O que levar em consideração na política de viagens corporativas?

Enquanto as viagens corporativas são promessas de novas receitas para o seu negócio, as despesas no fim do mês podem fazer empreendedores reavaliarem a relevância de uma longa (ou mesmo curta) viagem para fechar um novo contrato.

Acontece que é possível fazer dessa rotina de embarques e desembarques um segmento muito rentável e promissor da sua empresa, bastando criar uma responsável gestão de viagens corporativa.

Quer saber como fazer isso e os resultados de investir nessa tendência? Confira, neste post!

Tenha ajuda na hora de reduzir custos

Contar com uma gestão de viagens corporativa responsável doutrina a sua equipe a encontrar as melhores condições possíveis. Sem falar que, quando bem planejada, permite a antecipação na compra de passagens aéreas — uma condição interessante para conquistar preços vantajosos.

Além disso, um planejamento orçamentário ajuda a criar um teto de despesas, o que faz diferença na hora de definir o padrão de viagens, o tipo de hospedagem, o montante para alimentação e o cálculo de outras despesas que tornam o gerenciamento muito mais equilibrado e econômico.

Torne as viagens corporativas mais seguras

Seguras, porque o planejamento ajuda a reduzir qualquer tipo de imprevisto, como reservas canceladas ou serviços esgotados que não foram adquiridos com antecedência.

E, para o profissional que se desloca de sua cidade para outra — ou mesmo outro país –, é importante contar com esse respaldo que o incentiva a buscar os melhores resultados possíveis em sua viagem corporativa.

Isso se traduz em passagens e serviços adquiridos com antecedência — e suas devidas confirmações nos dias anteriores à viagem, por parte de sua equipe de gestão –, no reembolso ágil de valores e em detalhes que ajudam a tornar essas viagens cansativas em algo mais relaxante.

Padronize os procedimentos de sua empresa

Investir em uma gestão de viagens corporativas faz com que a sua empresa siga um padrão, um nível de excelência como em qualquer outro setor da companhia.

Consequentemente, seguir esse padrão torna a rotina mais dinâmica e agilizada, sem falar que ocorrem menos erros nos processos. Isso faz com que ocorram também menos problemas antes, durante e após a viagem — ou mesmo que eles possam ser solucionados rapidamente.

Busque uma análise profunda das viagens realizadas

Logicamente, uma viagem corporativa tem um objetivo definido: pode ser ampliar o alcance da marca, vender mais, prospectar novos clientes, entre outros. Independentemente do motivo, uma gestão de viagens corporativas faz com que os dados de cada viagem sirvam de base para análises.

Entre elas, se a quantidade de viagens está garantindo o retorno minimamente esperado para valer a pena o seu investimento. Pois, com os indicadores de gastos e custos de um lado e os resultados obtidos de outro, a matemática é simplificada.

É fácil, portanto, identificar quando as viagens corporativas são essenciais, no desenvolvimento de uma empresa, e quando elas podem ser replanejadas ou padronizadas de outra maneira para se manterem relevantes no dia a dia do seu negócio!

Otimize os relatórios de despesas em viagens corporativas

O processo eficiente de gestão de viagens corporativas auxilia na forma como as informações das viagens são organizadas. Com isso, os relatórios de despesas passam a ser otimizados para acompanhar e controlar os gastos dos colaboradores durante o deslocamento das viagens e também em relação às etapas de contratação de serviços antes do embarque.

Uma das principais vantagens, neste caso, é que um bom relatório de despesas permite garantir que os gastos no deslocamento estejam dentro do que foi estipulado inicialmente e identificar possíveis problemas ou oportunidades de economizar em próximas experiências.

Sem contar que um relatório de despesas baseado em levantamentos de dados atualizados com frequência facilita a realização do reembolso quando necessário e a preparação de relatórios financeiros mais precisos em todos os setores relacionados.

Crie um workflow eficiente

A criação de um workflow eficiente consiste em estabelecer uma sequência lógica de tarefas e atividades que visam otimizar o desempenho de uma equipe em viagem corporativa. Ele precisa ser claro, fácil de seguir e permitir a execução de tarefas com o mínimo de esforço e tempo possível.

Para isso, a gestão de viagens corporativa permite ter uma perspectiva mais ampla do que é necessário para alcançar os objetivos descritos no planejamento, oferecer uma excelente experiência aos colaboradores e ainda reduzir custos sem perder em qualidade.

O primeiro passo, aqui, é identificar quais são as atividades necessárias, estabelecer responsabilidade para cada uma das tarefas, usar ferramentas tecnológicas para automatizar tarefas repetitivas, definir objetivos claros em cada etapa do workflow e monitorar regularmente o desempenho para trazer melhorias com base nesta análise. Lembre-se de que o objetivo é tornar o processo de trabalho o mais eficiente e produtivo possível, a fim de alcançar os objetivos da empresa ou equipe de maneira mais eficaz.

Contrate um seguro de viagem personalizado

Contratar um seguro de viagem pode oferecer tranquilidade e segurança à empresa e aos seus funcionários, permitindo que eles se concentrem na viagem de negócios sem se preocupar com eventuais problemas ou imprevistos. E, diante disso, uma boa gestão de viagens corporativa é uma aliada e tanto no momento de contratar um seguro de viagem personalizado torna mais clara quais são as necessidades da empresa.

Sem contar que abre caminho para negociar melhores valores com os prestadores de serviços conforme o que realmente vai fazer sentido nas coberturas previstas no seguro. Dentro de um plano personalizado, os colaboradores também se sentem mais confiantes nas decisões tomadas durante o deslocamento e fortalece o relacionamento entre ambas as partes.

Organize a gestão de viagens corporativas de sua empresa

As possibilidades de negócio para ir além de suas próprias fronteiras têm sido uma constante no perfil geral do empreendedor brasileiro. Por isso, tratar as viagens corporativas como um setor à parte do seu negócio é fundamental para otimizar os gastos e aperfeiçoar toda a logística.

E para que este processo seja facilitado é indispensável contar com a ajuda de uma empresa que tenha experiência e seja considerada referência no mercado com o uso da tecnologia na gestão de viagens corporativas. Uma boa sugestão, neste caso, é a Tour House que tem como foco a capacidade de reinventar o modelo da gestão de viagens corporativa em sua empresa.

A tecnologia, aqui, é usada a favor da experiência dos seus viajantes com uma solução all-in-one para acompanhar as etapas e as despesas em seu dispositivo favorito, como o computador ou o smartphone. Com isso, é possível deixar as planilhas de lado, controlar o orçamento a partir de um poderoso software de gestão e as vantagens da inteligência artificial ao seu alcance.

Agora você já sabe como a gestão de viagem corporativa pode ajudar nos resultados de sua empresa e a necessidade de transformá-la para que cada etapa faça sentido conforme as necessidades do trabalho. Este tipo de conhecimento sobre em quais pontos é preciso concentrar os esforços em conjunto com o uso da tecnologia aplicada por uma empresa especializada em gestão de viagens é capaz de criar a experiência ideal aos colaboradores.

Gostou das informações do artigo? Então entre em contato agora mesmo com a Tour House e veja como revolucionar o modo de gestão de viagens corporativas de sua empresa.