Viagem corporativa: o diferencial de contar com uma secretária executiva

As viagens corporativas são um investimento cada vez mais comum em empresas de vários portes. Enviar funcionários para outros locais para participar de eventos importantes, encontrar fornecedores ou fechar acordos com clientes aumenta as perspectivas da empresa, seus contatos e sua visibilidade no mercado.

E a importante função de planejar e organizar essas viagens está sendo cada vez mais uma responsabilidade da secretária executiva. Ela auxilia desde o planejamento da política de viagens até a análise dos relatórios de viagem. Sua função principal é garantir que os interesses da empresa estejam alinhados ao conforto e segurança do funcionário.

A secretária pode ser a principal responsável pela organização ou uma assistente, mas sempre deve estar presente para fazer pesquisas, entrar em contato com fornecedores e clientes e tomar decisões relativas à viagem.

Veja como a secretária executiva pode ajudar a planejar, organizar e executar uma boa viagem corporativa.

Um planejamento mais eficiente

A secretária executiva pode auxiliar ou comandar o planejamento da viagem observando alguns pontos cruciais que podem ser esquecidos ou perdidos quando levamos em conta apenas a política de viagens. Por exemplo, ela faz primeiro uma análise para decidir se a viagem é ou não relevante para a empresa, compreendendo seus objetivos e estabelecendo um período para que ela ocorra.

Muitos detalhes ficam aos cuidados da secretária, como a preferência do viajante pelo assento no avião, se ele precisará de um carro alugado, se ele precisa de recepção no aeroporto etc.

Também é função da secretária observar os horários e compromissos do viajante para programar os melhores horários para a chegada e volta. Isso pode ser feito com ajuda da tecnologia: uma agenda compartilhada entre os funcionários viajantes e a secretária é um método fácil e prático de organizar melhor os compromissos dos funcionários.

Pesquisas certeiras

Outra função que pode ser atribuída para a secretária é a de fazer todas as pesquisas relativas à viagem: fornecedores, preços, melhores condições e estratégias para economizar. Fazendo as pesquisas do jeito certo, ela pode garantir os serviços com o melhor custo-benefício, para que o funcionário viajante tenha uma viagem confortável e a empresa não tenha prejuízos.

A dica é pesquisar e negociar com os fornecedores e parceiros, anotando e arquivando essas negociações para utilizar nas próximas viagens, o que economiza tempo e também cria um bom relacionamento com os fornecedores.

Essas pesquisas também podem levar a secretária executiva a ser de grande ajuda no planejamento da política de viagens. Ela pode pesquisar quais são os melhores horários para viajar, em quais dias da semana os preços são menores, com quanto tempo de antecedência é melhor comprar a passagem aérea, qual grupo hoteleiro traz mais vantagens para os funcionários hospedados. Essas informações podem todas ser registradas na política, que será um padrão para todas as viagens realizadas pela empresa.

Organização contínua

Organização é sinônimo de eficiência e produtividade. Uma secretária que organiza as viagens corporativas de uma empresa pode garantir que elas sejam planejadas com a maior antecedência possível, sempre estando em contato com possíveis clientes e fornecedores de outros lugares, estando presente em reuniões, mantendo um calendário de eventos relevantes para a área da empresa no mercado de trabalho.

Além disso, é importante manter um cronograma de viagens, capaz de prever quais serão os deslocamentos necessários para o ano, que permita que a empresa saiba o que fazer caso haja algum imprevisto e seja necessário cancelar, remarcar a viagem ou mesmo escolher outro funcionário para fazê-la.

Auxílio geral

A secretária executiva tem como tarefa principal auxiliar no que for necessário na parte administrativa da empresa. Não seria diferente com as viagens corporativas: ter uma secretária é uma função estratégica para que todas as tarefas sejam cumpridas e delegadas de maneira que a viagem seja segura e produtiva. Essas são algumas funções em que a secretária executiva pode auxiliar:

Implementar novas tecnologias, como check-in por telefone ou e-mail;
Comunicar aos funcionários sobre a política de viagens;
Informar aos viajantes sobre os detalhes da viagem;
Contratar um seguro viagem;
Introduzir procedimentos internos que facilitem na organização das viagens;
Conferir os documentos necessários junto com o viajante;
Auxiliar o funcionário viajante a produzir e entregar a tempo o relatório de viagem;
Controlar e acompanhar os custos da viagem, descobrindo o que pode ser economizado.

Por isso, ter uma secretária executiva como gestora das viagens corporativas é uma maneira de facilitar o planejamento. Ela sabe manter a organização da empresa e equilibrar as necessidades corporativas com as necessidades do funcionário, adicionando o que for preciso e cortando o desnecessário enquanto negocia com clientes e fornecedores a melhor maneira de realizar a viagem.

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