Sistema de viagens corporativas: economia e praticidade

Adotar um sistema de viagens corporativas é um verdadeiro divisor de águas em economia e praticidade. De fato, são muitas informações envolvidas neste tipo de deslocamento e é necessário o acompanhamento de forma confiável e atualizada dos dados para gerar estratégias cada vez mais vantajosas e personalizadas conforme os objetivos da empresa.

Mas para obter todas as vantagens trazidas pela tecnologia, o gestor precisa conhecer as funcionalidades deste tipo de serviço e usá-lo de maneira eficiente conforme as falhas e as principais necessidades identificadas nas operações. Por este motivo, preparamos o artigo a seguir com informações detalhadas sobre como usar um sistema de viagens corporativas e suas principais vantagens.

Acompanhe:

Entenda o uso da tecnologia no setor de viagens

Hoje em dia, a tecnologia se tornou indispensável para otimizar diversos tipos de serviços, mas quando se trata do setor de viagens, a questão é ainda mais determinante. Isso porque transmitir informações em tempo real, fazer pesquisas otimizadas e se conectar com diferentes pontos do mundo representam formas de reduzir custos e melhorar a experiência do colaborador em deslocamento.

Vale destacar que investir em um sistema de gestão de viagens corporativas para empresas que realmente lidam com esta demanda na rotina de trabalho traz muitos benefícios. Afinal de contas, com ele é possível garantir mais automação, concluir tarefas burocráticas com agilidade, aumentar a produtividade e eficiência, reduzir a quantidade de falhas, criar um padrão de qualidade e melhorar a capacidade de negociação.

Sem contar que com o acompanhamento de todos os dados atualizados, fica mais simples criar estratégias personalizadas, entender quais gastos podem ser cortados sem comprometer o andamento do trabalho, criar um sistema eficiente de suporte aos colaboradores, entender quais pontos devem ser melhorados e transmitir mais confiança aos potenciais clientes e parceiros.

Veja como funciona o sistema de viagens corporativas

Diante de tantos benefícios, você deve estar curioso sobre como funciona o sistema de viagens corporativos, não é mesmo? Quem lida com gestão deste tipo de deslocamento, conhece os principais desafios relacionados e busca frequentemente por soluções que realmente se encaixem com os problemas, na prática. Trata-se de usar a tecnologia ao seu favor para ter muito mais eficiência, agilidade e resultados alinhados com os objetivos da empresa com as viagens corporativas.

Isso significa otimizar todas as etapas relacionadas, como controlar o andamento das viagens, definir prazos, fazer planejamentos, organizar orçamentos, delimitar gastos, reservar passagens, agendar refeições, serviços de transportes, reservas de hotéis e planos de emergência para qualquer tipo de imprevisto que possa surgir de acordo com a natureza da viagem.

Cada detalhe gira em torno digitalizar as operações em todas suas frentes, com destaque especial ao gerenciamento de despesas, que costuma ser uma questão complexa quando não existe acompanhamento específico. Além dos pontos citados acima, veja a seguir outras formas de usar o sistema de viagens corporativas:

• integração com outras plataformas essenciais para criar a estrutura do viajante;
• emissão de pedido de reembolso pelo sistema;
• acompanhamento em tempo real dos deslocamentos feitos pelos colaboradores;
• envio de comprovantes e despesas pelo celular que evitam confusões de dados e possíveis fraudes de pedidos de reembolso;
• aprovação de gastos e liberação de reembolso;
• categorização automática de despesas;
• acesso rápido ao sistema a partir de diferentes tipos de dispositivos.

Informações centralizadas

Diante de tantas informações geradas pelas viagens corporativas, não faz mais sentido perder tempo, por exemplo, buscando dados de uma despesa para gerar o reembolso. Com tudo anexado ao sistema de gestão de viagens, é possível encontrar os dados imediatamente e fazer uma espécie de monitoramento estratégico para criar planejamentos da área.

Isso porque o próprio sistema cria relatórios de gerenciamento completos com foco em trazer clareza ao gestor. Com base neste histórico de erros e acertos em conjunto com a experiência de feedback relatada pelo próprio colaborador, o trabalho se torna extremamente personalizado e os investimentos em deslocamentos certeiros sem comparecer em compromissos que geram mais despesa do que retorno em negociações.

Desbancar a concorrência

Outra questão muito interessante relacionada ao sistema de viagens corporativas é o auxílio na construção da imagem positiva da empresa no mercado. Quando um colaborador está em conversa com um potencial cliente ou parceiro na viagem e a dinâmica demonstra desorganização na liberação de valores para pagamentos de refeições, por exemplo, já é possível identificar desorganização.

Agora, quando tudo está devidamente alinhado e acompanhado de perto para oferecer a maior autonomia ao colaborador em relação às despesas, tomar suas próprias decisões na política de viagens e das instruções recebidas no planejamento e do conhecimento diante dos objetivos do deslocamento. Ou seja, com cada peça bem encaixada, o gestor entende melhor a concorrência e as brechas deixadas no mercado.

Procure por uma empresa experiente no mercado

O grande segredo na hora de encontrar o melhor sistema de viagens é procurar por uma empresa experiente no mercado de gestão de viagens corporativas e tenha tecnologias eficientes. A Tour House, por exemplo, é uma referência no setor e uma série de soluções personalizadas com foco em gerenciar as viagens 100% online e com qualquer dispositivo cadastrado.

É possível destacar, aqui, a ferramenta ITM Travel em que os gestores podem controlar despesas, determinar o andamento de fluxos de aprovação e oferecer a autonomia que os colaboradores precisam para melhorar o seu desempenho. Além disso, como forma de ter mais conexão entre viajantes e gestores, tudo é pensado como uma estratégia de comunicação completa na qual as informações ficam registradas na tela do smartphone.

O TH Intelligence também traz soluções muito eficientes oferecidas pela Tour House. Ele significa Business Intelligence e foi especialmente desenvolvido pela empresa com um compilado de Big Data e Smart Data com a intenção de gerenciar viagens e eventos corporativos. Vale destacar, inclusive, que este recurso pode ser acessado de forma online e off-line em três idiomas, em desktop, com visão interativa e pesquisa inteligente.

Agora você já sabe como funciona o sistema de viagens corporativas e as suas principais funções de gerenciamento. Contar com este tipo de tecnologia impulsiona os resultados dos colaboradores e facilita o andamento dos trabalhos dos gestores de diferentes formas. Porém, realmente, o maior destaque fica por conta da possibilidade de oferecer suporte personalizado nos deslocamentos e reduzir custos sem impactar na qualidade da experiência.

Gostou das informações do artigo? Então aproveite e entre agora mesmo em contato com a Tour House para receber soluções personalizadas em plataformas de gerenciamento de viagens.