Relatório de viagem corporativa: o guia completo
O relatório de viagem é um documento exigido por grande parte das empresas que lidam com jornadas recorrentes de seus colaboradores. O documento é de suma importância, pois os custos envolvidos no processo devem sempre ser controlados.
Tudo isso exige uma política de reembolsos consistente, capaz de otimizar o trabalho tanto do profissional que viaja e precisa apresentar o documento quanto do responsável pelo orçamento de viagem corporativa que organizará todos os gastos.
Dada a necessidade de gestão das viagens corporativas, criamos este guia completo para que você possa produzir relatórios com maior eficácia e trazer maior assertividade para a empresa. Continue conosco e aprenda como produzir um documento completo!
O que é um relatório de viagens corporativas?
O relatório de viagens corporativas nada mais é do que um documento de prestação de contas desenvolvido pelo funcionário. Por meio dele, o profissional apresenta um resumo de todos os seus gastos durante uma viagem e mostra o desempenho obtido durante o período em que esteve atuando como representante da empresa.
Tal documento é exigido, como dissemos, por funcionar como um instrumento para a obtenção de reembolsos. Por esse motivo, ele precisa ter dados precisos, a fim de comprovar o cumprimento de metas e legitimidade dos gastos com a viagem.
Ele é um instrumento que serve para formalizar os detalhes relativos a uma viagem, sendo útil tanto para o colaborador que o entrega quanto para a empresa. Enquanto o primeiro formaliza e justifica o seu trabalho durante uma viagem, o segundo tem em mãos uma ferramenta que servirá para a gestão do orçamento.
Se você trabalha em uma empresa que exige a demonstração do documento ou pretende introduzir tal exigência junto a outros funcionários, podem surgir algumas questões relativas aos dados. Algumas dessas informações devem vir em relatório ou mesmo na hora em que for preciso apresentar a prestação de contas.
Por esse motivo, a seguir você conhecerá um passo a passo completo que o ajudará a definir o que deve abranger cada documento, antes, porém, mostraremos mais sobre a importância do relatório.
Qual a importância dos relatórios de viagens corporativas?
Imagine que a sua empresa tenha aumentado o número de viagens corporativas. Provavelmente, ela terá uma série de despesas, desde gastos com passagens aéreas e hospedagem, até alimentação, transporte terrestre etc.
Agora considere que a promoção dessas viagens comece a gerar retornos positivos para a empresa, como novos contratos e parcerias. No momento em que for realizar o balanço, você terá quase certeza de que todas os deslocamentos resultaram em mais ganhos do que gastos e toma a decisão de investir ainda mais na área.
No entanto, não há a possibilidade de certeza dos gastos. Sendo assim, você não tem a exata noção do impacto orçamental de tais deslocamentos, sendo justamente nesse ponto que se encontra a importância do relatório de viagens. Com o documento, você saberá exatamente quais foram as despesas de cada viagem corporativa, tendo discriminado no documento cada um dos itens relativos a ela. Isso inclui desde aqueles menores itens, como o pagamento do almoço do dia.
Ter o controle permite calcular os ganhos, mas também descobrir diferentes formas de economizar nas próximas viagens, sem que isso prejudique a qualidade delas. Além disso, a empresa poderá investir em áreas que estão mais deficientes e que têm impacto direto sobre tais jornadas.
Quais as vantagens de um relatório de viagem corporativa?
O relatório de viagem corporativa permite muito mais do que a organização das despesas de uma empresa. Uma série de vantagens pode ser obtida ao tornar a confecção do documento uma obrigação entre os colaboradores. A seguir mostraremos mais sobre tais benefícios!
Centralização das informações
Como já dissemos, uma viagem corporativa envolve uma série de gastos, gerando diversas informações e documentos como as notas fiscais. Sem um relatório, todos os dados ficam descentralizados e atrasam o trabalho de organização do orçamento.
Ao optar por essa documentação, a organização se torna mais palpável e, consequentemente, as informações ficarão centralizadas e poderão ser categorizadas. Tal ação contribui também para a maior confiabilidade das informações trocadas, diminuindo os retrabalhos.
Se os dados se encontram em um único lugar, as pessoas autorizadas podem acessá-los facilmente e quando for conveniente. Além do mais, isso pode evitar que sejam feitas solicitações de outros setores, atrapalhando todo o fluxo de trabalho da equipe.
Economia de tempo
A centralização faz com que você tenha muito mais efetividade no seu trabalho de análise de dados. Fica muito mais simples cruzar as informações dos custos de diferentes viagens, criando um instrumento que poderá ser usado para definir orçamentos mais enxutos no futuro. Tudo isso evitará a perda de tempo na busca por valores específicos relativos, por exemplo, à cotação de viagens, hospedagem, tempo de duração da viagem etc.
