Hospedagem em viagens corporativas: economia e conforto

Viagem corporativa bem sucedida, além proporcionar o cumprimento de uma missão a ser realizada com sucesso, também deve ser planejada levando-se em conta duas características importantes: a economia e o conforto do viajante, itens que também devem ser considerados quando o assunto é a hospedagem. E isso não tem nada a ver com luxo, como algumas pessoas podem pensar, mas em oferecer um ambiente propício para que o colaborador esteja plenamente preparado para realizar suas tarefas de forma produtiva e em segurança.

No post de hoje daremos algumas dicas de como obter hospedagem com o maior custo-benefício possível. Acompanhe:

Faça um levantamento da rotina de viagens corporativas da empresa

Antes de tudo, é preciso saber como é a rotina de viagens da empresa, para que, dessa forma, se consiga negociar mais facilmente com hotéis. Para isso, é preciso realizar o levantamento de algumas informações, tais como:

  • principais destinos;
  • objetivos relacionados aos destinos (por exemplo, o destino X é para participar de algum evento importante do setor? O Y é para se encontrar com determinado fornecedor?);
  • se empresa possui filial;
  • se a empresa possui clientes em outras cidades que requerem visitas constantes;
  • média de tempo de estadia;
  • itens que os viajantes precisam ter no local de estadia (wi-fi, academia de ginástica, sala de reuniões, etc);
  • lista de hotéis ou cadeia de hotéis que costumam atender aos viajantes da empresa.

De posse dessas informações, é possível identificar se existe um certo volume de compras. Caso exista, o ideal é escolher no máximo três fornecedores para iniciar as negociações.

Negocie descontos e parcerias

Outra dica é cadastrar o e-mail dos responsáveis pela organização das viagens corporativas da empresa em sites especializados na compra de passagens e reservas de hotéis. Dessa forma, eles receberão ofertas, descontos e ficarão a par de eventuais promoções, o que facilita ainda mais a negociação.

De posse da lista de fornecedores, inclua na conversa de negociação itens como café da manhã, wi-fi livre e outros serviços que geralmente são cobrados, e tente negociar de forma que eles sejam gratuitos para os viajantes da sua empresa. Também vale negociar algum tipo de parceria, dependendo do segmento do seu negócio.

Analise a localização do hotel

O hotel mais econômico nem sempre significa diminuição dos custos da viagem corporativa. Isso porque, quanto maior for a sua distância dos locais em que o viajante precisará se deslocar, maior as despesas com transporte, o que pode não significar um bom custo-benefício no fim das contas.

Por isso, além de optar por hotéis com boa localização, trace as rotas dos locais onde o colaborador irá para que, dessa forma, você consiga calcular uma média de gastos com o transporte. Existem alguns sites que podem lhe ajudar a calcular custos com táxis, como o Tarifa de Táxi, por exemplo. Pode ser que fique mais barato o viajante se hospedar em um hotel um pouco mais caro, mas com um valor de transporte mais em conta.

Planeje com antecedência e de acordo com as temporadas do destino

Se algumas viagens podem ser planejadas com muita antecedência, melhor ainda, pois quanto maior a antecedência da reserva de um hotel, maior será a abertura na negociação e menor o preço praticado.

Nesse sentido, outro fator que deve ser considerado é a alta ou a baixa temporada do destino, caso ele seja turístico. Tarifas diárias costumam aumentar significativamente nas altas temporadas, enquanto na baixa elas podem ser reduzidas a incríveis 70%. Então, se a viagem for planejada de modo que o colaborador trabalhe na baixa temporada, ele pode muito bem se hospedar em um hotel mais confortável, porém a um preço acessível.

Contrate uma agência de viagem corporativa como mediadora

A última dica é encontrar uma agência de viagem que sirva como mediadora na busca pelas melhores tarifas de hospedagem, principalmente se a sua empresa não tiver um alto volume de viagens. E o motivo é bem simples: algumas dessas agências especializadas em viagens corporativas têm acordos prévios com hotéis por conta do alto volume de compras. Dessa forma, a sua empresa pode se beneficiar com uma boa hospedagem a um preço bem mais acessível, já descontados os valores dessa mediação.

Com todas essas dicas, os colaboradores, gestores e diretores da empresa certamente terão conforto durante a hospedagem em suas viagens corporativas, a um custo que não afetará o orçamento da empresa.

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