O que faz uma empresa de viagens corporativas e como escolher?

No mundo corporativo, o planejamento de viagens de negócios pode se tornar uma tarefa complexa e, muitas vezes, desgastante. Organizações de diferentes setores precisam enviar seus colaboradores para outras cidades ou países para participar de eventos, reuniões, treinamentos, visitas a clientes ou fornecedores e até para desenvolver novos projetos.

Gerenciar todos os aspectos dessas viagens exige uma logística bem planejada e o conhecimento de detalhes que vão além da simples compra de passagens. É aqui que entra a importância de contar com uma empresa de viagens corporativas.

Continue a leitura para descobrir como contar com o auxílio de uma empresa desse tipo pode facilitar bastante a sua rotina.

O que é uma empresa de viagens corporativas?

Uma empresa de viagens corporativas é uma organização especializada em planejar, organizar e gerenciar todas as etapas de uma viagem de negócios.

Ela atua como uma parceira de organizações que necessitam que os membros da sua equipe estejam em outros lugares, fornecendo uma gestão segura das viagens, desde a compra de passagens e reservas de hospedagem até o gerenciamento de despesas e suporte.

Diferentemente de agências de turismo, as empresas de viagens corporativas têm como objetivo otimizar o tempo e os recursos da entidade contratante, garantindo que o colaborador tenha uma experiência tranquila, produtiva e dentro do orçamento estipulado pela organização.

Quando é importante contratar uma empresa de viagens corporativas?

Contratar uma ajuda desse tipo é importante quando as viagens de negócios são frequentes ou envolvem muitos colaboradores ao mesmo tempo. Afinal, negócios que têm uma alta demanda por deslocamentos para reuniões, eventos ou auditorias podem se beneficiar enormemente da eficiência oferecida por uma parceira especializada.

Veja abaixo algumas situações em que pode ser interessante contar com esse suporte:

• em casos de grande demanda por viagens nacionais e internacionais;
• se a empresa precisa de um controle rígido de custos e de otimização de tempo;
• quando há necessidade de garantir o cumprimento de políticas internas de viagens;
• em um cenário no qual a empresa deseja oferecer suporte contínuo aos profissionais em viagem, minimizando imprevistos e problemas logísticos.

O que faz uma empresa de viagens corporativas?

Existem muitas funções exercidas por uma empresa de viagens corporativas que podem ser extremamente úteis para o seu negócio. Quer saber quais são elas? Confira abaixo.

Planejamento de viagens

Naturalmente, uma organização que oferece esses serviços é especialista em planejar tudo que envolve a viagem, desde o levantamento do melhor trajeto e compra das passagens à organização de horários para hospedagem e transporte especial.

Gestão de despesas e relatórios

Uma das grandes vantagens de contar com esse serviço é a centralização das despesas. Isso permite ter um controle muito mais preciso sobre os gastos realizados durante as viagens. Além de gerenciar reembolsos, há também a geração de relatórios que mostram quanto foi investido em passagens, hospedagem, alimentação e outros serviços, facilitando o monitoramento orçamentário.

Suporte integral ao viajante

Imprevistos podem acontecer durante uma viagem, como voos cancelados, problemas com reservas ou emergências pessoais. Empresas de viagens corporativas oferecem suporte o tempo todo para os profissionais, garantindo que eles recebam assistência imediata, independentemente da hora ou do local em que estejam.

Gestão de políticas de viagens

Cada empresa tem políticas próprias em relação a viagens corporativas, como limites de gastos, categorias de hospedagem e transporte, e regras sobre o reembolso de despesas. Todas essas políticas são mais facilmente seguidas com esse tipo de auxílio, minimizando problemas de compliance e evitando custos desnecessários.

Como escolher a melhor empresa de viagens corporativas?

Descubra quais são os fatores que devem ser considerados ao escolher uma parceira para auxiliar nas suas viagens corporativas.

Considere as suas necessidades

Antes de mais nada, é importante compreender as necessidades específicas da sua empresa em relação às viagens corporativas. Seu negócio precisa de viagens frequentes? São internacionais ou apenas nacionais? Existe a necessidade de suporte 24 horas? Além disso, você deve considerar o perfil dos profissionais que dependerão dos serviços para entender suas demandas.

Defina critérios de seleção

Utilize os serviços oferecidos que mencionamos ao longo do texto para que você consiga definir qual negócio atende melhor às suas necessidades. Fatores como as tecnologias empregadas, flexibilidades e expertise em gerenciar equipes maiores de viajantes devem ser diferenciais analisados.

Solicite propostas

Entre em contato com as empresas que parecem oferecer as melhores soluções e solicite propostas relacionadas a quais serviços estão inclusos no contrato, quais os termos de cancelamento e os custos envolvidos. Se identificar que algo não está atendendo aos critérios que você estabeleceu, não tenha medo de agradecer e recusar.

Agende reuniões

Após receber as propostas, agende reuniões com as empresas finalistas para discutir os detalhes dos serviços e entender melhor como elas operam. Essa é uma ótima oportunidade para esclarecer dúvidas, verificar a estrutura da organização e avaliar o atendimento oferecido.

Avalie a tecnologia e o suporte oferecidos

Um dos fatores mais importantes na escolha de uma empresa de viagens corporativas é a tecnologia que ela utiliza. As melhores parceiras oferecem plataformas digitais que permitem o controle e a gestão de todas as viagens, relatórios financeiros, reservas online e fácil comunicação com a equipe de suporte.

Como viagens normalmente geram imprevistos que precisam ser resolvidos rapidamente, um suporte lento ou inacessível pode gerar grandes prejuízos e frustrações para os profissionais que estão longe de casa.

Quais os diferenciais da Tour House?

Com mais de 30 anos de experiência, a Tour House conta com uma plataforma exclusiva para gerenciar todos os detalhes das suas viagens corporativas em um só lugar, capaz de reduzir em até 20% os seus gastos com esses eventos.

Além disso, todos os dados são integrados com ferramentas de Business Intelligence e Smart Data para que você controle seu orçamento e outros detalhes com mais praticidade. Tudo isso na palma da sua mão por meio da aplicação mobile.

Chegamos ao final deste artigo e você já sabe como escolher uma empresa de viagens corporativas com muito mais segurança. Além disso, com os diferenciais da Tour House, fica fácil fazer a escolha certa e ter uma gestão centralizada e eficaz.

Aproveite para entrar em contato conosco e conhecer de perto as nossas soluções.