3 dicas de como construir um diretório de hotéis para sua empresa

Um diretório de hotéis é essencial para o planejamento de viagens corporativas. É com ele que garantimos fornecedores alinhados com as demandas e necessidades da empresa ao mesmo tempo que asseguramos uma experiência de viagem compatível com o perfil do público viajante. Mas você sabe exatamente o que são diretórios de hotéis? Sabe de que forma eles podem garantir mais organização e eficiência nas atividades que envolvem viagens corporativas?

Neste artigo, vamos apresentar o que são diretórios de hotéis e quais os passos necessários para construir esse material crucial para a sua empresa. Quer saber mais? Então continue a leitura!

O que é um diretório de hotéis e qual a importância para a empresa?

Um diretório de hotéis nada mais é do que uma listagem com o portfólio de fornecedores de hotelaria definidos pelos gestores ou equipe de viagens de uma empresa. Geralmente este diretório (portfólio) de hotéis, é preparado seguindo algumas diretrizes que envolvem a negociação financeira (como por exemplo a negociação de tarifas junto a essas propriedades) e a aderência às necessidades dos viajantes (como a definição por localização, por hierarquia, por perfil de cada viajantes etc.).

A importância do diretório de hotéis é evitar uma pulverização muito grande em relação ao número de fornecedores envolvidos na rotina de viagens da companhia. Sendo assim, cabe à equipe de gerenciamento de viagens ou os responsáveis pelas compras, construírem um diretório de hotéis para a população corporativa contendo uma lista de propriedades que os viajantes em missões profissionais devem utilizar ou dar preferência, enquanto definem suas viagens.

Quais são os benefícios da criação de um diretório de hotéis?

Uma vez criado o portfólio alguns benefícios concretos podem ser observados. O primeiro é a negociação financeira, ou seja, são as condições comerciais que aquelas propriedades podem devolver para sua companhia, tendo em vista uma frequência de uso maior, chamada de estratégia de fidelização. Quando existe uma pulverização de fornecedores a empresa acaba perdendo o poder de “barganha” com os hotéis. Então, uma vez definida uma carteira mais limitada de opções e concentrando um volume de uso maior, conforme o relacionamento avança, mais força e autonomia de negociação se obtém junto a essa lista restrita de fornecedores.

Isso ocorre pois o fornecedor sabe o seu potencial de consumo e tem interesse em poder manter uma previsibilidade de receitas maior no longo prazo. Outra vantagem de um diretório é a criação de vínculo com essas propriedades. A frequência de uso permite que a população corporativa desenvolva laços com os gestores e prestadores de serviços do hotel, o que acaba contribuindo para tornar as viagens muito mais proveitosas em termos de experiência e até mesmo networking. Esse relacionamento também proporciona benefícios típicos de relacionamentos fidelizados com bônus, ofertas, brindes e mimos que se transformam em diferenciais para ambos, fornecedores e viajantes.

Quais são as 3 dicas para construir um diretório de hotéis?

1 – Avalie as necessidade de trabalho e os serviços ofertados

Para definir uma listagem de fornecedores, o ponto de partida deve ser a realidade do público viajante da empresa. Sendo assim, tenha bem claro qual a finalidade das viagens, qual a rotina de trabalho a ser executada em cada localidade, qual o perfil do usuário, a frequência de uso e demais características importantes que servirão de base para avaliação das opções disponíveis. A participação de todos os envolvidos nessa etapa é crucial para entender a realidade do que é realmente demandado e formular uma sólida política de viagens. Portanto, dedique-se em avaliar os cenários de trabalho e as exigências que cada situação impõe.

Por exemplo, se em uma cidade a empresa tem uma fábrica e o pessoal de manutenção precisa lidar de forma urgente uma parada de máquinas, o que é preciso para atender esses viajantes? O hotel tem que ficar próximo da fábrica? Quais as opções disponíveis nessa cidade que estão a uma pequena distância do local de trabalho dos funcionários? Enfim, estabeleça critérios de corte conforme os parâmetros de trabalho, o tipo de serviço ofertado, contrabalanceando as opções de acordo com as condições comerciais de tarifa, prazo de pagamento etc.

2 – Não faça do preço o item de avaliação mais importante

Um dos grandes desafios na preparação de um diretório de hotéis é não considerar apenas o requisito preço na definição dos que farão parte do diretório. Tomar como base de escolha única e exclusivamente o preço do fornecedor resulta em baixa aderência e um nível de insatisfação muito alto.

Por isso, é necessário sempre fazer um mix claro de negociação financeira. Analise as condições comerciais de tarifa, pagamento e prazos, mas também olhe para a experiência do viajante. Lembre-se sempre de balancear as suas necessidades com as questões financeiras pertinentes, levando em conta outros aspectos como qualidade do serviço, perfil dos usuários, localização etc.

3 – Envolva pessoas e parceiros chave nas decisões

Sempre que possível opte por envolver parceiros chave nessa construção. As agências de viagem, por exemplo, podem contribuir com as suas opiniões baseadas no grande volume de transações que possuem e nos feedbacks que recebem de outros gestores. Internamente na empresa, procure sempre envolver em suas definições pessoas que efetivamente viajam e podem passar dicas sobre localidades, experiências e outras observações relevantes, como: o diretor de vendas, alguém da área de treinamentos, do setor comercial, dentre outros funcionários.

Como a Tour House pode ajudar a sua empresa nessa atividade?

A Tour House mobiliza tanto a sua área de relacionamento com fornecedores (Supply relations) quanto à comercial e os seus executivos, para juntos prestarem um trabalho de suporte completo aos gestores de viagens de corporativas, compradores e a população de corporações em geral. Atuamos em todas as frentes, desde a negociação em relação à escolha de portfólio e o acompanhamento de pesquisas que definirão o diretório de hotel final.

Sendo assim, uma vez que a companhia repassa essa necessidade de construção de um diretório de hotéis, a Tour House assume todo o processo, preparando uma série de testes, levantando relatórios sobre o histórico de consumo, e identificando indicadores chave de análise como diárias médias, diárias potenciais, NPS, e perdas por destino, além de participar e liderar as negociações com os hotéis.

É importante destacar que todo esse trabalho de análise, organização e definição é realizado de maneira conjunta com o cliente, tendo em vista sempre os seus interesses, necessidades e as características de consumo da sua população. Por fim, essas informações servirão como base para a definição, junto com a companhia, sobre quais serão as propriedades que farão parte do portfólio.

Gostou do artigo? Já conseguiu assimilar como um diretório de hotéis é capaz de influenciar na qualidade das suas viagens corporativas? Se ainda existir alguma dúvida sobre a melhor maneira de construir o seu diretório, entre em contato conosco agora mesmo. Temos um time de especialistas prontos para atendê-lo da melhor maneira e sanar todas as suas dúvidas.