O que considerar ao fazer o cálculo das refeições em viagens corporativas?

Fazer o cálculo das refeições em viagens corporativas é essencial para que a empresa saiba como reduzir despesas sem interferir na experiência do colaborador. Quando os gastos acontecem sem monitoramento, a conta pode não fechar e trazer uma série de constrangimentos a ambas as partes.

O mais indicado é realizar um planejamento da viagem como um todo para que fique mais simples entender o valor direcionado à alimentação. Só assim será possível oferecer o máximo de autonomia ao funcionário no destino e motivá-lo com foco em fazer networking.

Quer saber mais? Vamos mostrar o que considerar na hora de fazer o cálculo de refeições em viagens corporativas. Acompanhe!

Entenda as principais despesas

O primeiro passo para fazer um cálculo correto das refeições em viagens corporativas é pensar no deslocamento como um todo. Sim! Ao colocar cada despesa na ponta do lápis, fica muito mais simples entender quanto pode ser destinado para alimentação sem pesar no orçamento final.

Então, inclua no planejamento cada etapa necessária durante o deslocamento do colaborador. Aqui entram passagens, hospedagem, check-in e check-out, transporte, alimentação, segurança e reservas para imprevistos.

Com cada despesa devidamente considerada, o cálculo de refeição pode ser feito com foco na experiência do colaborador, nas necessidades de um jantar de negócios, por exemplo, ou simplesmente de maneira mais básica, pois outras prioridades serão ponderadas.

Calcule os detalhes

Quando se fala em calcular os detalhes, é preciso entender qual o objetivo da viagem realizada pelo colaborador. Uma alimentação no plano básico acontece quando a agenda inclui um evento que é o ponto central do deslocamento.

Entram aqui os congressos e as feiras que duram um final de semana ou mais. Como o funcionário passa a maior parte do tempo cumprindo esses compromissos, a quantidade de refeições calculadas costuma ser menor, já que a maioria é feita no próprio evento durante as pausas.

Outra situação muito comum é quando o colaborador viaja com o objetivo de prospectar clientes. Nesse caso, a alimentação representa uma parte importante dos cálculos da empresa, porque os encontros são longos e as refeições trazem oportunidades.

Diante dos dois cenários, o perfil da alimentação na viagem corporativa alterna conforme o objetivo, e o planejamento financeiro deve seguir o mesmo direcionamento.

Restaurantes locais

Depois de enxergar o planejamento total da viagem e identificar seu perfil, chega o momento de pesquisar os restaurantes locais. Certamente, algumas opções serão compatíveis para que o orçamento fique bem definido conforme a agenda do colaborador, na questão de preços que são praticados na região e as estratégias da viagem.

Um almoço simples pode variar entre R$ 20,00 em um lugar que ofereça prato feito, até mais de R$ 100,00 em um restaurante mais refinado. Tudo depende da orientação gerada pelos compromissos inclusos na programação.

Um jantar com um potencial cliente pede um restaurante que tenha um menu interessante e locais mais reservados para negociar. Agora, se for uma refeição rápida antes de seguir para um compromisso, a tradicional comida caseira já faz a diferença.

Faça uma seleção com diversas opções até encontrar um valor médio dentro do orçamento disponível. Isso vai dar uma boa noção do quanto será destinado às refeições. O grande segredo aqui é pesquisar cuidadosamente, verificar dicas de outros viajantes e descobrir restaurantes com comida elogiada e preço convidativo para garantir a boa experiência do viajante e ainda reduzir custos.

Considere eventos inesperados

Em uma viagem corporativa, é fundamental se antecipar aos imprevistos para aumentar as chances de sucesso e evitar comprometer a imagem do funcionário. Depois de um evento, por exemplo, enquanto o colaborador faz um trabalho de convencimento de compra ou parceria, o cliente pode convidá-lo para esticar em um restaurante.

Se o seu funcionário se recusa por não estar dentro do seu pacote de viagens corporativas, a situação acaba constrangedora e tende a fazer com que a conversão esfrie. Como isso não é nem de longe o objetivo de uma viagem como essa, inclua esse tipo de refeição no planejamento e instrua corretamente o colaborador sobre como se portar ao receber um convite dessa natureza, ou quando é indicado que ele mesmo o faça.

Outra questão que precisa ser levada em conta é que nem sempre o restaurante selecionado nas pesquisas será compatível com o momento do colaborador. Imagine só que, por uma razão qualquer, ele está atrasado para uma reunião e o local indicado pela empresa está lotado. A solução mais inteligente é encontrar um plano B e comer onde for realmente mais prático para cumprir os horários.

Inclusão de bebidas e lanches rápidos

A proposta de sempre tentar reduzir custos em viagens corporativas sem interferir na experiência do colaborador é importante. Por esse motivo, para evitar sustos na hora de revisar os gastos, inclua bebidas e lanches rápidos que o colaborador pode fazer no local onde está hospedado.

Isso interfere diretamente no bem-estar e na motivação do colaborador. Afinal, se ele precisar tirar o dinheiro de um almoço para um lanche inesperado, talvez fique receoso em fazer outras viagens caso seja necessário. Claro que a ideia aqui não é permitir excessos, mas deixar o funcionário confortável para matar a fome em horários inesperados ou até mesmo comer uma sobremesa legal depois de um dia corrido.

Duração e destino da viagem

O orçamento das refeições deve incluir também a duração da viagem e o destino. Um almoço em um restaurante muito comentado em São Paulo costuma ter bastante diferença de valor para uma refeição no interior do Nordeste, por exemplo.

Refeições em aeroportos também entram como um adicional considerável pelos valores mais elevados. Sem contar que, quando se trata de uma viagem internacional, é preciso somar conforme as variações de câmbio de cada local.

Pronto! Agora ficou claro como calcular as refeições em viagens corporativas. O principal problema de não monitorar esse tipo de gasto é que, no momento do reembolso, os valores podem ir muito além do esperado. Assim, para não sair da linha no orçamento, uma boa dica é contar com a ajuda da tecnologia e investir em um serviço que faça a gestão de todo o deslocamento do colaborador de forma personalizada.

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