O que é Travel & Expense (T&E)? Entenda como funciona
Em 2025, os gastos globais com viagens corporativas devem atingir US$ 1,64 trilhão, segundo a Global Business Travel Association, graças a tecnologias emergentes que estão redefinindo a mobilidade empresarial. Porém, esse movimento de transformação reforça a importância de um conceito chamado Travel & Expense (T&E).
Trata-se da gestão de viagens e despesas corporativas, com o objetivo de otimizar processos e promover a transparência financeira. É uma forma de manter o controle financeiro, evitar desperdícios e oferecer mais comodidade aos funcionários em trânsito.
Neste artigo, vamos explorar melhor o conceito e entender como implementar o T&E nas empresas. Continue a leitura!
O que significa Travel & Expense (T&E)
Travel & Expense, ou T&E, é uma prática de gestão que reúne o planejamento, o acompanhamento e o reembolso das despesas relacionadas às viagens corporativas.
O processo engloba todos os custos relacionados a deslocamentos, hospedagens, alimentação, transporte e demais gastos dos colaboradores durante viagens profissionais.
Inclui desde a solicitação da viagem, passando pela aprovação, reserva de passagens e hotéis, até o registro e a auditoria das despesas realizadas pelo colaborador. Com isso, é possível garantir conformidade com a política interna da empresa e prestar contas de forma clara e organizada.
Como funciona na prática o controle de viagens e despesas
Na prática, o processo de T&E começa antes da viagem, com um planejamento bem definido e a aprovação de custos estimados.
Durante a viagem, o colaborador registra as despesas — que podem incluir alimentação, transporte, hospedagem e outros itens — geralmente por meio de recibos digitalizados ou aplicativos móveis.
Após o retorno, as despesas são auditadas e, se estiverem em conformidade, o reembolso é feito.
Vantagens de automatizar a gestão de T&E
Um dos maiores desafios na gestão de T&E é a visibilidade sobre os gastos, independentemente de qual seja o tipo de viagem corporativa. Com a automação, os processos se tornam mais seguros e transparentes, com maior controle de erros e menor risco de fraudes ou inconsistências.
Além disso, a gestão se torna mais ágil e alinhada. As atividades deixam de ser manuais, o que confere mais praticidade aos colaboradores para focar em tarefas estratégicas.
Sem esquecer que se torna possível integrar a política de reembolsos da empresa ao fluxo de aprovação, gerar relatórios personalizados e manter o controle em tempo real sobre o orçamento de viagens.
Plataformas e ferramentas de T&E
Existem diversas ferramentas no mercado que auxiliam na gestão de T&E. São plataformas que permitem registrar despesas via aplicativo, anexar comprovantes, aprovar reembolsos de forma rápida e até integrar com sistemas de ERP.
Utilizar essas ferramentas ajuda a otimizar toda a operação. A Tour House é um forte exemplo dessas soluções. Nossa plataforma permite gerenciar as viagens corporativas de forma integrada, simplificando tanto o processo de registro de despesas quanto o de reembolso.
Nosso intuito é otimizar todo o processo de gestão de viagens, e promover uma boa gestão de viagens corporativas, desde a reserva até o reembolso. Assim, promovemos a economia de tempo, recursos e melhora da experiência tanto para os gestores quanto para os colaboradores.
Como implementar a gestão de T&E na empresa
Para implementar uma gestão eficiente de T&E, o primeiro passo é mapear os processos atuais e identificar os gargalos.
Em seguida, é necessário definir uma política de viagens clara e padronizar as etapas de solicitação e aprovação. Além disso, deve-se investir em uma boa plataforma que facilite o controle de despesas.
Seguir essas etapas é fundamental para empresas que realizam viagens corporativas com frequência. Além de oferecer mais controle financeiro e transparência, a automatização dos processos de T&E contribui para a produtividade e a satisfação dos colaboradores.
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