Controle de viagens corporativas: aprenda a fazer em 5 passos

O controle de viagens corporativas é uma das principais preocupações das empresas para otimizar seus processos e reduzir custos. Ferramentas tecnológicas e boas práticas tornam-se essenciais para garantir oportunidades de negócios e desenvolvimento profissional, sem sobrecarregar o orçamento.

Nesse contexto, inovações como a inteligência artificial estão moldando o futuro do trabalho e transformam a maneira como as empresas lidam com o volume de dados gerado nas viagens.

Neste artigo, vamos explorar como o controle de viagens corporativas pode ser realizado de maneira eficaz, desde as melhores ferramentas para gestão até estratégias para melhorar a experiência dos colaboradores.

Por que o controle de viagens corporativas é essencial para as empresas?

O controle de viagens corporativas vai além do simples gerenciamento de deslocamentos. Ele é crucial para garantir retorno positivo para a empresa, seja em forma de novas oportunidades de negócios, expansão de mercado ou o desenvolvimento profissional dos colaboradores.

Um controle bem feito, junto a um bom planejamento da viagem, assegura o cumprimento da política corporativa, reduz custos desnecessários e mantém o controle financeiro, aspectos essenciais para o bom andamento do negócio.

Principais desafios no gerenciamento de viagens de negócios

Um dos principais desafios da gestão de viagens corporativas é garantir o alinhamento entre os custos com viagens e o orçamento da empresa, sem sacrificar a experiência dos colaboradores. Para isso, é importante ter políticas claras sobre os limites de gastos com cada tipo de despesa.

Outra questão delicada é o gerenciamento de documentos e reembolsos de despesas. Se não for bem estruturado, pode haver uma série de erros, desde atrasos nos reembolsos até fraudes. Então, é essencial ter procedimentos eficazes nas viagens corporativas para organizar os documentos.

Além disso, o volume de dados gerado pelas viagens precisa ser organizado de maneira eficiente. Com isso, é possível tomar decisões mais efetivas sobre melhorias nas políticas de viagens, na experiência dos colaboradores e na redução de custos.

Ferramentas tecnológicas para melhorar a gestão de viagens corporativas

Existem várias plataformas que auxiliam na gestão de viagens corporativas, desde a automatização dos processos de reservas até o controle de custos e aprovação de despesas.

Sistemas que integram inteligência artificial, por exemplo, ajudam a prever os custos de viagens com base em histórico de dados, otimizando o planejamento financeiro.

Essas ferramentas também oferecem dashboards intuitivos que ajudam os gestores a acompanhar as viagens em tempo real, o que minimiza erros e garante maior controle.

Como criar uma política eficiente de controle de despesas em viagens

Uma política eficiente de controle de despesas em viagens corporativas deve estabelecer diretrizes claras alinhadas ao orçamento da empresa. Alguns pontos que precisam ser definidos são:

• Tipos de despesas cobertas (passagens, hospedagem e transporte);
• Limites razoáveis para gastos;
• Despesas não reembolsáveis, como upgrades de voo;
• Documentos válidos para reembolso;
• Processo de solicitação.

A política também deve incentivar o uso de ferramentas digitais para agilidade no processo e promover treinamentos regulares para os colaboradores. Além disso, é essencial implementar um sistema de auditoria para monitorar e corrigir desvios nas despesas.

Estratégias para reduzir custos sem comprometer a experiência dos viajantes

Para reduzir custos sem comprometer a experiência dos viajantes, as empresas podem adotar estratégias como:

• Negociar tarifas corporativas com fornecedores (como hotéis e companhias aéreas);
• Centralizar as compras de passagens e hospedagens, aproveitando descontos corporativos.
• Adotar políticas de viagens flexíveis que incentivem escolhas econômicas, como reservar com antecedência e usar transporte público;
• Usar ferramentas de gestão de viagens para monitorar e controlar gastos em tempo real.
• Educar os colaboradores sobre as políticas de viagem para garantir o cumprimento dos limites estabelecidos, sem comprometer o conforto e a produtividade.

Como medir o desempenho e eficiência da gestão de viagens na empresa

Avaliar o desempenho da gestão de viagens é essencial para identificar áreas de melhoria. Isso pode ser feito através de indicadores chave de performance (KPIs), como:

• Redução de custos por viagem;
• Conformidade com a política de viagens;
• Tempo médio gasto na aprovação de despesas.

Além disso, analisar o feedback dos viajantes sobre sua experiência é um bom indicativo de como os processos estão sendo percebidos.

Boas práticas para reembolso e prestação de contas de despesas de viagem

A prestação de contas depende de um processo claro e simples. Os colaboradores devem ser orientados a manter todos os comprovantes de despesas e a submeter relatórios o mais rápido possível após o retorno da viagem.

Para isso, o uso de plataformas de gestão de despesas pode automatizar esse processo, com maior transparência e minimizando erros humanos. Além disso, a política de reembolso deve ser monitorada regularmente para identificar possíveis áreas de fraude ou inconsistência.

5 passos para realizar o controle de viagens corporativas

Passo 1: planejar

O primeiro passo para realizar o controle de viagens corporativas é fazer um bom planejamento. Para isso, o gestor deve identificar quais são os recursos necessários, estipulando datas e objetivos. O planejamento também deverá incluir a projeção financeira e orçamentária da viagem.

O planejamento da viagem e o orçamento da mesma estão diretamente ligados, já que um bom planejamento certamente diminuirá os custos da viagem otimizando o tempo dos colaboradores.

Passo 2: criar uma política interna para viagens

Outro passo que ajuda a controlar as despesas e otimizar o planejamento das viagens é a criação de uma política interna para viagens. Esse conjunto de normas que balizam as atividades relativas a viagens é fundamental para estabelecer as normas de como será feito o reembolso e como se dará a fiscalização dos procedimentos relativos às viagens.

Passo 3: ter uma política de reembolso

Estabelecer uma política de reembolso faz parte das boas práticas para realizar o controle das viagens corporativas. A política de reembolsos relativos a viagens deve ser comunicada de maneira clara e eficiente para que todos os colaboradores não fiquem com dúvidas na hora de prestar contas e possam viajar com tranquilidade sabendo quais despesas serão reembolsadas no regresso.

Passo 4: estruturar o processo de prestação de contas

Complementar à política de reembolso está o processo de prestação de contas, que é fundamental para o controle de despesas de viagem. Uma boa forma de fazer isso é ter um fluxo padrão para prestação de contas, que envolva desde o preenchimento de relatório de despesas até a aprovação do reembolso.

Passo 5: usar tecnologia

A tecnologia é fundamental para fazer o controle de viagens corporativas. Atualmente, existem diversos aplicativos que são capazes de aprimorar e, até mesmo, automatizar diversas etapas de controle de despesas de viagens.

Existem aplicativos que acompanham o número de quilômetros rodados, facilitam o preenchimento de relatórios, permitem o armazenamento de arquivos na nuvem e ajudam a organizar a viagem como um todo. Vale a pena pesquisar as opções apropriadas para a realidade da sua empresa e utilizar a que fizer mais sentido para a sua necessidade.

O controle de viagens corporativas é um processo essencial para garantir a eficiência financeira e o sucesso das operações de uma empresa. Ao adotar as ferramentas certas e seguir as boas práticas de gestão, as empresas podem não só otimizar seus custos, mas também melhorar a experiência dos viajantes e garantir maior conformidade com suas políticas internas.

Quer mais dicas? Veja como fazer uma boa gestão de viagens corporativas!