Logística de eventos corporativos: o guia absolutamente completo

Sabe quando você participa daquele evento grandioso, em que tudo funciona perfeitamente, e se pergunta: como eles conseguem? É tudo graças à logística de eventos!

O planejamento logístico é um conjunto de boas práticas, que têm o objetivo de garantir a fluidez de todos os processos e ações. Ele pode, e deve, ser aplicado em qualquer tipo de evento, inclusive em eventos corporativos.

Portanto, não perca tempo! Descubra agora, neste guia absolutamente completo, como empregar as práticas de logística de maneira realmente eficiente e fazer dos seus eventos corporativos uma referência.

A importância da logística para eventos corporativos

Segundo pesquisa realizada pela Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV), esse setor apresenta um crescimento constante e a tendência é que as empresas continuem a investir nesses tipos de ações.

Uma explicação para esse crescimento é o fato de que os eventos corporativos, desde o modelo tradicional ao mais descontraído, agregam diversos benefícios para a empresa, de acordo com seus objetivos. Ou seja, é possível realizar um evento aberto para parceiros e fornecedores, com a finalidade de aumentar a visibilidade da marca; ou um evento fechado, apenas para colaboradores com um objetivo direcionado aos valores da empresa.

O evento corporativo fechado é bastante utilizado, especialmente por empresas que aplicam a estratégia de endomarketing ao seu negócio. Isso porque esse tipo de evento é uma eficiente ferramenta motivacional usada para promover a interação entre membros de diferentes áreas, estreitar relacionamentos, engajar a equipe e reforçar a cultura organizacional.

Imagine agora chegar em um evento corporativo e, logo na entrada, encontrar uma fila enorme para o credenciamento, com recepcionistas mal-humoradas e despreparadas para o atendimento. O palestrante se atrasa, o evento demora para começar e os participantes precisam aguardar de pé em uma sala de espera. Depois de três horas de palestra é servido o coffee break — apenas café, água e algumas bolachas. O que você pensaria da organização desse evento? E da empresa responsável por ele?

Tudo isso mostra que, seja qual for o objetivo, oferecer um evento mal organizado pode ser extremamente prejudicial para a imagem da empresa, seja para clientes externos ou internos. Esse é o principal motivo pelo qual um bom planejamento logístico é tão importante na realização de um evento corporativo.

Como fazer uma logística de eventos corporativos eficiente

Organizar um evento corporativo de sucesso requer um planejamento minucioso. Esse processo envolve diversas áreas e equipes, cada uma responsável por uma parte importante da estruturação — definir conteúdo, orçamento, estabelecer prazos, divulgação e muito mais. E uma das equipes mais importantes desse processo é a logística de eventos.

O planejamento logístico deve sempre tomar como base o formato e objetivo do evento. Por exemplo, os detalhes do planejamento de um workshop, que tem como objetivo instruir os colaboradores a respeito de um novo produto, será totalmente diferente da preparação de uma festa de final de ano.

Outro ponto determinante para alcançar a eficiência em um evento corporativo é o público-alvo. É preciso conhecer as necessidades e preferências dos participantes para conseguir inserir detalhes que tornarão o evento direcionado e atrativo. A atração principal em um evento de uma empresa que tem em sua maioria colaboradores jovens, não deve ser um artista dos anos 70. Afinal, de nada adianta realizar um megaevento para os colaboradores se ninguém tiver vontade de participar.

Agora, confira os passos necessários para realizar uma logística de eventos corporativos eficiente.

Planejamento de um evento corporativo

O planejamento deve ser a primeira ação da logística de eventos, nada deve ser feito antes de ser colocado no papel — ou planilha. Inicie o planejamento com a maior antecedência possível. Dessa forma, haverá tempo suficiente para analisar todas as possibilidades de locais e fornecedores e escolher com tranquilidade. Trabalhar com prazos apertados pode causar atrasos, levar à improvisação e prejudicar totalmente um evento.

Se necessário, faça um checklist para não esquecer de nenhum item. Use e abuse das planilhas e das plataformas de gestão de projetos para se organizar melhor, e não deixe de incluir no planejamento:

  • cronograma: prever os prazos e datas para a realização de todas as tarefas, desde o levantamento de orçamentos até a desmontagem da estrutura do evento;

  • orçamento: estimar os custos com cada item, acompanhando constantemente para garantir que o orçamento destinado para o evento não seja ultrapassado;

  • recursos: definir quantas pessoas serão designadas para o planejamento e organização do evento e, também, quem será responsável pela realização de cada tarefa.

Acrescente no planejamento tudo o que precisar para realizar o controle e acompanhamento.

