4 dicas sobre como fazer uma boa gestão de viagens corporativas!

Uma boa gestão de viagens corporativas é essencial para qualquer empresa que usa os deslocamentos como estratégia de negócios. Isso porque tudo precisa funcionar de maneira milimetricamente organizada com foco em mensurar resultados, oferecer a melhor experiência aos colaboradores, otimizar processos e reduzir os custos sem perder em qualidade.

Primeiramente, é importante definir os objetivos da empresa com as viagens entender como este tipo de recurso será interessante dentro da dinâmica do trabalho. Ele deve alinhar-se aos valores e metas garantindo que as viagens tragam retorno positivo e ajudem na construção da imagem no mercado.

Quer saber mais? Mostraremos neste artigo 4 dicas de como fazer uma boa gestão de viagens corporativas. Acompanhe abaixo.

1. Elaborar uma boa política de viagens

A política de viagens deve avaliar os critérios para a autorização do deslocamento dos colaboradores e direcionar as escolhas corretamente. Na prática, envolve estabelecer as cargas ou níveis hierárquicos que têm permissão para viajar, assim como os limites de gastos permitidos com cartão corporativo e toda a estrutura oferecida.

Ao determinar esses critérios, fica mais simples controlar os custos, evitar despesas desnecessárias e criar um padrão de qualidade. Por exemplo, entre os pontos determinados pela política viagens, podemos citar os meios de transportes que serão usados em cada situação dentro das expetativas relacionadas e do orçamento disponível.

Outra questão importante é que este tipo de política funciona como um ponto direcionador aos funcionários durante as viagens. Afinal, ela lista todas as normas e procedimentos que devem ser cumpridos diante das situações que surgem durante o deslocamento. Em função disso, é indispensável criá-la de maneira personalizada para que as particularidades do trabalho fiquem bem alinhadas.

2. Registrar cada detalhe

Registrar cada detalhe das despesas e atividades durante uma viagem corporativa é fundamental para que a prestação de contas seja precisa. Este tipo de medida deve se tornar frequente porque permite controlar de os gastos realizados e evitar discrepâncias ou erros na hora de reembolsar os colaboradores.

Além disso, a documentação adequada facilita a auditoria interna, o cumprimento das normas e regulamentos contábeis. Com base em registros bem detalhados, se torna mais simples definir em quais viagens realmente vale a pena enviar colaboradores com foco em não desperdiçar recursos e energia.

Padrões de gastos

Sem contar que ao analisar registros, a empresa consegue entender quais são os padrões de gastos nas viagens e criar uma estrutura mais enxuta sem prejudicar o conforto dos colaboradores. Isso inclui a avaliação do que é preciso para transporte, hospedagem, deslocamento, alimentação, reuniões e extras emergenciais.

O grande segredo envolve avaliar todas as etapas de maneira estratégica e unificadas para otimizá-las e ajustar as suas diretrizes. Em certos setores, inclusive, existem exigências legais e regulatórias específicas para as viagens corporativas e o registro detalhado de datas, locais, propósitos e despesas, pode ser necessário para cumprir essas obrigações ao mesmo tempo que direciona decisões.

3. Orientar os colaboradores

A orientação aos colaboradores sobre as viagens corporativas deve ser clara, abrangente e acessível. De fato, manter um relacionamento de confiança entre as partes e de portas abertas para tirar dúvidas é fundamental no sucesso deste tipo de trabalho e na implementação de uma gestão eficiente.

Veja a seguir algumas dicas de orientações aos colaboradores para implementar uma boa gestão de viagens corporativas.

Treinamento inicial

Ao implementar uma gestão de viagens ou contratar novos colaboradores, é importante fornecer um treinamento inicial abrangente. Explique os principais pontos da política interna, como critérios de autorização, limites de gastos, procedimentos de reserva e reembolso, entre outros. A partir disso, reserve um tempo para responder a perguntas e esclarecer dúvidas.

