Dicas para fazer uma reserva de hotel
Mesmo com uma rotina de trabalho agitada, é importante que o profissional de secretariado esteja bem atento na hora de efetuar a reserva do hotel para a viagem corporativa. Caso contrário, poderá trazer algumas dores de cabeça ao profissional, ao viajante e a empresa como um todo.
Então, no post de hoje daremos algumas dicas preciosas para você não se perder em meio a tantas opções de hospedagem:
1. Dê preferência a redes hoteleiras conhecidas
Começar a busca dos hotéis por redes já conhecidas pelo mercado é uma ótima dica para procurar pelo melhor custo-benefício da reserva. Isso porque algumas redes possuem descontos para viajantes corporativos e para quem torna-se cliente.
Então, com base no levantamento das principais cidades em que os colaboradores e diretores da empresa viajam, dá para negociar alguns descontos ou comodidades, de acordo com o volume de hospedagem.
2. Visite o site do hotel
Conhecido ou não, é sempre bom analisar o site do hotel. Veja todas as fotos, todos os serviços oferecidos e como a infraestrutura atende às necessidades básicas do executivo que fará a viagem corporativa. Itens como boa conexão Wi-Fi, café da manhã e sala de reunião, podem fazer uma boa diferença na hora de planejar o roteiro.
3. Reserve com antecedência
Principalmente se a missão do executivo for participar de congressos e eventos, pois geralmente as vagas mais próximas e, portanto, com o melhor custo-benefício, se esgotam rapidamente. Então, assim que a empresa sinalizar, já faça a reserva do hotel.
4. Verifique a distância entre o hotel e os compromissos da viagem corporativa
Geralmente, efetuar a reserva de um hotel mais próximo dos compromissos dos viajantes, mesmo sendo mais caro, acaba por ser um bom custo-benefício no final das contas. Isso porque pode possibilitar uma grande economia com as despesas de transporte.
Além disso, hotéis que fiquem longe dos centros também podem ser uma ideia ruim quando se precisa utilizar alguns serviços, como farmácia, supermercado, restaurantes, agências bancárias, etc.
Verifique com o viajante se ele prefere se hospedar próximo ao aeroporto, pois isso pode facilitar a locomoção e impedir que ele tenha contratempos por conta do trânsito de algumas cidades.
5. Não esqueça de conferir a reserva do hotel
Isso também vale para as grandes redes hoteleiras. É necessário confirmar a reserva alguns dias antes e de preferência, com uma rápida ligação. Dessa forma, caso aconteça algum imprevisto – incluindo aqui o cancelamento por parte do hotel sem avisar com antecedência –, sobra tempo para você mudar a reserva para outro local e salvar a viagem corporativa.
6. Caso reserve por e-mail, tenha alguns cuidados
Lembre-se sempre de informar tudo o que for necessário para garantir a reserva, como data de entrada e saída, horário previsto de chegada, número de hóspedes, forma de pagamento, preferência fumante/não fumante, etc.
Reunir todas essas informações em um só e-mail evitará inúmeras trocas de mensagens e também que algumas dessas informações importantes fiquem perdidas.
7. Utilize uma agência de viagens corporativas
Se a sua empresa tiver um bom volume de viagens, vale a pena contratar os serviços de uma agência especializada no planejamento e na organização. Isso facilita um bocado a vida dos profissionais de secretariado, pois a maior parte do trabalho é feita pela própria agência, inclusive na hora de resolver problemas.
Entretanto, é importante ressaltar que contratar uma agência de viagens corporativas não te livra da responsabilidade de conferir todo o roteiro. Isso ajuda você na hora de informar os detalhes da viagem à diretoria e ao próprio viajante, caso eles precisem de ajuda ou de mais informações.
Com todas essas dicas de reserva de hotel, auxiliar a viagem corporativa dos colaboradores da empresa ficará bem mais fácil e intuitiva. Então, comece agora mesmo a se planejar melhor e tenha sucesso em suas funções!
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