Gestão de despesas em viagens corporativas: aprenda mais!

Muitas empresas têm a necessidade de enviar seus colaboradores para eventos ou reuniões de negócios fora da cidade. Algumas planejam até ações de lazer e descontração para as equipes. Para esses momentos, é essencial desenvolver uma boa gestão de despesas em viagens corporativas.

Nesse trabalho, o gestor deve seguir as políticas internas da empresa, que funcionam como guia para as atividades. Ao programar essas medidas, é possível gerar uma série de valores para a empresa, desde a redução de gastos até a própria otimização dos processos.

Neste artigo, vamos explicar por que a gestão de despesas em viagens corporativas é importante, além de destrinchar os principais benefícios e dar dicas de como melhorar as finanças. Confira!

Como funciona a gestão de despesas em viagens corporativas?

A gestão de despesas em viagens corporativas é uma maneira de ajudar no controle do orçamento empresarial e de tornar o processo mais prático e organizado. Deve estar associada às políticas da empresa, tomando como base os direitos e os deveres de cada envolvido nas ações, do gestor ao colaborador.

Dessa forma, é importante haver uma política de viagens bem definida. Ela dará agilidade às etapas, permitindo entender quais as necessidades primordiais e ter uma base dos custos para um orçamento mais adequado para cada situação: congressos, reuniões com clientes, captação de oportunidades, relacionamento com investidores, entre outras.

Os principais objetivos da gestão de despesas em viagens corporativas são reduzir os custos, além de evitar transtornos e atrasos referentes a embarques e hospedagens, por exemplo. Também é uma medida muito importante para facilitar os processos de reembolso quando necessário e prevenir fraudes.

A partir dessa ação, o gestor passa a ter um controle mais apurado de todas as viagens dos colaboradores. Assim, favorece a administração das operações, melhora os processos e leva conforto aos viajantes.

Quais as vantagens da gestão de despesas em viagens corporativas?

As vantagens da gestão de despesas em viagens corporativas são bem claras, pois estão relacionadas aos objetivos já citados. Ainda assim, vamos explicá-los melhor.

Redução de custos

Como principal objetivo, a redução de custos é também uma grande vantagem quando falamos em gerenciar os custos das viagens. É uma maneira de melhorar a saúde financeira da empresa e favorecer os resultados gerais.

A gestão permite encontrar passagens mais baratas, hotéis confortáveis a preços mais acessíveis, os melhores traslados, entre outros pontos de economia.

Controle para os processos financeiros

Já falamos também sobre como a gestão de despesas nas viagens a negócios favorece o controle financeiro por parte dos gestores. Isso ocorre porque eles conseguem acompanhar mais de perto os custos, o que facilita a elaboração de relatórios de gastos e os procedimentos de reembolso.

Liberação do orçamento

Ao ter uma base dos valores, os gestores podem liberar um orçamento mais adequado para cada necessidade. Isso não só facilita os processos, como gera mais conforto aos colaboradores durante as viagens.

É uma forma de alinhar as expectativas dos colaboradores com o valor real a ser destinado para a viagem, seguindo as lógicas de mercado. Além disso, o gestor consegue entender quais serão as necessidades para liberar a verba conforme as necessidades e os objetivos.

Agilidade nos processos

Como a maioria das necessidades está previamente traçada na gestão, é possível levar agilidade aos processos. Quando as rotas de viagem se repetem com frequência, por exemplo, o gestor já tem uma base do valor das passagens, locais de acomodação, fornecedores a contatar e os traslados a serem tomados.

Mais segurança para as viagens

Outra vantagem importante é a segurança dos viajantes. O conhecimento acerca dos processos permite repassar informações precisas aos colaboradores em viagem, mantendo todas as ações necessárias em ordem.

Com o conhecimento prévio e relacionamento já estabelecido com os fornecedores, a comunicação se torna mais confiável. Logo, há menos riscos como roubos e assaltos, atrasos, desencontros e cancelamentos. Isso reduz também o desvio de verbas para despesas não autorizadas.

Como fazer uma gestão de despesas em viagens corporativas eficiente?

Não basta entender a importância e os benefícios da gestão de despesas em viagens corporativas. É essencial saber executá-la adequadamente para obter todos esses ganhos. A seguir, listamos algumas dicas para garantir a idoneidade dos processos.

Tenha uma política de viagens bem definida

As políticas da empresa são essenciais para a gestão das viagens. Listar as regras de conduta ajuda a tornar os processos transparentes para todos, guiando os colaboradores sobre como procederem quando precisarem viajar. Além disso, favorecem os fluxos de aprovação de orçamentos.

Deve-se estabelecer prazos para solicitações, despesas autorizadas, fornecedores disponíveis, categorias para compras de passagens e agendamento das hospedagens, entre outros detalhes que esclareçam as principais dúvidas. O colaborador deve estar ciente dos limites para fazer bom uso do orçamento.

Contrate um seguro de viagem

O seguro de viagem é uma forma de evitar riscos e prejuízos, ao mesmo tempo em que promove mais segurança para o colaborador. Além disso, mantém os processos protegidos contra alguns contratempos, como doenças, acidentes, roubos e assaltos.

Mapeie os deslocamentos e traslados

Antes da viagem, o colaborador deve ser informado sobre como proceder nos aeroportos e nas rodoviárias, além de quais serão suas formas de locomoção na cidade de destino.

Para isso, os gestores devem mapear os melhores horários para as passagens, a distância entre o hotel e os locais de acesso, os transportes necessários etc. Essa medida ajuda a entender os custos e, assim, gera economia.

Conte com o apoio da tecnologia

Muitas ferramentas ajudam a manter o controle sobre a gestão de despesas em viagens corporativas. Para isso, é preciso entender as necessidades do processo e analisar as melhores soluções.

Essa é uma maneira de organizar os custos e de tornar os relatórios mais fáceis, principalmente após as viagens. As ferramentas também facilitam a comunicação à distância com o colaborador, ajudando a entender necessidades extras e a liberar mais verba quando for o caso.

Conheça seus fornecedores

Tenha uma lista adequada dos fornecedores para facilitar as compras. Ao mapear os prestadores de serviços, você garante um melhor gerenciamento para as viagens e torna os processos mais claros.

Com as dicas apresentadas, a sua gestão de despesas em viagens corporativas ganha mais rapidez e agilidade. Para ajudar nessa atividade, a Tour House oferece um software de gestão com tudo o que você precisa para organizar seus processos de viagens.

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