No mundo real, nem tudo ocorre exatamente conforme o desejado, então elabore um planejamento flexível. Considere imprevistos, inclua medidas de prevenção de riscos e opções para uma rápida correção de problemas. Um exemplo é ter um gerador disponível para o caso de falta energia. Se possível, deixe margens de segurança nos prazos.

Toda a equipe precisa conhecer os planos de ação e, pelo menos, algumas pessoas devem ter autonomia para tomar decisões importantes. Como autorizar a compra de itens complementares se perceber que a comida do coffee break não será suficiente. Conte com uma equipe de alta performance e designe as atividades críticas aos profissionais com maior experiência em eventos. Mantenha um plano de comunicação constante, pois se a logística não estiver bem orquestrada, o evento não acontecerá.

Escolha do local

Assim que tiver todas as informações necessárias em mãos — tipo do evento, quantidade, perfil dos participantes e orçamento —, é hora de começar a busca pelo local ideal.

Selecione um ambiente que comporte o evento por completo e não somente a atividade principal. Por exemplo, no caso de um evento que oferecerá uma palestra com expositores de produtos parceiros, será necessário um espaço para os quiosques ou estandes, além do auditório e uma área para coffee break.

Certifique-se de que o local tem a infraestrutura necessária para toda a programação, como cadeiras, mesas, palco, copa, toaletes e equipamentos tecnológicos. Caso negativo, será necessário procurar fornecedores para o aluguel e, consequentemente, haverá mais trabalho e despesas. Sempre que possível, visite o local do evento antes de fechar o contrato para ter uma noção mais aproximada da realidade de como ficará a montagem.

O espaço deve estar localizado em uma área segura e bem policiada, e deve ser de fácil acesso para a maioria dos participantes. Verifique se há disponibilidade de transporte público, serviço de vallet e estacionamentos na região. Na realização de eventos a nível nacional ou internacional, procure por locais próximos ou de rápido acesso aos aeroportos. A acessibilidade para deficientes, em todas as áreas do evento, é imprescindível.

Escolha de fornecedores

O conteúdo pode ser considerado a alma de um evento, e os fornecedores são responsáveis por ajudar a dar corpo a ele. Desde a estrutura física, como mesas e cadeiras, até os alimentos servidos no coffee break e garrafas de água para os palestrantes.

A imagem do evento depende de uma boa escolha de fornecedores. Por esse motivo, é extremamente importante contar com profissionais experientes e confiáveis, que correspondam aos padrões esperados.

É sempre recomendável contratar novos fornecedores por indicação de pessoas conhecidas. Mas se isso não for possível, utilize a facilidade de busca de informações na internet. Além das ferramentas de busca, existem sites especializados que centralizam o cadastro de fornecedores para todos os tipos de eventos e, ainda, facilitam a procura e o contato.

Na escolha de um fornecedor desconhecido é preciso encontrar formas de buscar referências. Uma opção é consultar as redes sociais da empresa, na qual é possível encontrar pessoas que já utilizaram e avaliaram aqueles serviços. Tenha atenção principalmente às reclamações relativas à qualidade de materiais e atrasos na entrega.

Solicite mais de um orçamento para cada tipo de serviço e avalie cuidadosamente cada proposta. Desconfie de preços atrativos demais, mas tente o melhor preço na hora da negociação. Afinal, os recursos para o evento são limitados e é preciso manter as despesas corporativas dentro do previsto.

Não deixe de documentar a contratação de todos os fornecedores. Insira cláusulas de quebra de contrato, atrasos e equipamentos defeituosos. Tudo para se resguardar de eventuais problemas. Além disso, é importante ter alguns fornecedores de reserva, para o caso de precisar substituir um serviço na última hora. Por fim, mantenha uma lista de todos os fornecedores com quem teve uma boa experiência para utilizar em futuros eventos.

Locação de equipamentos

É muito comum a locação de equipamentos na organização de eventos corporativos. Geralmente o espaço fornece alguns materiais básicos, como cadeiras e mesas, mas é importante verificar se a quantidade e os modelos disponíveis serão suficientes ou se haverá necessidade de locação. Com base no público-alvo, analise se será necessário alugar equipamentos específicos.

Quando for preciso alugar grandes estruturas, onde haverá circulação de pessoas, como palcos e estandes, é preciso ter uma maior atenção à qualidade e aos padrões de segurança. Procure empresas reconhecidas no mercado.

Os equipamentos eletrônicos e de tecnologia alugados, como computadores, telões, microfones e projetores, devem ser testados com antecedência. Não há um prazo específico, mas deve haver tempo suficiente para a troca, caso necessário. Certifique-se de que todos os operadores designados para o dia do evento estejam familiarizados com os aparelhos e preparados para resolver possíveis imprevistos.

