Por que automatizar a gestão de despesas? Confira os benefícios

Toda empresa que quer ter uma situação financeira saudável precisa estar atenta à gestão de despesas. Em muitos casos, os gastos com viagens corporativas chegam a ocupar a segunda posição dentro da linha de custos controláveis de uma empresa. Sabia disso?

Assim, realizar uma gestão efetiva desses números pode ajudar fortemente a otimizar e direcionar melhor os recursos da organização — de maneira mais inteligente e de modo que poderão ser (muito) mais bem aproveitados.

Se você quer levar a saúde do seu negócio a sério, este conteúdo cairá como uma luva. Continue acompanhando para entender por que vale a pena automatizar o controle financeiro e como a Tour House pode facilitar esse trabalho. Boa leitura!

Quais os benefícios de automatizar a gestão de despesas?

Existem muitos benefícios em investir na gestão de despesas, principalmente no que se refere às viagens corporativas. Veja, a seguir, alguns deles.

Redução de gastos dentro da organização

Quando um colaborador de uma companhia precisa viajar, normalmente a empresa cota os preços das passagens aéreas e da hospedagem e considera que esse será o custo total de sua viagem, mas isso não é necessariamente verdade.

Existem vários outros custos envolvidos. Podemos citar gastos com locomoção, despesas com alimentação do colaborador durante a viagem, custos de representação como almoços ou jantares com clientes e parceiros de negócio, e por aí vai.

Ter um processo bem estruturado e automatizado ajuda a reduzir muito os custos internos. Em primeiro lugar, um sistema de qualidade contribui para evitar fraudes no reembolso de despesas, por exemplo.

Sem contar que um bom instrumento de automação permite que esse controle vá além das suas viagens, podendo ser aplicado em todos os setores. Logo, a empresa consegue uma redução considerável dos custos.

Maior eficiência no trabalho

Investir na gestão de despesas pode facilitar muito o dia a dia de quem está em viagem. Ter um aplicativo que possibilite tirar fotos de todos os recibos para criar um relatório de prestação de contas posterior é uma garantia ao funcionário de que, mesmo que perca os papéis físicos, ele será reembolsado.

Isso melhora a experiência e diminui o tempo dedicado a essas tarefas mais chatas e burocráticas, aumentando a adesão dos colaboradores com relação à política de gestão de despesas criada pela companhia.

Afinal, com essas ferramentas, é possível parametrizar todas as regras dentro da plataforma de prestação de contas e criar um fluxo de aprovação 100% automatizado e integrado com o financeiro, que processará o pagamento ao colaborador. Desse modo, há maior segurança tanto para o trabalhador quanto para a empresa.

Diminuição da margem de erro

Métodos manuais são consideravelmente mais suscetíveis a erros. O fluxo de informações financeiras pode ser intenso e com valores altos. Assim, em uma movimentação mais intensa, é impossível evitar que aconteçam falhas, ainda que pequenas. E encontrá-las na hora do fechamento pode fazer você gastar muito tempo.

Além disso, ao final de um longo período, esses equívocos podem representar um prejuízo significativo para o seu negócio, bem como abrem brechas para fraudes.

Quais as soluções e os diferenciais da Tour House para sua empresa?

Agora que você já entende de que maneira a automatização da gestão de despesas pode beneficiar sua empresa, vale a pena descobrir como a Tour House pode auxiliar nessa tarefa.

Gestão de despesas (expense management) de alta qualidade

Os serviços de gestão de despesas (expense management) da Tour House são indicados tanto para empresas que apresentam um alto fluxo de viagens como para aqueles negócios que, apesar de não reunirem muitas pessoas em viagem, têm equipes de campo que trabalham na rua, como representantes de vendas.

Esses colaboradores costumam dirigir o próprio carro para visitar clientes dentro da cidade ou em municípios vizinhos. Dessa forma, os custos de locomoção decorrentes dessas atividades precisarão ser reembolsados posteriormente aos funcionários. É o caso, por exemplo, do famoso reembolso por Km rodado.

Prestação de contas facilitada e intuitiva

A tecnologia da Tour House permite que os colaboradores façam o processo de prestação de contas de Km rodado diretamente pelo celular, por meio de um aplicativo com tecnologia de geolocalização, indicando apenas o endereço de origem e o de destino. Essa é uma grande facilidade para todos os envolvidos.

Aplicação integrada com módulo de tráfego

A Tour House disponibiliza uma tecnologia focada na gestão de despesas de viagens corporativas. Isso é realizado com a ajuda de uma aplicação 100% integrada com um módulo de tráfego, que permite aos colaboradores ligarem suas despesas às suas viagens, seguindo fluxos de aprovação iguais ou até mesmo distintos.

Integração via API com sistemas de ERP

Outro diferencial é a possibilidade de integração via API com os sistemas de ERP utilizados pelos financeiros das empresas para proporcionar um processo 100% integrado (end-to-end). Dessa maneira, tanto a empresa quanto os colaboradores ganham em segurança e eficiência para prestar contas e receber reembolsos.

Para isso, são analisados diversos itens, desde a cultura da empresa com relação ao tema de gestão de despesas e viagens até a maturidade do gerenciamento desses produtos. É observado também se a empresa já utiliza alguma tecnologia, se tem uma política e processos definidos e conhecidos por todos os colaboradores, por exemplo.

Com base nesse diagnóstico, é apresentada uma oportunidade de redução de custos a partir da implementação da estratégia proposta para o cliente.

ITM Expense e ITM Travel

Na contratação dos serviços, a Tour House disponibiliza ao cliente o acesso ao programa de gestão de despesas, o ITM Expense, que também conta com o módulo de travel acoplado e pode ser utilizado pelos funcionários das empresas que tenham necessidade de aquisição de serviços de viagem, chamado ITM Travel.

O aplicativo pode ser usado por qualquer colaborador das empresas clientes, desde que ele tenha sido devidamente cadastrado como um usuário. Além disso, o ITM Expense funciona tanto na versão mobile como na versão desktop, garantindo maior praticidade.

A gestão de despesas dentro da empresa é essencial para otimizar seu fluxo de caixa e assegurar que você terá recursos disponíveis para investir onde for necessário. Nesse cenário, os custos com viagens podem ser um grande gargalo sem que você perceba, já que as margens de erro dos processos manuais são altas. Portanto, investir em automação garante maior eficiência e potencializa os seus resultados.

Agora que você está por dentro da importância de aprimorar sua gestão de despesas, entre em contato com a Tour House e saiba mais sobre as melhores soluções para seu negócio!