A importância de planejar a viagem corporativa com antecedência

A importância de planejar a viagem corporativa com antecedência

Os detalhes fazem sim a diferença. Isso pode ser comprovado no caso das viagens corporativas. A gestão das viagens corporativas envolve uma série de aspectos que exigem atenção por parte da empresa. São muitas variáveis e detalhes que, se não forem considerados, podem colocar em risco os objetivos da empresa.

É por isso que a organização é um dos aspectos centrais do planejamento das viagens corporativas. Definir os objetivos, estipular os prazos, e começar a trabalhar na execução da viagem são ações que exigem um determinado tempo. Por isso, traçar todo o planejamento com antecedência é a melhor escolha que uma empresa pode ter.

Você não acha que tudo é acertado do dia para noite, não é? Fazer planos envolve tempo, pesquisa, o cultivo de relacionamentos e, sobretudo, uma política de viagens bem consolidada.

Já está comprovado que as viagens corporativas são uma das principais estratégias das empresas quando o plano é expandir os negócios. Mas para os objetivos serem cumpridos, é fundamental se prender a cada detalhe da viagem. Todos os aspectos começam a ser definidos a partir da política de viagens.

A Associação Latino Americana de Gestores de Evento e Viagens Corporativas (Alagev) admite que uma taxa entre 60% e 70% das viagens em território brasileiro são com fins corporativos. Trata-se de um setor em crescimento e que vem concentrando uma série de investimentos. Mas por que investir?

Ainda que seja possível, é ideal evitar o fato de organizar viagens corporativas de última hora. Estruturar uma política de viagens clara e bem definida faz parte da tarefa de planejar a viagem com antecedência. Aliada aos direitos e deveres de todos os funcionários, a programação da viagem também deve ser divulgada de forma horizontal nos dias que antecedem à viagem.

A política de viagens, fatalmente, é um dos primeiros sinais que escancara a organização – ou desorganização – de uma empresa na gestão de seu calendário de viagens corporativas. Mas a falta de estrutura pode ser refletida em pequenos atos que vão além da política de viagens.

Planejando a viagem corporativa com antecedência

Decidir tudo com antecedência. Está aí um dos principais segredos de uma viagem corporativa bem organizada. Ela, de fato, começa muito antes do deslocamento. Não existe receita exata para uma viagem de sucesso, mas um bom planejamento, que engloba os detalhes, não pode ser feito em menos de 8 meses.

A antecedência se aplica em tudo que deve ser feito em relação à viagem, desde a definição do time de funcionários que vai participar, até a formação do calendário de viagem (com as agendas dos eventos, reuniões ou outros compromissos) e os detalhes referentes às passagens aéreas e hospedagem.

Como mencionamos acima, ainda que seja possível, não vale a pena organizar viagens corporativas de última hora. Isso porque, além de arriscar os próprios objetivos da empresa, você coloca em jogo o compromisso de diversos funcionários que dedicaram seu tempo na execução da viagem.

Incorporar novos métodos de organização faz parte de reformular as estratégias da empresa voltadas às viagens corporativas. Ainda que detida apenas aos passos iniciais da viagem, longe estrategicamente dos resultados, uma gestão eficaz marca seus resultados desde o início.

Até por isso contar com o suporte de empresas especializadas em viagens corporativas é ideal no intuito de maximizar os resultados.

know-how em termos de gestão, e a facilidade em conseguir serviços personalizados às necessidades da empresa, são dois fatores que ajudam a estimular as parcerias entre agências como a Tour House e empresas que desejam expandir seus negócios com base nas viagens corporativas.

Fale com nossos especialistas e conheça as possibilidades e serviços que podemos oferecer para facilitar o planejamento de viagens da sua empresa.

Pensando em auxiliar o gestor nesse processo, principalmente na redução de custos, oferecemos o KIT Gerenciamento de despesas em viagens corporativas. São dois materiais completos para entender gerir as despesas e reduzir seus custos com viagens corporativas.

 

 

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