Entenda como funciona o sistema de self booking e quais suas vantagens

O sistema self booking é um importante aliado na busca pelo melhor custo-benefício em viagens corporativas. Se você tem dificuldades em controlar os custos e o tempo de deslocamento, saiba que esse recurso pode ser o que falta para a sua empresa alcançar excelentes resultados.

Afinal de contas, quanto mais informações estiverem disponíveis, melhor será a experiência dos colaboradores durante cada uma das etapas. Tudo isso com menos riscos na hora de realizar os pagamentos e aplicar diferentes soluções estratégicas para lidar com os imprevistos.

Quer saber mais? Vamos mostrar como funciona o sistema self booking e suas vantagens. Acompanhe!

O que é o sistema de self booking?

Trata-se de uma plataforma que reúne todas as informações em um só lugar sem precisar de terceiros para operar. Os próprios colaboradores fazem as reservas e os agendamentos das viagens e dispensam a intermediação humana, por exemplo. É possível cumprir todos os processos de forma prática e organizada, desde o planejamento até o check-out.

Tudo isso acontece conforme as orientações da política de viagem definida e cadastrada previamente pela própria empresa na plataforma. Assim, fica claro o limite de gasto para uma passagem aérea ou outras solicitações necessárias na hora do deslocamento.

Quais são as principais vantagens?

Agora que você já entende as características e a função do self booking, chegou o momento de conferir os principais efeitos positivos desse sistema.

Gerenciamento eficiente

Ao tomar todas as decisões de maneira unificada, fica muito mais simples ter o controle financeiro e encaixar as despesas no orçamento disponível. Isso traz mais conforto ao time de viajantes e permite um olhar estratégico em longo prazo, incluindo as ações que precisam ser adotadas para alcançar os objetivos.

Maior autonomia

A questão da autonomia também faz diferença. Diante do suporte oferecido pela plataforma, os colaboradores conseguem se programar para os deslocamentos com antecedência. Caso aconteça algum imprevisto, também não é preciso fazer reprogramações, pois o próprio sistema self booking oferece soluções.

Com as decisões nas mãos do viajante, por exemplo, ele próprio consegue criar uma melhor experiência porque soluciona questões que não saíram exatamente como o esperado nas últimas reservas. Se um serviço não cumprir as expectativas, pode ser escolhido algo novo, desde que esteja dentro do orçamento de viagem previamente estipulado.

Redução de custos

O motivo da redução de despesas com a adoção do self booking é que esse tipo de sistema costuma ser programado para encontrar os melhores preços conforme os objetivos pré-determinados pela empresa. Sem contar que a eliminação de intermediários, como agências de viagens, também é determinante para o melhor gerenciamento financeiro.

Diversidade de escolhas

Com a ajuda da plataforma, a pessoa responsável por encontrar as melhores condições de viagem consegue filtrar entre opções selecionadas especialmente para suas necessidades. Logo, torna-se mais fácil fazer comparações que vão além dos preços. Aqui entram hospedagens, traslados e até mesmo atividades extras.

Melhor utilização do tempo

O tempo em um roteiro de viagem corporativa precisa ser minuciosamente calculado para que tudo aconteça como o esperado. Portanto, ao visualizar as contratações em um lugar, você inclui o que é importante dentro do tempo hábil para não sobrecarregar o colaborador. Além disso, evita possíveis desencontros na agenda de compromissos com os clientes.

Melhores práticas de self booking

A inclusão desta ferramenta abre um verdadeiro universo de possibilidades para a empresa e seus colaboradores. O ideal é que ela funcione em conjunto com as políticas internas de viagens e as regras da instituição. Com isso, os processos são otimizados de maneira mais organizada e os resultados positivos se destacam.

Abrir o sistema de self booking aos colaboradores é uma boa opção para alinhar todas as informações, receber o feedback deles sobre o que realmente funciona durante o deslocamento e facilitar a comunicação interna. Mas para que essa estratégia funcione, se torna necessário deixar alguns pontos claros.

Entre os principais estão o limite do teto de gastos diários nas viagens corporativas, objetivos, responsabilidades dos colaboradores em deslocamento, opções de hotéis, possibilidades de companhias áreas e descrição completa de despesas que são reembolsáveis.

Melhor experiência

O mais importante ao oferecer esse tipo de autonomia é deixar claro que a empresa incentiva que o colaborador tenha a melhor experiência possível durante o deslocamento para que se sinta confiante na hora de desempenhar suas atividades. No entanto, tudo precisa ser devidamente encaixado com os objetivos da viagem e as regras internas com foco na economia de tempo.

Customização do serviço

Esse tipo de ferramenta permite a customização do serviço. Ou seja, você consegue incluir as regras da empresa para que as pesquisas sejam realizadas conforme as possibilidades de cada viagem. O principal diferencial, neste caso, é que com as regras incluídas no próprio software é quando um colaborador deixa de seguir qualquer recomendação previamente alinhada, ele precisa se justificar e os gestores acompanham cada passo das movimentações.

Isso é muito importante para identificar os pontos em que podem existir melhorias, onde mais se gasta, o que deve ser incluído e o perfil do colaborador indicado em cada atividade em deslocamento. Os dados estratégicos gerados permitem, ainda, que fazer previsões da média de gastos necessária para as próximas viagens de categorias semelhantes e ter um planejamento eficiente.

Relatórios

As plataformas de self booking permitem a emissão de relatórios para análises das decisões e entender o efeito que trouxeram para o andamento do trabalho. Conhecer as opções feitas pelos colaboradores, como no caso da escolha da hospedagem, mostra as possibilidades de fazer parcerias com esse tipo de empresa baseada nas frequências das viagens para obter ainda mais descontos.

Como todos os dados ficam devidamente armazenados, com acesso fácil aos gestores administrativos, caso aconteça alguma falha ou um serviço não oferecer o atendimento adequado, fica mais simples encontrar soluções em conjunto. Os programas de fidelidades também são importantes aliados e podem ser definidos com o auxílio dos dados levantados e as preferências de viagens anteriores.

Dentro do próprio sistema de self booking, muitos benefícios de fidelidade são oferecidos para facilitar a logística ao máximo. As milhas, em uma situação como essa, são os benefícios mais utilizados por trazerem vantagens conforme cada viagem realizada. Mas é preciso ir além das preferências dos seus colaboradores e prestar bastante atenção no regulamento de cada opção de programa para evitar imprevistos.

Pronto! Agora você já sabe como funciona o sistema self booking. A dica para fazer o melhor uso possível da plataforma é contar com a ajuda de uma empresa especializada no assunto, como a Tour House, para tirar as dúvidas e aproveitar todos os benefícios de maneira personalizada.

Gostou das informações do artigo? Então, entre em contato com a Tour House para receber o suporte adequado no gerenciamento das viagens corporativas.