Como lidar com overbooking? Veja o que fazer nesse caso

Imagine a cena: você planeja uma viagem importante de negócios, e no último momento descobre que seu voo está superlotado. Trata-se de overbooking, que ocorre quando companhias aéreas vendem mais bilhetes do que assentos disponíveis.

Essa é uma prática comum, mas que pode causar grandes transtornos, especialmente em viagens corporativas. Atrasos em reuniões, prejuízos financeiros e danos à reputação profissional são alguns exemplos.

A boa notícia é que é possível se proteger quando o imprevisto acontece. Então o que fazer nessa situação, tendo a passagem em mãos? Neste artigo, explicamos por que o overbooking ocorre, quais são os direitos do passageiro, e como se prevenir!

O que é overbooking e por que acontece?

Overbooking é o termo usado quando uma companhia aérea vende mais passagens do que o número de assentos disponíveis no avião. Isso acontece porque, historicamente, algumas pessoas não comparecem para embarcar.

Para não decolar com assentos vazios, as empresas aéreas tentam compensar possíveis ausências com reservas extras, um dos motivos das variações de preços nas passagens. No entanto, quando todos os passageiros aparecem, o resultado é a superlotação do voo — e alguém acaba ficando preso em terra.

Embora essa prática seja legal em muitos países (inclusive no Brasil), ela pode causar sérios problemas para os passageiros que aparecem para embarcar e descobrem, no balcão de check-in ou no portão de embarque, que não poderão viajar no voo reservado.

Em viagens corporativas, essa situação é ainda mais delicada, já que atrasos podem comprometer reuniões importantes, eventos estratégicos ou até a imagem da empresa.

Quais são os direitos do passageiro em casos de overbooking?

Antes de embarcar em qualquer viagem corporativa, é preciso entender o que as políticas de overbooking podem acarretar e quais compensações são garantidas por lei. No Brasil, os direitos do passageiro aéreo são protegidos pela ANAC, que é a Agência Nacional de Aviação Civil.

Muitas companhias aéreas oferecem reembolsos, acomodações alternativas ou benefícios para passageiros afetados. Saber dessa informação evita surpresas desagradáveis e ajuda a negociar soluções mais favoráveis diante da superlotação do voo.

Quais compensações as companhias aéreas devem oferecer?

Em caso de overbooking com passageiros sem embarcar, a companhia deve arcar com alguns compromissos. Veja abaixo quais são eles:

• oferecer assistência material (alimentação, hospedagem, transporte);
• propor reacomodação em outro voo, reembolso integral ou execução por outra modalidade de transporte;
• conceder compensações financeiras, que variam conforme o tipo de voo (nacional ou internacional).

Como agir no momento do embarque se for impedido de viajar?

Saber como lidar com overbooking é uma necessidade para empresas cujos colaboradores precisam fazer viagens a negócios. Por isso, além de conhecer seus direitos, também é importante se preparar para situações como essas.

Confira algumas abaixo dicas de como agir diante da impossibilidade de embarcar no seu voo dentro dos parâmetros que você desejava.

Comunique-se com a companhia aérea

Logo que perceber que há um problema de overbooking, vá até o balcão da companhia aérea imediatamente porque o tempo é um fator importante aqui. Explique a sua situação e destaque a necessidade da sua viagem corporativa, ainda mais se ela envolver reuniões importantes ou eventos que não podem ser adiados.

Lembre-se de que solicitar alternativas viáveis e expressar sua disposição para flexibilizar horários pode ajudar a trazer soluções mais rápidas e eficientes.

Explore alternativas de última hora

Não fique preso a um único plano! Em casos de overbooking, o ideal é ter um plano B. Então, pesquise outras opções de voos ou mesmo rotas alternativas que possam atender ao seu cronograma. Algumas companhias aéreas podem oferecer voos com conexões como compensação sem custo adicional.

Além disso, vale a pena verificar a disponibilidade de viagens de metrô ou aluguel de carros, dependendo da distância e urgência da sua agenda. Tenha a mente aberta para diferentes meios de transporte, pois isso ajuda a garantir que você chegue ao seu destino a tempo para seus compromissos, sejam eles empresariais, de lazer, turismo e quaisquer que sejam os seus motivos para viajar.

Documente todos os acontecimentos

Em casos de overbooking, é importante documentar cada interação e compromisso assumido pela companhia aérea: desde a notificação de que seu voo está superlotado até qualquer acordo feito no aeroporto. Guarde e-mails, mensagens de texto, e anote nomes e posições de quem o atendeu.

Essas informações são fundamentais caso você precise reivindicar seus direitos posteriormente ou reportar o incidente para a gestão de viagens da sua empresa.

Prepare-se para futuras ocorrências

Esteja sempre um passo à frente! A experiência de enfrentar um overbooking pode ser estressante, mas serve como uma excelente oportunidade de aprendizado. Para futuras viagens, considere a reserva de voos em horários menos concorridos ou opte por companhias aéreas com políticas de overbooking mais favoráveis.

Outra dica importante é incluir sempre um tempo extra em seu itinerário para o caso de haver imprevistos. Além disso, uma comunicação com sua equipe de gestão de viagens pode ajudar a desenvolver estratégias mais funcionais, como seguros de viagem ou reservas flexíveis, garantindo que situações como essa não prejudiquem seus planos de negócios novamente.

Como uma agência de viagens corporativas pode evitar esse tipo de situação?

A melhor forma de lidar com o overbooking é se antecipar. Empresas que contam com uma agência de viagens corporativas têm uma vantagem estratégica, graças ao monitoramento em tempo real de reservas e voos e suporte imediato em casos de imprevistos.

Além disso, agências especializadas ajudam a identificar voos com menor risco de overbooking e podem reservar passagens com maior prioridade de embarque, além de sugerir opções mais colaborativas para facilitar a viagem. Elas também têm mais facilidade para negociar tarifas e realizam a gestão de reembolsos e créditos.

O overbooking é um desafio real para quem viaja a negócios — mas, com preparo, conhecimento dos seus direitos e apoio de uma agência especializada, é possível minimizar os impactos e garantir o sucesso das suas viagens.

Não deixe que imprevistos atrapalhem o seu desempenho profissional. Conte com a Tour House para criar experiências de viagem mais eficientes para a sua equipe e evite contratempos que gerem prejuízos.