Análise de despesas
A análise de despesas é um processo que consiste no levantamento de gastos para poder utilizá-los de base para estudos posteriores. Ou seja, se você coordena a área de viagens, por exemplo, poderá ter uma visão macro sobre as maiores despesas, verificando se o dinheiro de fato está sendo utilizado para custear o que foi proposto em um planejamento prévio.
O impacto da análise é a redução dos custos. Afinal, ao ter dados em mãos, é possível entender como maximizar as economias. Para isso, é importante contar com a ajuda de softwares de planilhas para poder inserir dados de todos os relatórios de viagens que chegarão até as suas mãos.
Otimização da tomada de decisões
É a partir do documento de viagens que você poderá tomar decisões mais acertadas ou mesmo oferecer suporte para que os gestores façam isso. Imagine que a área de marketing esteja pensando em participar de um evento anual que reúne grandes nomes do setor.
Se ela já participou dele e você viu os resultados obtidos por meio relatório, ficará mais fácil decidir se esse deslocamento poderá ser feito novamente e se de fato ele é necessário. Esse foi apenas um exemplo. O relatório pode ser utilizado na otimização de uma série de tomadas de decisão, desde o hotel que a equipe ficará hospedada até quais colaboradores serão deslocados e para quais locais.
Adaptação à política de viagens
Um documento com especificações de viagens oferece um verdadeiro mapa sobre os padrões de gastos, o que o ajudará a rastreá-los e analisá-los, algo positivo para entender para onde estão indo os investimentos.
Tais relatórios permitem a verificação da adesão dos gastos à política de viagens corporativas e o comprometimento da equipe para com ela. Tal alinhamento é importante, pois ajuda a reforçar a cultura do negócio. Além de ser uma ferramenta fundamental para orçar e controlar os gastos durante as jornadas, visto que os trabalhadores precisam seguir o que está explícito nas cartilhas.
Quais informações devem constar em um relatório de viagens corporativas?
Você já conheceu a importância do relatório de viagem, bem como os seus benefícios. Agora fica a pergunta: quais informações devem estar presentes nesse formulário? Afinal, ele será a base de toda a documentação. É importante ter atenção aos itens a seguir, pois a partir deles são geradas uma série de outras informações. Quanto mais específico, maior a eficácia do documento.
Objetivo da viagem
No documento deve estar indicado quais os verdadeiros objetivos da viagem corporativa. Isso ajuda não só o colaborador que vai realizá-la, como também os gestores da empresa, que poderão ver o sentido de seguir com o planejamento.
O objetivo poderá variar. Por exemplo, existem empresas que focam mais em viagens para a participação de eventos e fechamento de negócios com clientes em outras localidades. Isso deve estar explícito para que a jornada possa ser planejada visando não só o bem-estar, mas também a segurança, conforto dos viajantes e também as especificidades da empresa.
Não podemos nos esquecer de que o motivo deve ser plausível para justificar o investimento. Assim, a empresa passa a compreender melhor para onde estão indo os seus investimentos e se eles de fato têm gerado um bom retorno.
Custos da viagem
Alguns custos da viagem são imprescindíveis e devem estar especificados, como já mencionamos. A seguir, você conhecerá melhor os principais deles!
Passagens aéreas
O viajante deve preencher algumas informações a respeito da passagem aérea. A primeira coisa é data de emissão da passagem, lembrando de que essa ainda não é a data da viagem, mas sim o dia que o bilhete foi expedido pela companhia aérea.
Outro dado essencial é o número da reserva e solicitação de viagem. Tal informação confere mais segurança para que tudo saia conforme o combinado com a prestadora de serviço, no caso a companhia aérea. O nome completo do passageiro também deve estar no documento.
O trecho voado também precisa estar especificado, incluindo trocas de voos e conexões, se existirem. Esse dado é crucial para a empresa verificar se o trecho foi o mais econômico, se existem alternativas de rotas, entre outros. A data de embarque também precisa estar indicada.
Além disso, os valores relativos às passagens, tarifas e montantes finais precisam também vir inclusos no relatório. Por isso, é tão importante ter uma política de viagens consistente, pois ela evitará que os colaboradores se esqueçam de tais informações.
Hospedagem
Tão importante quanto as especificações das passagens são aquelas ligadas à hospedagem. Como ambas costumam ser as que despendem os maiores gastos, elas precisam estar detalhadas a fim evitar despesas desnecessárias e, até mesmo, mau uso dos serviços.
