Adiantamento a empregados: saiba quando usar essa opção ou reembolsar gastos em viagens
O adiantamento a empregados é muito utilizado por empresas que buscam maior controle fiscal com o orçamento das viagens corporativas. Com um valor definido — e pautado na realidade da estadia —, fica mais fácil gerir todas as particularidades que uma viagem dessa natureza apresenta.
As viagens a trabalho são defendidas pelas leis trabalhistas e, na legislação, a companhia é obrigada a pelo menos ressarcir todos os custos que um colaborador teve com esse translado. Aspectos como hora extra também devem estar de acordo com a jornada de trabalho previamente definida no momento da contratação.
Pensando em tirar suas dúvidas, falaremos mais sobre os dois tipos de pagamentos para viagens corporativas e alguns pontos importantes relacionados ao assunto. Gostou da ideia? Continue sua leitura até o final e fique por dentro!
Quais são os tipos de pagamentos para viagens corporativas?
Existem duas opções de pagamento para viagens corporativas: o adiantamento a empregados, já mencionado, e o reembolso feito diretamente a eles. A escolha dependerá da circunstância e do planejamento.
Adiantamento
O adiantamento é quando a companhia repassa previamente ao funcionário o valor total que cobre os custos da viagem. Nesse montante, devem estar inclusos a hospedagem, o transporte, a alimentação e demais itens que ajudam a compor todos os gastos essenciais de uma estadia.
Aqui, fica mais fácil gerir os custos, mas, para acertar, é preciso pesquisar a região e ter certeza de que o valor que está sendo adiantado é o suficiente para suprir as necessidades do funcionário. No caso de a quantia sobrar, o colaborador deve devolvê-la ou pode embolsá-la, a depender da política corporativa em funcionamento.
Reembolso
O reembolso é o oposto do adiantamento. Nessa alternativa, a companhia fica responsável por pagar todos os custos da viagem após sua conclusão. O colaborador apresenta todos os recibos e pede para que a empresa repasse a mesma quantia que foi gasta.
O ponto negativo é que há menor controle sobre os gastos, uma vez que o funcionário fica livre para optar e utilizar serviços que correspondam à sua satisfação pessoal, sem ter que se prender aos padrões ou ao orçamento da organização.
Situações emergenciais podem requerer essa alternativa, mas, mesmo assim, é preciso conversar com o funcionário para alinhar tudo com clareza. Afinal, nem sempre o colaborador tem o montante disponível para realizar uma viagem de maneira inesperada.
Qual é a importância de uma política de viagens corporativas?
A política de viagens corporativas é o que pautará o modus operandi dos deslocamentos dos profissionais a trabalho. Portanto, é essencial ter essas diretrizes previamente estabelecidas para facilitar a gestão financeira e organizacional.
Essas políticas são fundamentais no caso dos reembolsos, já que a companhia deve determinar de forma clara e direta o valor máximo dos serviços que ela está disposta a pagar. Tudo isso para que não hajam desacordos no futuro.
O mesmo vale para os adiantamentos a empregados, que precisam apresentar o tipo dos serviços contratados. Além disso, deve ficar esclarecido o que acontece com o valor que eventualmente sobrar em um desses compromissos. Assim, o colaborador já vai sabendo como será sua viagem e quais os seus deveres com sua estadia com fins profissionais.
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