Como economizar no planejamento das viagens de empresas?

Fazer a gestão dos custos de uma viagem corporativa pode ser um grande desafio para as empresas. Mas é preciso saber administrar o planejamento, já que as viagens de empresas têm um papel essencial na conquista de um novo mercado, na busca por potenciais clientes e no estímulo ao engajamento da equipe.

Segundo a Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev), entre 60% e 70% das viagens domésticas no Brasil são feitas a serviço de empresas, sendo o restante motivadas pelo lazer. Trata-se de um mercado em franca expansão e, diante disso, é preciso saber desviar das armadilhas para fazer bons negócios.

A redução de custos é, frequentemente, um dos temas mais abordados no meio corporativo. Quando o assunto é as viagens de empresas não é diferente. Planejar os gastos é uma missão fundamental, mas os gestores de viagem corporativa tem grandes dificuldades em controlar os gastos dos colaboradores.

Um dos principais problemas diz respeito à falta de controle dos gastos no pós-viagem. Imagine trabalhar reunindo os comprovantes de pagamento e notas fiscais de reuniões, corridas de táxi, hospedagem no hotel, entre outros gastos que surgem no decorrer das viagens de empresas.

Juntar notas, preencher formulários e entregar relatórios não é o tipo de atividade que agrega valor ao dia a dia da empresa, mas é uma medida essencial para a prestação de contas no pós viagem e avaliação do cumprimento ou não do planejamento de gastos inicial.

Como prezar pela redução de custos nas viagens de empresas?

Existem diversas formas de otimizar o orçamento das viagens corporativas. Mas tudo começa pelo planejamento. Vale se atentar a cada detalhe, pesquisando os hotéis com maior custo benefício, a melhor alternativa de transporte no país vizinho (vale mais alugar um carro ou aproveitar serviços de transporte compartilhado?) e as melhores condições para a compra de passagens aéreas.

Sobre os bilhetes, é importante se atentar para todas as especificações da compra, evitando taxas com reemissão, multas e reagendamento do voo. Uma desatenção na hora do embarque pode ser fatal e acabar colocando em risco não só a execução da viagem como os objetivos da empresa a partir do deslocamento.

De forma geral, a tecnologia vem se transformando em uma grande aliada das empresas e dos gestores de viagem corporativa. Softwares e plataformas de gestão se adaptam facilmente ao planejamento das empresas, otimizando uma série de processos em busca da redução dos gastos. Os aplicativos configuram soluções simples e fáceis para auxiliar na busca pelo melhor preço, além de automatizar o controle das despesas.

Assim, o registro dos gastos é computado automaticamente através dos softwares, o que agiliza a conferência posterior à viagem quando não permite o acompanhamento em tempo real de todos os gastos realizados. Além de otimizar a gestão, as plataformas podem proporcionar ofertas únicas ao usuário, que destoam de outras cobranças feitas no mercado.

Com relação aos bilhetes aéreos, aplicativos disponíveis em celulares e computadores permitem a pesquisa de preço, a compra dos bilhetes, o agendamento do embarque e até mesmo o check-in antecipado, proporcionando maior conforto e praticidade ao viajante, que chega ao aeroporto com todos os detalhes para o embarque resolvidos.

Para as empresas que ainda não têm tanta afinidade com as plataformas digitais na gestão das viagens, é fundamental contar com o suporte de agências especializadas para garantir o cumprimento de todo o planejamento da viagem e otimizar os processos visando a redução dos custos.

Viagens de negócios são cada vez mais necessárias e fundamentais para garantir o sucesso, cumprir estratégias e estabelecer políticas internas das empresas. E, ciente disso, a Tour House oferece assistência especializada para organizar viagens de empresas com o desafio de combinar a economia com a excelência dos serviços.