Nesse tópico devem estar especificados não só o nome e o tipo de hospedagem, mas também a sua localização, a data de emissão da reserva, datas de check-in e check-out, o tipo do quarto, o valor a ser pago por ele e o total da reserva, visto que podem estar inclusas algumas taxas referentes aos impostos da cidade, como o ISS.
Seguro viagem
Um aspecto crucial e que muitas vezes é negligenciado em jornadas corporativas é o seguro viagem. É fundamental que a empresa contrate um serviço que ofereça uma cobertura que garantirá o bem-estar do passageiro/colaborador.
Logo, ao produzir o relatório, é preciso deixar especificado o nome da prestadora desse serviço, o tipo de seguro, detalhes da cobertura — por exemplo, se for preciso assistência judicial, convalescença em hotel, repatriação sanitária, entre outros —, assim como o valor total que o seguro cobre.
Aliás, é essencial que estejam no documento alguns dados técnicos, como número do cartão do segurado, data de validade, número de contrato da apólice etc.
Outros gastos
Sabe aqueles gastos com lanches em aeroportos ou a compra de algum material para uma apresentação de última hora? Por menor que seja, ele também deve estar especificado no relatório. Afinal, o montante pode representar um número elevado no cálculo total e a empresa precisa saber onde foi gasto o dinheiro.
Entre os principais gastos e detalhes estão os tipos de transporte utilizados em vias terrestres, valor gasto com eles, translado hotel-aeroporto, diária de alimentação, bem como o valor total incluindo pequenos gastos do dia a dia.
Como elaborar um relatório de viagem corporativa?
O controle de despesas corporativas só acontece quando há boas práticas por trás da elaboração de relatórios de viagens. Por isso, neste tópico, ensinaremos um passo a passo para tornar a confecção desse documento mais simples e eficaz.
Defina as despesas de responsabilidade da empresa
A empresa deve ter muito bem definido em sua política de viagens corporativas quais são os gastos pelos quais ela é responsável. É essencial deixar bem claro o que é obrigação da empresa e o que é responsabilidade do colaborador.
Por exemplo, o negócio é encarregado de cobrir os gastos com transporte, hospedagem, alimentação diária e outros custos ligados à atividade/papel que o colaborador desempenhará durante a viagem. No entanto, ela não é obrigada a pagar gastos pessoais, especialmente aqueles ligados ao lazer — eles ficarão a cargo do trabalhador.
Especifique o que será reembolsado
Outra responsabilidade do negócio é discriminar o que será pago antecipadamente e o que será pago pelo colaborador que viajará e, posteriormente, reembolsado.
O cenário ideal é manter o número de despesas reembolsáveis o menor possível. Isso porque fica mais fácil controlar o orçamento quando os serviços são pagos com antecedência. Ainda assim, existirão alguns custos que entrarão nessa lista e, para isso, é necessário definir um teto máximo permitido para cada tipo de gasto.
Além disso, é preciso esclarecer como e o que o colaborador deve usar como comprovação — por exemplo, notas fiscais e fatura de cartão — e deixar especificado em quanto tempo e por qual meio o profissional receberá os valores gastos por ele.
Padronize o relatório
A padronização de relatórios deve ser uma prática constante do negócio. Ela não só agiliza, mas também melhora os processos. Portanto, manter um padrão é um auxílio para que as informações não fiquem faltando ou sejam repassadas de maneira incompleta, gerando retrabalhos.
O relatório em questão precisa compreender dados simples, desde o tempo da viagem, motivação dela e nome do funcionário, até detalhes relativos ao roteiro planejado pelo trabalhador. Todos os itens consumidos junto das suas quantidades, por exemplo, hospedagem e o número de noites também precisam estar destacados.
Além do mais, o documento precisa ter um termo que obriga a apresentação de notas fiscais, boletos e outros tipos de recibos. Vale ressaltar que o padrão ajudará o responsável pela viagem a analisar seus custos, identificar possíveis problemas e ter uma noção para planejar os próximos roteiros, visando a economia.
Conte com empresas parceiras
As parcerias são essenciais na condução de viagens corporativas de qualidade e eficazes. Por exemplo, é possível firmar contrato com uma agência de viagens especializada no assunto. Assim, sempre que for necessário um deslocamento, o responsável saberá o custo médio de maneira prévia para um lugar específico.
O contato do fornecedor, inclusive, pode ser usado no relatório de despesas. O colaborador não ficará encarregado por delimitar tal gasto, mas sim o responsável por lidar com as contas da viagem, visto que tudo é automatizado.