A logística deve, ainda, garantir que todos os equipamentos locados sejam entregues no prazo determinado, em bom estado de conservação, montados e instalados corretamente.

Transporte de convidados

O transporte de participantes, convidados e palestrantes deve ser definido de acordo com a necessidade de cada evento. Para eventos distantes da região central da cidade, o ideal é fornecer um transporte coletivo para os participantes, como um ônibus fretado, partindo da empresa ou de algum outro ponto de fácil acesso. Se possível, ofereça comodidades como Wi-Fi e ar-condicionado.

Muitos eventos contam com palestrantes e convidados procedentes de outras cidades, estados e países. Nesses casos, não é raro a empresa organizadora planejar e custear a viagem até a cidade do evento. Pesquise as melhores opções de voos e horários em um site especializado em gestão de viagens, a fim de encontrar passagens aéreas baratas e manter o orçamento para transportes dentro dos limites estipulados.

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É importante ponderar sobre a necessidade de providenciar a recepção de convidados e palestrantes no aeroporto, e o traslado até o local do evento ou hotel. Designe funcionários para acompanhá-los e, em vez de utilizar táxis, opte pela locação de carros. Tudo isso para promover maior conforto e encantamento ao convidado.

Fluxo de pessoas

A quantidade de participantes é importante para definir o local, mas envolve outra incumbência da logística: garantir que todas essas pessoas circulem da melhor maneira possível, por todas as áreas do evento. A entrada é a primeira impressão que o participante tem do evento, se a chegada for tumultuada e desorganizada o participante já iniciará o evento estressado. Da mesma forma, recebê-lo em um ambiente confortável e ordenado assegura uma boa experiência do começo ao fim.

Portanto, verifique se as portas de entrada comportam um grande fluxo de pessoas. Uma porta giratória, por exemplo, pode ser um problema, por liberar pouquíssimos participantes por vez. Se for esse o caso, veja a possibilidade de fazer um primeiro contato do lado de fora, como a distribuição de algum brinde, para reduzir a velocidade de entrada.

Caso haja a necessidade de credenciamento ou identificação dos participantes, adapte a quantidade de pontos de recepção para o número de pessoas. Distribua bem as mesas de atendimento para evitar aglomeração e longas filas. Inclua no material de divulgação do evento um alerta para que os participantes cheguem com uma certa antecedência. 

Providencie cadeiras ou sofás para que os participantes não fiquem de pé enquanto aguardam o início do evento. Garanta uma boa sinalização do local e pessoal bem treinado, a fim de direcionar de forma rápida e correta os participantes, e evitar que se dispersem ou até se percam.

Segurança do evento corporativo

Item fundamental no planejamento logístico, a segurança para eventos corporativos merece especial atenção. A logística de eventos é responsável não somente pela segurança durante o evento, mas deve também garantir que os trabalhadores encarregados pela montagem utilizem os itens de segurança obrigatórios, evitando acidentes.

Geralmente, quando o evento é direcionado somente aos colaboradores, a empresa fornece algum tipo de transporte até o local, e a preocupação com a segurança deve começar por aí. Qualquer incidente que ocorra durante o trajeto poderá ser considerado responsabilidade da empresa. Portanto, sempre contrate serviços de transporte confiáveis, verifique a qualidade dos veículos e avalie o caminho que será utilizado para evitar zonas de risco.

Com relação à segurança do local, é imprescindível verificar a existência de alvará de funcionamento, conhecer as normas de segurança de acordo com o espaço, conferir se os itens obrigatórios de prevenção a incêndio estão em dia e quais são as rotas de fuga a serem utilizadas em uma evacuação de emergência.

É esperado que eventos corporativos utilizem diversos equipamentos eletrônicos e audiovisuais, e muitos deles são sensíveis às instabilidades na rede elétrica. Para evitar riscos de curto-circuito e danos aos equipamentos, verifique as instalações e siga as normas de segurança para a utilização de equipamentos eletrônicos no local.

Serviço de apoio

O serviço de apoio na logística de eventos engloba todas aquelas pessoas que trabalham para que o participante se sinta seguro e bem recebido.

As normas em relação à obrigatoriedade de disponibilização de algum tipo de atendimento médico diferem em cada cidade brasileira. Em São Paulo, por exemplo, em eventos com mais de 1500 pessoas é obrigatória a presença de uma ambulância. Mas, independentemente do porte do evento, incidentes como quedas podem ocorrer. Então, se não houver um profissional de saúde disponível no local, é importante, pelo menos, conhecer os hospitais mais próximos e disponibilizar um carro para emergências.

