Saiba o que considerar na hora de contratar uma Travel Management Company

Com uma boa gestão de viagens corporativas, é possível não apenas implementar uma política de redução de custos, mas também controlar todos os gastos com os deslocamentos futuros dos colaboradores. Nesse sentido, vale a pena trabalhar com as Travel Management Companies (TMCs).

Mas você sabe o que é uma TMC? Trata-se de uma agência especializada em organizar e gerenciar todo o processo das viagens, desde o orçamento dos serviços necessários até os procedimentos de embarque nos traslados. Logo, traz muitas vantagens para as empresas, especialmente em termos de praticidade e economia.

Para você conhecer melhor essa modalidade de gestão de viagens corporativas (e todos os benefícios que ela oferece), listamos alguns dos principais pontos a considerar na hora de contratar uma prestadora de serviços desse tipo. Continue a leitura e entenda!

O que uma TMC faz?

Uma Travel Management Companies (TMCs) é uma agência para gestão de viagens corporativas que trabalha como um departamento de viagens na sua empresa. Ela fica responsável por negociar preços competitivos dentro do mercado de viagens para que sua empresa tenha as melhores opções.

Entre os serviços oferecidos, está o agendamento de passagens aéreas, transporte e hotéis para os funcionários viajantes, de modo que haja uma boa economia. São as ações necessárias para que o deslocamento ocorra com segurança, conforto e com menos chances de imprevistos.

Além de gerenciar todo o processo de planejamento e a gestão de viagens corporativas, a TMC trabalha com suporte e assistência ao viajante durante o deslocamento. Assim, cuida de questões logísticas relacionadas a mudanças de passagens, cancelamentos e eventuais imprevistos.

Um detalhe importante sobre a TMC é que a gestão de viagens corporativas é trabalhada pensando em reduzir gastos. Dessa maneira, os orçamentos são estabelecidos conforme as políticas da sua empresa, respeitando os limites disponibilizados para os custos necessários.

Como a TMC se diferencia de agências comuns de viagens?

Os diferenciais da TMC são bem estratégicos para a sua empresa. Enquanto agências de viagem tradicionais realizam apenas os serviços de agendamento e oferta de pacotes, uma TMC trabalha para oferecer serviços mais voltados para a gestão de viagens corporativas.

Normalmente, a TMC fica à disposição 24 horas. Esse modelo permite mais segurança ao viajante, que se sente amparado para qualquer necessidade que venha a ter. Há um atendimento personalizado durante toda a viagem assistindo o funcionário em relação às atividades específicas de negócio.

Todo o processo é conduzido por meios de sistemas estratégicos para gestão de viagens corporativas. São plataformas que facilitam a criação de relatórios e o monitoramento de gastos, tornando os processos financeiros mais simples e organizados. Dessa maneira, a TMC reduz riscos da viagem referentes a reservas e perdas de documentos, além de facilitar os processos de reembolso dos profissionais quando necessário.

Do outro lado, uma agência tradicional de viagens costuma oferecer serviços mais voltados para as indicações de lazer e atividades turísticas do local de destino. Não há foco na gestão e otimização das atividades de trabalho do viajante, como é preocupação na TMC.

Qual a importância dessa parceria na gestão de viagens corporativas?

Todo a estratégia de gestão de viagens corporativas ganha uma nova cara com a ajuda da TMC. A seguir, listamos algumas vantagens dessa parceria para a sua empresa.

Garante mais segurança aos viajantes

O colaborador sente mais segurança na viagem para exercer suas obrigações, uma vez que é assistido sobre os horários e as ações necessárias. Além disso, todos os dados e documentos referentes à viagem se mantêm organizados, o que dá mais segurança na criação de relatórios e no controle de orçamentos.

Otimiza os processos mais burocráticos

Como a TMC se responsabiliza por todos os processos burocráticos, o viajante fico despreocupado em relação às suas agendas. A agência se compromete com o agendamento de salas de reunião para negócios, reprogramação das estadias de viagens, reagendamento de passagens. Ainda, repassa informações sobre traslados para os locais de eventos.

Melhora a política de viagens

A preocupação é facilitar a jornada do funcionário, garantindo o cumprimento dos direitos e deveres durante a viagem. Inclusive, a ponte com os gestores se mantém presente. Toda a gestão é feita em conformidade com as políticas de viagens da empresa contratante, otimizando os processos e a gestão dos processos.

Ajuda no controle de gastos e investimentos

A TMC se preocupa com a economia e a manutenção do orçamento proposto pela contratante. A pesquisa de preços e a busca por serviços seguem as instruções da sua empresa, buscando sempre os melhores preços e a otimização da economia no controle de gastos.

Quais as estratégias para manter seu orçamento de viagens sob controle?

Não importa o porte da sua empresa ou a complexidade da sua política de viagens: é extremamente importante reservar um orçamento fixo para os deslocamentos de trabalho.

O valor deve ser definido pensando nas demandas próprias da sua empresa: se sua companhia é de pequeno porte e as viagens se concentram em território nacional, vale investir em plataformas que visam a otimizar os gastos com passagens aéreas e transporte.

Cada empresa é um caso em particular. Cabe ao seu travel manager entender as suas necessidades e, a partir delas, traçar as melhores estratégias de redução de custo. Ele também deve acompanhar o crescimento da empresa e eventuais alterações ou imprevistos que possam acarretar o aumento de gastos na viagem.

Como é a administração da sua política de viagens?

Uma das funções da TMC é reforçar a política de viagens da sua empresa e trabalhar em cima dos termos estabelecidos no seu documento.

Manter uma política de viagens atualizada e que compreenda as necessidades de seus funcionários viajantes em suas diretrizes é uma forma eficaz de manter noção mais apurada da sua gestão, utilizando visões gráficas e periódicas.

Mas como garantir o cumprimento da sua política de viagens? A Tour House, por exemplo, é uma TMC que oferece serviços como o TH Intelligence (BI Tour House). Trata-se de uma plataforma de análises de indicadores na qual é possível ter uma visão mais apurada dos investimentos na gestão de viagens corporativas.

Como é o gerenciamento de controle durante o planejamento e a gestão de viagens corporativas?

Contando com atendimento 24 horas, é possível acompanhar em tempo real as despesas do cartão corporativo, fazer correções e ajustes financeiros imediatos em caso de imprevistos — além da disponibilidade para sanar dúvidas ou encaminhar ajuda necessária (acionando o seguro de viagem), caso necessário.

As TMCs ainda são responsáveis por gerenciar os relatórios sobre os gastos de cada viagem. É importante que as despesas possam ser visualizadas de acordo com tipo, colaborador ou prestador de serviço.

As agências especializadas são interessantes, principalmente, para as pequenas e médias empresas, que podem contar com a estrutura de gestão de uma empresa de grande porte para maximizar o custo-benefício.

Escolha uma TMC que combine com o perfil da sua empresa!

A relação entre empresa e TMC deve ser de confiança e transparência. Por isso, aposte na contratação de uma agência que atenda às necessidades e às expectativas da sua companhia.

As agências especializadas são, em sua essência, consultorias de viagens, focadas principalmente na estratégia e na necessidade de seus clientes. As TMCs permitem que seus clientes tenham a liberdade de planejar, reservar e comprar seus roteiros por meio de uma plataforma online.

Com a assistência de agentes, toda a transação é feita respeitando a política de viagens da sua empresa, sua preferência de fornecedores, além de buscar as melhores tarifas a preços mais econômicos.

Converse com um dos nossos agentes e entenda como a Tour House pode ajudar sua empresa na gestão de viagens corporativas!