Política de viagens corporativas: como construir uma?

Construir uma política de viagens corporativas é essencial para manter a saúde financeira da empresa e o controle de gastos. Ela permite melhorar a gestão de recursos financeiros, aumentar a conformidade e proporcionar uma experiência mais tranquila aos colaboradores.

Os custos com hotel e transporte, por exemplo, podem variar muito a depender da sua qualidade. E, como toda viagem a trabalho tem grande influência para o fechamento de novos negócios, é imprescindível gerir a relação entre custo e retorno sobre investimento.

Ao desenvolver uma política voltada para essa prática, é possível eliminar variáveis e facilitar a criação de um acordo prévio entre colaborador e empresa. No documento, são descritos todos os termos e as principais diretrizes que uma viagem corporativa deve ter, conforme a natureza e a realidade do cargo e/ou da companhia.

Neste post, falaremos mais sobre o assunto e mostraremos como criar uma política segura para você e seus colaboradores. Continue sua leitura até o final!

Afinal, o que é uma política de viagens corporativas?

Uma política de viagens corporativas é um conjunto de regras e diretrizes que ajudam a nortear os gastos envolvidos em um deslocamento para fins empresariais. Todos os colaboradores passam a entender quais são os serviços cobertos pela companhia e as particularidades que envolvem esse tipo de translado.

Além dos custos e tipos de serviço, esse documento deve apresentar algumas regras e termos com relação à conduta do profissional em uma viagem corporativa. O teto de gastos, a maneira de comprar passagens ou quaisquer outros trâmites organizacionais também devem estar descritos nessas políticas.

O propósito é que tanto o colaborador quanto a companhia tenham mais facilidade para criar um ambiente de trabalho claro e objetivo para todos aqueles que precisam realizar viagens curtas ou longas em função da sua atividade profissional.

Vale ressaltar que o RH deve estar comprometido com a construção desses termos e que, apesar de existir um controle de gastos, o bem-estar do profissional precisa ser levado em consideração na hora de elaborar esse documento — que, no longo prazo, ajuda bastante na análise do custo-benefício de viagens.

Quais são os passos para criar uma política de viagens eficaz?

A princípio, não há nenhum cronograma específico para criação de uma política de viagens corporativas. O que realmente deve existir é um levantamento de dois postos-chaves: a necessidade particular da companhia e a definição do público que participa da negociação.

Após essas duas definições, podemos ir evoluindo nossas diretrizes com base nessas informações. Abaixo, criamos um cronograma personalizado com 4 passos. Ele é de fácil aplicação e pode ser seguido na sua empresa de imediato.

1. Comece avaliando as necessidades da sua companhia

Cada empresa apresenta uma necessidade individual, com número de profissionais diferentes e com uma demanda de viagens particular. Portanto, esses são os primeiros fatores que você deve considerar antes de criar sua política.

Veja quantos funcionários viajam por mês e faça um apontamento de tudo aquilo que é utilizado. Esse é um dos pontos primordiais para o controle das despesas e para a criação das políticas que devem, obrigatoriamente, suprir a necessidade básica dos seus colaboradores.

2. Defina e entenda o público que participa das negociações

Em segundo lugar, é de suma importância definir o público que participa da negociação e do seu mercado. Se a sua companhia for mais despojada, é possível estipular gastos mais modestos e serviços que estão dentro de uma maior gama de possibilidades.

Entretanto, o mesmo não acontece quando falamos de grandes executivos e de cargos mais altos. Nesses casos, há todo um comportamento e um padrão a ser seguido, o que pode encarecer ou modificar por completo sua política empresarial com relação ao teto de gastos e a outras particularidades inerentes desse deslocamento. Por isso, não deixe de analisar seus dados de maneira minuciosa antes de prosseguir.

3. Mantenha suas políticas dentro do que foi pré-estabelecido

Após as duas análises anteriores, é interessante começar a rascunhar as principais diretrizes das suas políticas de viagens corporativas. A essa altura, você já deve saber quais são seus funcionários que viajam, quantas vezes eles se locomovem por mês (ou no ano) e quais são as principais demandas que eles — e o seu público — apresentam em cada encontro.

Essas informações liberam espaço para definir:

• O tipo de transporte que a empresa cobre (táxi, Uber ou outro meio de locomoção comum ou corporativo);
• O tipo de hospedagem;
• O valor destinado para alimentação;
• O tipo de passagem aérea;
• Entre outras particularidades menores.

Esses pontos fazem parte do alicerce da sua política, mas, ainda existem outros pontos que devem ser devidamente resolvidos. Falaremos sobre eles no próximo tópico.

4. O alinhamento entre suas políticas e sua gestão de processos

Uma política de viagens corporativa deve estar intimamente relacionada com a gestão dos processos internos. Sem essa equiparação, as diretrizes se tornam vazias e perdem parte do seu real motivo de existência, que é o controle de gastos e a constante otimização do retorno sobre investimento de cada deslocamento.

Para ajudar a alinhar essas duas áreas da sua companhia, é importante questionar-se sobre:

• O método de financiamento das viagens (reembolso ou adiantamento?);
• Como as passagens são adquiridas (a empresa faz o pagamento ou o funcionário tem a liberdade para definir os detalhes?); 
• Como o controle dos custos da viagem são registrados (existe plataforma ou o colaborador tem que juntar todos os recibos para conferência?);
• Como é o modo de ação no caso de imprevistos (existe suporte interno ou o funcionário é livre para tomar decisões?).