Compartilhe as informações
Se as viagens são recorrentes na sua empresa, que tal compartilhar os relatórios com os colaboradores? Tal ação é especialmente importante quando novos profissionais forem responsáveis por representar a empresa. Isso facilitará o trabalho deles na hora em que forem produzir o relatório, mostrando pelo que a empresa preza e, até mesmo, fornecendo dicas sobre locais para alimentação, por exemplo, se as jornadas forem realizadas para os mesmos lugares.
Quais as ferramentas mais importantes?
Alguns instrumentos ajudam a otimizar a gestão de viagens corporativas — são tecnologias e outras ferramentas que facilitam a produção do documento. Confira quais são elas a seguir!
Sistema de gestão de viagens
Uma plataforma que faz com que as informações sejam automatizadas e dispostas online gera grandes benefícios para a empresa que deseja fazer a gestão de viagens. Quando forem registradas as despesas, o sistema fornecerá automaticamente dados completos para serem utilizados no balanço geral de gastos, apontando o que pode ou não ser otimizado no processo. O diferencial é que não será preciso fazer cálculos manuais e outras tarefas que costumam demandar tempo do colaborador.
A ideia do sistema é que ele permita listar todo tipo de despesa de uma viagem, organizando as informações e categorizando-as de acordo com parâmetros como gastos, data e local. Isso tornará mais simples a verificação do gráfico de despesas nos últimos meses, ajudando a ter mais precisão na hora de prever os aumentos em alguns custos de acordo com a temporada, por exemplo.
Cartão corporativo
O uso de cartão corporativo traz grandes vantagens para a empresa que o adota. O primeiro aspecto para o qual ele contribui é na definição antecipada do teto de gastos, o próprio cartão funcionará como um limite de despesas autorizadas. Por sua vez, a fatura do cartão já é um meio de comprovar despesas contraídas pelos profissionais em trânsito.
No entanto, vale lembrar que é preciso que o comprovante tenha alguns limites. Isso porque a fatura mostra apenas o quanto foi gasto e em qual estabelecimento, mas não apresenta com o que foi gasto. Por isso, é importante que o negócio estabeleça punições em sua política, caso seja descumprida qualquer diretriz — por exemplo, compra de bebidas alcoólicas.
Aplicativo
O aplicativo tem uma função bem similar ao sistema de gestão de viagens. Porém, a sua diferença está no fato de que ele será usado pelo colaborador em trânsito, evitando que ele precise fazer anotações manuais e incorra a erros. Existem soluções integradas que permitem escanear as notas fiscais, além de especificar os gastos, locais e outros detalhes relativos a viagem. Assim, na hora em que for produzido o relatório, a tarefa se torna mais simples.
Como apresentar um relatório de viagens corporativas?
Um erro bastante comum dos viajantes corporativos é deixar para fazer o relatório de despesas no último dia. Consequentemente, os viajantes já terão perdido algum recibo de restaurante que passaram, os táxis que tomaram ou outro serviço. Isso faz com que ele tenha que pagar tais despesas que não podem ser comprovadas do próprio bolso.
Portanto, é preciso que ele organize diariamente todos os gastos do dia, insira os dados na planilha ou aplicativo, como mostramos, e guarde os recibos. Essa é a primeira etapa do relatório e deve ser feita durante a viagem.
Após a chegada, o colaborador deve apresentar um documento em que todas as informações relativas a gastos devem estar presente para o responsável pela gestão das viagens, bem como observações por escrito. Mediante tais dados é feito um documento que precisa ser repassado ao financeiro.
Se for o caso da sua empresa, uma apresentação também será necessária, mostrando os dados da viagem, bem como os objetivos atingidos durante ela. Em algumas situações, inclusive, é necessário apresentar gráficos que mostram a evolução na gestão de viagens ao longo do tempo. Logo, dê atenção em manter todas as informações de períodos anteriores, a fim de que elas possam ser encontradas com facilidade.
Números em um relatório de viagem corporativa não servem para nada se não forem utilizados para aperfeiçoar as práticas e tomada de decisões da empresa. Sendo assim, analise tais documentos e busque entender cada dado para poder economizar.
Sempre que for tomar uma decisão, consulte os documentos, procurando baseá-la em dados precisos e não em especulações. Você verá o impacto que isso gerará nos orçamentos futuros e estratégias, tornando a sua equipe uma de alta performance.
Se nosso post foi útil para você, aproveite para entrar entrar em contato conosco e conhecer as nossas soluções para gestão de viagens corporativas!
