3 principais formas de pagamento em viagens corporativas

Conhecer novos lugares, fechar parcerias e obter novos conhecimentos. Esses são apenas alguns dos benefícios das viagens corporativas. No entanto, um fator essencial para o sucesso dessa estratégia é entender as formas de pagamento que a empresa pode utilizar. Afinal, influencia direta e indiretamente o processo de gestão e controle das viagens.

Neste artigo, você vai descobrir as formas de pagamento mais comuns em viagens corporativas e o que levar em consideração para escolher as ideais para a sua realidade. Boa leitura!

Quais as principais formas de pagamento em viagens corporativas?

Confira a seguir três opções que a sua empresa pode usar como meio de pagamento para as viagens dos colaboradores a trabalho.

1. Adiantamento

Nessa forma de pagamento, a empresa primeiramente faz um cálculo das despesas que o colaborador deverá ter em um período e transfere o valor para ele.

A vantagem que essa estratégia apresenta para as empresas é a possibilidade de realizar uma melhor gestão do orçamento. Agora, mesmo recebendo o dinheiro adiantado, é fundamental que o funcionário guarde as notas fiscais e os recibos para futura prestação de contas.

2. Pagamento por reembolso

Diferentemente do adiantamento, no pagamento por reembolso, primeiro o colaborador paga as despesas e, depois, apresenta as notas fiscais para comprovar os valores a serem reembolsados pela empresa.

Essa forma de pagamento, que é uma das mais utilizadas, abre precedente para a ocorrência de fraudes e pagamentos duplicados. Para evitar que isso aconteça, é indispensável manter uma boa organização das suas contas e acompanhar as despesas realizadas pelo colaborador.

3. Cartão de crédito corporativo

O cartão de crédito corporativo também é uma alternativa de pagamentos bastante utilizada pelas empresas. Nesse caso, as organizações contratam o serviço e o oferecem para determinados gestores e colaboradores.

Uma das maiores vantagens de utilizar o cartão de crédito para viagens corporativas é o fato de que as despesas ficam todas registradas nas faturas, o que ajuda a centralizar os dados e a controlar os gastos dos colaboradores.

Porém, mesmo com essa facilidade, é imprescindível elaborar uma política de controle de gastos com o cartão corporativo. Nesse sentido, os colaboradores que terão acesso ao recurso devem ser instruídos sobre as regras de uso, para evitar despesas desnecessárias e uma variação muito alta em relação aos valores a serem pagos a cada mês.

Qual é a melhor forma de pagamento para viagens corporativas?

No tópico anterior, você conheceu três formas de pagamento para viagens corporativas. Cada uma delas tem vantagens e desvantagens. Sendo assim, como escolher a melhor?

O melhor caminho é levar em consideração a organização financeira da sua empresa. Por exemplo, para utilizar o sistema de adiantamento, é preciso planejar e fazer orçamentos, o que pode demorar mais sua operação. Já no caso do reembolso, é preciso ter muita organização e revisar os comprovantes das despesas para evitar fraudes.

Por fim, o cartão de crédito corporativo é uma excelente opção. Isso porque, com ele, fica muito mais fácil controlar os gastos e o valor que cada colaborador terá para gastar em suas viagens. Além disso, todos os dados da compra ficam registrados, o que diminui a chance de gastos desnecessários.

E então, qual forma de pagamento você achou mais interessante? Escreva nos comentários!