É fácil mergulhar em alimentos com altos níveis de gordura e açúcar quando estamos cansados e queremos algo rápido e satisfatório.

No entanto, para estar 100% para cada reunião de negócios, o ideal é optar por uma alimentação saudável e rica em vitaminas. Isso afasta a fadiga e ajuda a evitar uma possível indisposição ou mal-estar que atrapalhe o cronograma em viagens corporativas.

Controle dos custos

Uma boa política de viagens corporativas deve conter fundamentos para o controle de gastos. Explique para cada funcionário como é a política de reembolsos e despesas. Isso fará com que ele faça as escolhas certas antes e durante a sua viagem.

Atenção à localização

Ao selecionar a acomodação, o gestor de viagens ou o responsável pelo deslocamento deve sempre priorizar uma localização que seja de fácil acesso às reuniões programadas e que possua uma ampla rede de serviços ao redor.

Isso ajuda a manter os custos com deslocamento sob controle. Sugira aos funcionários em viagens corporativas que tenham em seus smartphones apps que ajudem a encontrar restaurantes, farmácias e outros serviços, como o Foursquare ou o Yelp.

Providencie um Checklist

Hoje em dia é impossível trabalhar de forma eficiente sem o suporte de nossos dispositivos móveis. Por isso providencie – seja por e-mail na véspera das viagens corporativas ou junto à política de viagem, um checklist que ajude seus funcionários a lembrarem de levar todos os itens importantes: de cabos e carregadores de seus gadgets aos documentos importantes.

Double check nos itens fundamentais

Oriente que os colaboradores em trânsito possuam cópias extras – seja no e-mail, pen drive ou impressos – de todos os seus documentos essenciais (reservas de passagens, hospedagem, aluguel de carro, cópia dos cartões de crédito e de seus documentos pessoais, entre outros).

Dessa forma, em caso de extravio ou roubo de bagagem, ele terá acesso às informações mais importantes.

Rede de suporte

É importante que os viajantes possam contar com um suporte nos casos descritos no último item, assim como nos casos de cancelamentos ou perdas de voos, problemas com hospedagem ou aluguel de carros. É por isso que muitas empresas optam por contar com uma TMC (Travel Management Companies) na hora de planejar viagens corporativas bem-sucedidas.

Como uma TMC pode garantir viagens corporativas bem-sucedidas

Existem muitas vantagens de deixar as viagens corporativas de sua empresa nas mãos de uma TMC: menos custos, mais controle e mais eficácia em seus trajetos.

Um bom exemplo disso é a Tour House, uma das principais TMCs do Brasil. Seus serviços e time de especialistas podem oferecer uma série de soluções para sua empresa.

Descubra abaixo todas as vantagens de contar com uma TMC – especialmente com a Tour House:

Uma TMC otimiza seu tempo e seus custos, já que ela garante as melhores taxas em hospedagem, passagens aéreas e transporte. Por que perder tempo e energia pesquisando meia dúzia de sites quando é possível garantir o melhor negócio de forma mais prática?
Uma TMC oferece suporte de emergência para seus viajantes: se as condições climáticas cancelarem o voo, o viajante pode apenas entrar em contato com seu agente TMC, que conhece sua empresa e pode fornecer as soluções certas;
Uma TMC auxilia a criação de uma política de viagens corporativas sob medida para sua empresa que permita que os viajantes que reservarem fora da política precisem obter aprovação;
Uma TMC negocia contratos de aluguel de carros e hotéis em seu nome e garantirá essas tarifas no momento da reserva;
Uma TMC fornecerá serviços de consultoria à sua empresa para fornecer economia de custos, evitar desperdícios e garantir o retorno dos investimentos;
Uma TMC terá todas as informações pessoais de viajantes frequentes em um perfil. Cada vez que eles fizerem uma reserva, suas informações serão preenchidas automaticamente em suas reservas. Isso evita erros no preenchimento e otimiza os processos em viagens corporativas.

Como você pode ver, o suporte de uma TMC como a Tour House garante viagens corporativas bem-sucedidas – além de bons negócios e mais oportunidades de crescimento e participação de mercado para sua empresa.