Controle os gastos de suas viagens corporativas

Cada vez mais, as empresas estão se dando conta que as viagens corporativas devem seguir uma política de viagem bem definida e planejada. Afinal, ainda que essenciais para o desenvolvimento do negócio, elas também são custosas – e toda economia pode tornar a estratégia ainda mais assertiva.

E não pense que esse isso é novidade no setor: empreendedores já se deram conta que planejar, é a grande solução para prosperar com agilidade, comodidade e economia.

Por isso, neste post vamos trabalhar algumas dicas sobre como controlar os gastos em suas viagens corporativas e gerar, consequentemente, um controle melhor da sua política de viagem. Confira!

A importância da política de viagem

Essencialmente, a confecção de uma política de viagem permite que a sua empresa estabeleça parâmetros que devem ser seguidos por todos, visando as principais qualidades que você busca em cada viagem, como:

  • Comodidade aos viajantes corporativos;
  • Economia de custos para a empresa;
  • Otimização nos processos;
  • Regras de organização.

E tudo que envolva uma reserva de viagens corporativas. Agora, para controlar os gastos, recomendamos seguir algumas das seguintes dicas:

Defina, objetivamente, as diretrizes de todo o processo

A diretriz básica deve fazer parte da sua política de viagens, de maneira que os colaboradores saibam como solicitá-la, quais tipos de hotéis reservar e a prestação de contas e reembolsos, entre outros aspectos.

Neste ponto, convém analisar todas as viagens realizadas, até aqui, e estruturar todo o fluxo de viagens para que não falte nenhum item em sua política – algo que pode ajudar a economizar ainda mais em todas as etapas, inclusive.

Por isso, reúna-se com a sua equipe e quem já viajou pela sua empresa diversas vezes para observar padrões em comum e, inclusive, aspectos que podem ajudar a controlar os gastos em viagens futuras.

Aponte o que a empresa cobre de custos

Para economizar com eficiência, vale deixar claro o que a empresa cobre, em uma viagem, e o que sairá do bolso do colaborador. E isso pode variar desde a quantidade de telefonemas feitos do hotel ao uso de internet e o consumo de bebidas do frigobar, entre outros.

Com isso, evita-se o desperdício com gastos desnecessários para a empresa, mas é importante também cobrir o viajante corporativo de maneira que ele não tenha prejuízos em uma viagem. Afinal, ele está embarcando em nome da sua companhia.

O importante, nesse aspecto, é manter um equilíbrio entre o controle de gastos e a conveniência e comodidade dos seus viajantes corporativos.

Elabore um sistema de comprovação dos gastos

Pode ser nota fiscal, recibos… Tudo aquilo que comprove o que foi gasto, durante a viagem, e que a empresa vai e se compromete a reembolsar por meio de uma diretriz básica.

A medida serve de segurança para as empresas, mas também ajuda o colaborador a reaver o seu dinheiro gasto no tempo em que passou fora. Assim, o fluxo funciona de maneira mais agilizado e harmonioso, sem imprevistos para nenhuma parte envolvida.

Principalmente, quando se tem já bem definidos os custos cobertos pela empresa, o que evita também surpresas desagradáveis.

Vale, inclusive, dispor de um auxílio profissional em cada uma das etapas envolvidas na confecção da política de viagem, bem como em sua organização cotidiana.

Esse é o trabalho de agências de viagens corporativas, que tornam a política de viagem em uma bússola da qual a sua empresa inteira pode seguir e tornar a rotina de viagens corporativas mais dinâmica, segura (para todos) e facilitada por quem conhece a fundo o mercado.

Sem falar que são empresas amparadas por diversas ferramentas tecnológicas que ajudam a fazer da economia um verdadeiro norte para a conquista dos seus objetivos — e não apenas no controle dos gastos!

Mais economia em sua política de viagem

E então, com o que vimos aqui deu para ter uma boa percepção do quanto é importante contar com um bom auxílio tecnológico e profissional para dispor de economia em sua política de viagem?

 

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