Assim como os cuidados médicos, é fundamental contar com uma equipe de segurança bem orientada. Fornecida pelo local do evento ou contratada com empresas especializadas, deve estar alinhada com as políticas do evento — permissões de entrada, tratamento dos participantes, momentos em que devem intervir etc.

Eventos realizados em casas de show e espaços fechados, como festas de fim de ano, devem receber especial atenção. São ótimos momentos de confraternização, motivação da equipe e comemoração, mas inspiram um maior cuidado por conta das normas de segurança obrigatórias e por proporcionarem um ambiente mais descontraído.

A equipe que vai lidar diretamente com os participantes, como as recepcionistas, devem ser devidamente instruídas e ter amplo conhecimento do objetivo e necessidades do evento. Inclua na equipe de apoio, se necessário, serviços para participantes com necessidades especiais, como tradução em libras.

Montagem e desmontagem

A logística envolve controlar e supervisionar a montagem e desmontagem de todos as estruturas, equipamentos e serviços utilizados no evento. Em resumo, ela visa deixar tudo pronto para a recepção dos participantes e garantir um encerramento sem problemas.

No início do evento, dependendo da proporção, será necessário receber diversos fornecedores e haverá inúmeros montadores para controlar ao mesmo tempo. E isso pode durar por vários dias. O ideal é contratar uma empresa especializada para acompanhar a montagem das estruturas e, assim, deixar sua equipe focada em acompanhar as entregas e resolver possíveis problemas.

Todas as entregas devem ser minuciosamente conferidas e, sempre que for possível, testadas a tempo de serem substituídas. O momento da desmontagem do evento corporativo não é menos importante. Geralmente realizada no mesmo dia, é preciso atenção redobrada devido ao cansaço da equipe. Ela exige o mesmo acompanhamento que a montagem, a fim de garantir que seja feito da maneira correta.

É preciso, ainda, cuidar da devolução de equipamentos aos fornecedores e entregar o espaço utilizado. Confira se não houve avarias, pois danos aos equipamentos ou locais alugados podem gerar multas.

Divulgação

Responsável pelo recebimento, armazenagem, gestão de estoque, instalação e distribuição dos materiais de divulgação, a logística promocional é parte da logística de eventos. Após a criação do material de divulgação pela área de marketing é preciso definir por qual caminho chegará ao público-alvo.

Em eventos exclusivos para colaboradores, o e-mail corporativo é uma boa opção para a divulgação, pois tem uma alta taxa de abertura. Totens e cartazes pela empresa também ajudam a atrair o interesse. Já os eventos abertos pedem uma divulgação mais abrangente, podendo optar pelas estratégias de marketing digital e utilizar as redes sociais.

A criação de um site para o evento é quase obrigatória, mesmo que seja apenas uma página contendo as informações principais — horário, endereço, programação etc. É interessante inserir informações a respeito dos palestrantes, quando houver.

A impressão de folhetos, totens, banners ou qualquer outro tipo de material gráfico é responsabilidade da logística. Sendo assim, é bom revisar todos eles antes de enviar para a gráfica. Também é função da equipe definir os locais de exposição desse material no dia do evento.

Condições do tempo

Por mais imprevisível que sejam as condições climáticas, é preciso acompanhar a previsão mais provável para o dia do evento e ter tempo suficiente para se preparar para mudanças.

No momento do planejamento é possível definir uma data em que seja mais provável conseguir a temperatura e o clima desejados. Inclusive, existem sites na internet que fornecem a média de chuvas por período. Mas, como é possível ter somente uma previsão, prepare-se para qualquer surpresa.

Se um evento estiver programado para um espaço aberto e houver possibilidade de chuvas, inclua em seu planejamento logístico uma segunda opção de local ou alternativas para realocar os participantes no mesmo espaço. No entanto, mesmo que o evento esteja reservado para um ambiente fechado, é recomendável disponibilizar guarda-chuvas para chegada e saída dos participantes.

Da mesma maneira, é melhor evitar eventos a céu aberto em períodos de muito calor, debaixo de sol forte. Caso não seja possível alterar a data, uma opção é utilizar tendas e guarda-sóis para proteger os participantes.

Considerações finais

Uma logística de eventos eficiente é como uma orquestra bem regida, e esse guia forneceu os movimentos necessários para que nenhum instrumento desafine ou saia do ritmo. Agora, você tem total conhecimento de quais são as atividades e situações que precisam ser antecipadas e bem planejadas para o sucesso do seu evento e a satisfação dos participantes.

Esse guia foi útil para a organização do seu próximo evento corporativo? Então, não deixe de compartilhar esse conhecimento com seus amigos nas suas redes sociais.

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