Anywhere office: como realizar a gestão de viagens corporativas?

Trabalhar sem fronteiras fixas tornou-se uma realidade graças ao modelo anywhere office, que está transformando tanto os espaços de trabalho quanto a maneira como gerenciamos as viagens corporativas.

A flexibilidade de operar remotamente permite que os colaboradores estejam em diferentes partes do mundo, introduzindo desafios únicos e oportunidades para a organização eficiente de viagens de negócios.

Mas como garantir que o gerenciamento dessas viagens seja eficiente, mantendo o controle de custos e atendendo às necessidades da equipe? Este post lista as melhores práticas para a gestão de viagens corporativas neste novo cenário de trabalho flexível. Confira!

Identifique as necessidades de viagem da sua equipe

Cada membro pode ter requisitos distintos dependendo de sua localização, função e frequência de viagens. Então, comece realizando pesquisas regulares ou entrevistas para entender expectativas e necessidades individuais ou referente a cada cargo.

Com isso, é possível personalizar a experiência de cada colaborador e evitar gastos desnecessários, focando em opções que realmente agregam valor ao trabalho remoto. Por exemplo, alguns podem precisar de conexões, enquanto outros podem se beneficiar de pacotes de viagens mais longos, mas menos frequentes.

Implemente ferramentas de gerenciamento de viagens

Os softwares especializados podem transformar a maneira como sua empresa organiza e monitora as viagens corporativas. Isso acontece porque essas ferramentas oferecem recursos como reservas, controle de despesas e análises detalhadas, permitindo uma gestão mais ágil e transparente.

Por exemplo, uma plataforma pode ajudar a identificar as opções de viagem mais econômicas ou alertar sobre alterações e cancelamentos, minimizando prejuízos e estresse. Assim, você garante que sua equipe tenha sempre as melhores opções à disposição, contribuindo para a satisfação dos colaboradores e a eficiência operacional.

Otimize o orçamento com políticas de viagem flexíveis

Outra estratégia importante para empresas que proporcionam o anywhere office para a equipe, é ajustar as políticas de viagem para otimizar o orçamento dos deslocamentos. Para isso, é preciso implementar diretrizes flexíveis, mas estrategicamente orientadas.

Ou seja, a empresa deve oferecer opções que equilibrem custo e conforto, permitindo que os colaboradores façam escolhas em um conjunto pré-aprovado de alternativas.

Um bom exemplo dessa prática é a organização pré-selecionar voos com escalas como uma opção mais econômica, disponibilizando-os junto a voos diretos quando os custos são comparáveis.

Dessa forma, a empresa mantém controle sobre as despesas enquanto proporciona flexibilidade, incentivando uma gestão financeira prudente.

Centralize informações e documentação importante

Centralizar informações e documentação envolve criar um sistema unificado onde todos os dados relacionados às viagens corporativas são armazenados e gerenciados, como detalhes sobre reservas de voo, acomodações, aluguéis de carro, políticas de viagem, requisitos de entrada no país, e relatórios de despesas.

O objetivo é ter uma fonte de verdade que seja fácil de acessar e atualizar. Assim, é possível ter uma visão clara e atualizada das atividades de viagem, facilitando a tomada de decisões informadas e rápidas.

Por exemplo, se um voo é cancelado, a equipe pode imediatamente acessar alternativas disponíveis no sistema, reduzindo o tempo de inatividade e o stress para o viajante. A centralização também ajuda a manter a conformidade com as políticas de viagem da empresa, assegurando que todos os gastos estejam nos parâmetros estabelecidos e que as normativas legais de cada destino sejam respeitadas.

Ainda há o fato de que ter todas as informações em um único local há a redução do risco de erros e perdas de informação, que podem ocorrer quando os dados estão dispersos por diferentes plataformas ou departamentos.

Atualize regularmente a política de viagens corporativas

Atualizar regularmente a política de viagens corporativas tem ainda mais importância no contexto do modelo de anywhere office, pois a dinâmica do trabalho e as exigências das viagens estão sempre em evolução.

Essa revisão deve ser feita regularmente para alinhar as diretrizes da empresa com as novas realidades de mercado, ajustes em regulamentações internacionais, e variações nos preços de serviços de viagem.

O processo de revisão constante permite que a empresa responda de forma ágil a qualquer desafio ou oportunidade, como a alteração nas políticas de cancelamento de voos ou a disponibilidade de novos benefícios negociados com fornecedores.

Analise dados para melhorar a eficiência das viagens

Coletar e examinar informações detalhadas sobre as viagens corporativas possibilita identificar padrões, reconhecer áreas de gasto excessivo e descobrir oportunidades para melhorias. Por exemplo, a análise pode revelar que certos destinos frequentemente resultam em viagens prolongadas devido a voos com múltiplas escalas, sugerindo a necessidade de negociar melhores rotas ou condições com fornecedores.

Utilizar dados concretos para informar as decisões de viagem otimiza os custos e melhora a experiência geral dos colaboradores, garantindo que eles tenham acesso às opções mais eficientes e confortáveis.

Aliás, esse processo também serve para ajustar rapidamente as políticas de viagens em resposta a alterações no mercado ou feedback dos funcionários, mantendo as regras alinhadas com as necessidades e expectativas atuais da equipe.

Conte com especialistas em viagens corporativas

Essa é uma decisão estratégica inteligente, especialmente quando se opera no modelo de anywhere office, pois esses profissionais têm um conhecimento profundo do mercado de viagens e habilidades especializadas para negociar os melhores acordos, gerenciar crises e garantir a conformidade com as políticas de viagem.

Eles também estão capacitados para oferecer suporte contínuo, resolvendo desafios que surgem com viagens em locais diversos e em momentos inesperados.

Então, a parceria com especialistas é muito importante para empresas que querem elevar a eficiência da gestão de viagens e assegura que todos os detalhes — dos menores aos mais complexos — sejam cuidadosamente planejados e executados.

Adotar um modelo de anywhere office traz novos horizontes para a gestão de viagens corporativas, mas requer estratégias específicas e atenção aos detalhes. Mas, com as práticas deste post, é possível maximizar o retorno sobre os investimentos nos deslocamentos, enquanto proporcionam experiências valiosas e produtivas para seus colaboradores.

Se você está buscando aprimorar a gestão de viagens da sua empresa, não deixe de contar com o apoio de quem entende do assunto? A Tour House está pronta para ajudar sua empresa. Entre em contato hoje mesmo para descobrir como podemos contribuir para a gestão das viagens corporativas.