7 dicas para planejar uma viagem corporativa para os funcionários

Realizar uma viagem corporativa funciona como ótima oportunidade para expandir relações, manter contato com fornecedores externos e alavancar seu negócio. No entanto, como qualquer viagem, é preciso um bom planejamento para que tudo ocorra bem.

Antes de mais nada, é importante ter cautela ao optar por esse tipo de deslocamento a fim de evitar prejuízos. Verifique se a viagem é realmente necessária ou pode ser substituída por uma conferência online, contato telefônico, entre outros meios tecnológicos disponíveis que são mais econômicos.

Já estudou todas opções e a viagem é realmente tudo o que a empresa precisa no momento? Então preste atenção em 7 dicas que vão te ajudar a organizar e fazer essa experiência ser produtiva para a empresa, com a colaboração de toda a equipe.

1. Pesquise com antecedência

Se a lazer, uma viagem de última hora pode causar dor de cabeça, imagine no universo corporativo com tantas demandas a serem tratadas? Evite problemas futuros se organizando.

Busque com antecedência passagens e reservas de hotéis para fugir da inflação, o valor tende a aumentar quando a reserva é feita em datas próximas. Além dessa tática, aplicativos que comparam preços de diversas companhias aéreas, podem te ajudar na hora da pesquisa. Opte por uma escolha econômica, mas de boa qualidade aos funcionários viajantes.

Pesquisar antecipadamente também previne eventuais cancelamentos imprevistos de voos, o que pode bagunçar todo o seu cronograma.

2. Tente negociar com os fornecedores

Viagens a trabalho costumam ser realizadas com frequência. Tendo isso em vista, vale a pena negociar com os fornecedores de serviço vantagens como forma de pagamento diferenciada, descontos, benefícios especiais aos funcionários, entre outros. Sendo fiel a uma só empresa, fica mais fácil de negociar essas condições e obter um voo e/ou estadia mais favoráveis e econômicos.

3. Planeje em conjunto

É importante haver um equilíbrio entre o orçamento da empresa e as necessidades de toda equipe que vai decolar.

Antecipadamente, selecione quantos servidores poderão ser escalados para a viagem e passe a eles qual será o destino,as datas, como será feito o deslocamento até o aeroporto, compra das passagens e reversa do hotel.

Durante a viagem, o que vai ser por conta da empresa ou de responsabilidade do funcionário? Quais o valor limite para gastos? Questões como essas devem ocorrer de acordo com a política de viagem corporativa de sua empresa respeitando a legislação trabalhista. Certifique-se de que as regras estão bem claras a todos os funcionários. Fornecer um material explicativo pode ser uma boa ideia.

3. Oriente a equipe para maior produtividade

Pode acontecer do funcionário confundir o propósito da viagem corporativa com um passeio a turismo, ainda mais no caso de ser sua primeira experiência. A propósito de evitar esse problema, é importante definir qual serão suas funções e tarefas durante a visita. Determine que ele assuma uma postura profissional, deixando os passeios apenas para o tempo livre.

4. Exija relatórios de viagem

É essencial que os registros dos dias fora sejam bem detalhados e organizados, para que a empresa tenha uma noção mais ampla da eficácia das viagens corporativas. Tendo tudo anotado, será mais fácil analisar e otimizar os resultados assim como se livrar de gastos excessivos das próximas vezes.

5. Tenha a tecnologia como aliada

Atualmente, aparelhos eletrônicos funcionam como uma extensão de nosso corpo. O uso das plataformas digitais podem fazer com que os viajantes tenham maior praticidade em diversos aspectos, como geolocalização (utilizando o GPS do seu smartphone), reservas em hotéis, comunicação com a equipe da sede por meio de chats online, entre outros.

Caso seja possível, é importante que a companhia forneça aos colaboradores aparelhos eletrônicos necessários de qualidade para uso empresarial.

6. Preste atenção nos concorrentes

Observar como a concorrência lida com as viagens pode servir de aprendizado para a política de sua própria empresa. Aprender com métodos eficientes ou falhas de terceiros é sempre válido e pode te ajudar a consertar erros ou servir de inspiração para novas ideias.

7. Escolha uma boa agência especializada

Empresas especializadas em viagens corporativas podem ser muito úteis e facilitar seu planejamento. Isso porque elas já possuem conhecimento das etapas desse tipo de viagem e te ajudam a economizar.

 

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