Como manter a produtividade em uma viagem corporativa

Uma das principais preocupações de um funcionário a realizar uma viagem corporativa é a diminuição de sua produtividade. Afinal de contas, mesmo que a própria viagem seja a trabalho, é preciso se organizar de forma a não prejudicar o cumprimento das tarefas, pois em geral o prazo para cumprir a missão a qual foi destinado é curto.

Pensando nisso, no post de hoje daremos algumas dicas de como os viajantes corporativos podem manter seus níveis de produtividade e cumprir seus objetivos, diminuindo os riscos de algo falhar. Caso você seja a pessoa destinada a preparar a viagem corporativa de um dos colaboradores da empresa, é importante verificar esses itens:

Priorizar apenas as tarefas urgentes

Não é incomum o viajante corporativo levar mais trabalho do que deveria para sua viagem. Mas uma pergunta sempre deve ser feita: mesmo ele já estando a serviço da empresa durante a viagem, qual o motivo de aumentar a carga de trabalho?

O mais importante é o colaborador cumprir a sua missão, e ele precisa ter energia o suficiente para tal. Afinal, deslocamentos e viagens longas também são cansativas para os viajantes a negócios. Portanto, priorize apenas o trabalho específico da viagem e se a tarefa extra for realmente urgente, delegue algumas funções a outros colaboradores (sem comprometer suas rotinas) e peça auxílio a empresa, que formará uma rede de colaboração para ajudar no cumprimento da tarefa urgente.

Ter uma agenda organizada

A agenda do viajante corporativo precisa ser feita com muita organização e de modo a otimizar o tempo para que ele se torne o mais produtivo possível e sem a necessidade de horas extras. Uma lista de compromissos mal feita pode gerar custos adicionais e cansaço desnecessário.

O ideal é organizar o tempo de modo que o viajante consiga realizar suas tarefas em período em que estiver com mais energia e separar um tempo para o devido descanso. Algumas dicas:

  • crie uma lista de tarefas;
  • monte uma agenda com notificações;
  • estime o tempo de conclusão de cada tarefa.

Manter-se conectado

É importante estar sempre conectado à equipe e aos demais envolvidos durante a viagem corporativa. Dessa forma, fica mais fácil manter o controle de todas as tarefas e trabalhar de forma produtiva.

Antes da viagem, o viajante deve se certificar que tem todos os contatos de que precisa, e também deixar os mesmos contatos com um responsável na empresa em caso de algum contratempo. Isso é muito importante, principalmente quando são os gestores que viajam, pois eles precisam manter a equipe coordenada, independentemente de sua localização.

Não trabalhar em locais inadequados

Essa dica é, principalmente, para os viajantes corporativos iniciantes. Trabalhar no saguão do aeroporto, ou ler um relatório no táxi pode até otimizar o tempo de viajantes mais experientes, mas às vezes, dependendo do perfil do colaborador, essas tarefas podem gerar um cansaço mental extra e desnecessário, prejudicando sua missão.

Então, em vez de correr risco, aproveite os tempos de espera e deslocamento para recarregar as energias e se concentrar para as tarefas da viagem.

Otimizar o tempo de deslocamento

Muitas vezes, o barato pode acabar saindo caro, seja aquela passagem aérea com várias conexões ou o hotel mais em conta, mas que fica a dezenas de quilômetros da área de trabalho do viajante corporativo. Então, para manter a produtividade em alta, nada melhor do que otimizar o tempo de deslocamento de algumas formas, tais como:

  • escolher voos diretos ou com poucas conexões;
  • reservar um hotel que esteja mais próximo do local de deslocamento do viajante;
  • ter um meio de transporte à disposição, seja um carro alugado ou aplicativos que permitem chamar transporte a qualquer hora.

Ter o cuidado de ser pontual

Produtividade é sinônimo de pontualidade, de entrega de resultados dentro do cronograma. E se tem algo que afeta essa característica num colaborador que está em uma viagem corporativa são os atrasos.

É importante frisar que imprevistos acontecem e não devem ser encarados como um problema tão grave, supondo que a viagem já esteja planejada levando-se em consideração alguns riscos como atrasos e cancelamentos de voos, por exemplo. Mas perder tempo sem justificativa não é uma boa opção.

Então a última dica é bem simples: tentar seguir o horário da agenda. Isso se traduz em chegar adiantado ao aeroporto e manter o despertador ou notificações sonoras funcionando para lembrar os compromissos.

Todas essas dicas devem ser levadas a sérios na hora de manter a produtividade em uma viagem corporativa. Lembre-se de sempre priorizar o cumprimento da missão, mas também levando em conta a segurança e o bem-estar do viajante.

Se você ficou com dúvidas sobre esse tema ou está inseguro quanto ao planejamento das viagens corporativas de sua empresa, entre em contato com a Tour House. Além de várias dicas, também temos uma equipe personalizada para te orientar no passo a passo. Até a próxima!

 

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