Note que cada uma dessas perguntas depende de como você administra seu negócio, o que faz com que haja certa flexibilidade e diferenciação das políticas de acordo com cada companhia. Obviamente, é possível agilizar esses processos com ajuda profissional e com as últimas tendências tecnológicas do mercado.

Quais são as regras e necessidades indispensáveis nessas políticas?

As principais necessidades se referem à aquisição com fornecedores. É muito importante estipular parceiros específicos e, acima de tudo, criar um processo de aprovação de contas eficaz. O objetivo é que, ao longo do tempo, seja possível gerenciar as particularidades de uma viagem corporativa e os impactos que ela pode trazer para o caixa da empresa.

Quando há um sistema bem estabelecido, tanto o colaborador como a empresa não passam por surpresas. Como sabemos, cada pessoa apresenta um padrão de gasto diferente e, por causa disso, é essencial estipular alguns tetos para evitar excessos.

O ideal é observar o mercado e praticar os valores que costumam ser utilizados. Fazer a diferenciação de uma viagem de negócios para uma viagem a lazer também é interessante, principalmente para garantir que os custos sejam direcionados para prática profissional, e não para outras atividades.

Apesar disso, é indicado ter flexibilidade e sempre ouvir os funcionários para conseguir um equilíbrio entre contas e comportamento. Afinal, viajar a trabalho nem sempre é uma das coisas mais agradáveis. Cuidar dos colaboradores é essencial para que eles fiquem satisfeitos com a experiência e tenham o rendimento esperado.

Como implementar uma política de viagens corporativas?

Essa etapa também varia de acordo com a empresa. As maiores chegam a disponibilizar um time de gestão dedicado a essas questões, enquanto startups e companhias de menor porte acabam utilizando seu RH como gestor dessas políticas e diretrizes.

Agora, mais importante que a maneira de implementar é saber esclarecer cada ponto do documento. O ideal é colocar as regras e as responsabilidades de forma clara e objetiva.

Em termos gerais, não há um modo único e específico para a implementação. Contudo, as reuniões, os apontamentos, a criação de relatórios de despesas de viagem e a análise de todos os gastos (incluindo até mesmo o consumo em Mbps da internet, por exemplo) são ações valiosas para uma gestão apropriada das métricas que envolvem os custos dos deslocamentos da população corporativa. A mensuração desses gastos pode apertar as políticas ou afrouxá-las, a depender da necessidade e da demanda da empresa.

Como alinhar a política de viagens com os objetivos financeiros da empresa

Uma boa política de viagens corporativas deve estar alinhada aos objetivos financeiros da empresa, ajudando a controlar custos e a maximizar o retorno sobre o investimento em viagens. Ao definir os limites de despesas, as empresas podem evitar gastos excessivos e garantir que as viagens sejam realizadas de forma eficiente.

É essencial que os gestores tenham uma visão clara sobre como as viagens contribuem para o alcance das metas organizacionais, como aumento de vendas, prospecção de novos clientes ou negociações estratégicas.

Por exemplo, a empresa pode definir categorias de viagens que variam de acordo com o cargo ou a importância do compromisso.

Para uma viagem de negócios mais simples, como uma visita a um cliente local, o valor destinado para hospedagem e alimentação pode ser menor, enquanto viagens internacionais ou para eventos de grande porte podem ter um orçamento maior.

Ferramentas que ajudam na gestão e controle de viagens corporativas

O uso de ferramentas tecnológicas é fundamental para otimizar os procedimentos das viagens corporativas. Plataformas especializadas ajudam a automatizar processos, centralizar as informações e tornar a aprovação de viagens mais ágil.

Com o auxílio de sistemas de gestão de viagens, as empresas podem controlar melhor os custos e garantir que a política de viagens corporativas seja seguida à risca. Essas soluções permitem a integração de dados de viagem e a visualização de relatórios em tempo real.

Além disso, é possível realizar a comparação de preços de passagens, hospedagens e serviços. Essa ferramenta garante que a empresa pague o valor mais justo para cada viagem.

Exemplos de cláusulas essenciais para evitar conflitos com colaboradores

Ao construir a política de viagens corporativas da empresa, é importante incluir cláusulas que protejam tanto os interesses da organização quanto o bem-estar dos colaboradores. A transparência nas regras evita mal-entendidos e conflitos.

Algumas cláusulas essenciais incluem:

• Limite de despesas: defina um valor máximo para cada tipo de gasto durante a viagem, como alimentação, transporte e hospedagem.
• Aprovação prévia: toda viagem deve ser aprovada pela liderança da empresa antes de ser realizada, com justificativas claras sobre o motivo da viagem e o retorno esperado.
• Política de cancelamento e reembolsos: defina as condições em que os custos de uma viagem podem ser reembolsados, além das regras para cancelamentos de última hora.

Com essas medidas, os colaboradores passam a saber o que é esperado deles e podem evitar comportamentos que possam gerar conflitos ou mal-entendidos.

Como garantir o cumprimento da política de viagens pelos funcionários

Para garantir o cumprimento eficaz das políticas de viagens corporativas, a comunicação clara e a fiscalização são essenciais. A primeira etapa é informar todos os colaboradores sobre a política, destacando as normas e as implicações de não segui-las.

Para isso, é recomendável planejar e executar treinamentos para que todos possam entender e tirar as dúvidas. Os gestores e equipes envolvidas na aprovação de viagens também devem participar.

Já a fiscalização deve ser feita com o uso de ferramentas automatizadas de gestão de viagens, que permitem monitorar as despesas e as aprovações em tempo real. Além disso, é importante que os gestores realizem uma análise pós-viagem para verificar se os gastos estão de acordo com a política.

Como a Tour House contribui para o sucesso dessas políticas?

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