Documentação por escrito

Forneça aos colaboradores uma cópia impressa ou eletrônica da política de viagens. Isso permite que eles revisem as diretrizes sempre que necessário e tenham uma referência prática. Inclui exemplos concretos e cenários para facilitar a compreensão.

Canais de suporte e esclarecimento de dúvidas

Estabeleça canais de comunicação para os colaboradores poderem esclarecer ou buscar orientações adicionais sobre a política de viagens e as prioridades da gestão. Isso pode incluir um ponto focal designado dentro do departamento de recursos humanos ou um endereço de e-mail dedicado para perguntas relacionadas aos deslocamentos corporativos.

Atualizações regulares

À medida que a implementação da gestão de viagens evolui ou é ajustada, se torna importante informar os colaboradores sobre as atualizações. Realize sessões de treinamento periódicas ou envie comunicações por e-mail destacando as mudanças significativas. Certifique-se de que todos os colaboradores estejam cientes e consigam cumprir as novas diretrizes.

Exemplos e boas práticas

Forneça exemplos práticos de como cumprir as orientações e trazer retorno positivo. Isso pode incluir dicas de economia de custos, opções de transporte preferencial, recomendações de hotéis ou informações sobre programas de fidelidade que devem ser priorizados. Compartilhar boas práticas pode auxiliar os colaboradores a entenderem como aplicar as indicações da empresa em situações do dia a dia.

Acompanhamento e feedback

Esteja aberto ao feedback dos colaboradores em relação à política de viagens e ao andamento da gestão. Incentivo-os a compartilhar suas experiências, desafios ou sugestões de melhoria. Esse feedback pode ajudar a identificar possíveis problemas e aprimorar o trabalho ao longo do tempo.

4. Investir em tecnologia

Investir em tecnologias para a gestão de viagens traz uma série de benefícios e vantagens para as empresas. Afinal de contas, todos os processos neste caso são bem complexos e basta um simples erro para impactar a experiência dos colaboradores negativamente. Foque inicialmente em eficiência operacional que permite direcionar um planejamento bem estruturado, mesmo que imprevistos aconteçam.

Sistemas integrados

As tecnologias adaptadas, aqui, automatizam e simplificam os processos de gerenciamento de viagens, atendendo a necessidade de tarefas manuais e repetitivas. Isso inclui desde a reserva de passagens e hotéis até a prestação de contas de despesas. Com sistemas integrados, os colaboradores podem economizar tempo, liberando-os para se concentrarem em outras atividades mais estratégicas.

Redução de erros

A automação de processos por meio de tecnologias minimiza a ocorrência de erros humanos. Por exemplo, softwares de reserva de viagens podem evitar equívocos na inserção de dados e garantir que as informações estejam corretas. Isso contribui para a precisão dos registros, evitando retrabalho e retratações causadas por relatórios pouco confiáveis.

Redução de gastos

As tecnologias de gestão de viagens permitem um controle mais efetivo dos gastos corporativos e assim reduzi-los. Elas ajudam a monitorar os custos em tempo real, identificando padrões de despesas e estabelecendo limites orçamentários. Com essas informações, é possível tomar decisões mais eficientes para otimizar os gastos e reduzir os custos necessários.

Políticas de conformidade

As tecnologias de gestão de viagens podem ser configuradas para garantir que os colaboradores sigam as políticas protegidas pela empresa e reduzam as tarefas burocráticas e repetitivas. Elas podem verificar, por exemplo, se as reservas estão dentro dos limites autorizados, se as escolhas de hospedagem estão de acordo com as políticas de acomodação, entre outros requisitos. Isso ajuda a manter a conformidade e a evitar gastos fora das diretrizes de forma dinâmica.

Agora ficou claro a importância de implementar uma boa gestão de viagens corporativas e como a tecnologia se transforma na maior aliada para isso. O melhor caminho é entender a inclusão de um sistema especializado no assunto como um verdadeiro investimento na redução de custos e na criação de um planejamento personalizado que realmente traga resultados positivos, respeito o orçamento disponível e ofereça uma experiência incrível aos colaboradores.

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