5 riscos de usar planilhas manuais na gestão de viagens corporativas

Negócios em outras cidades são indispensáveis para gerar oportunidades, como a presença em eventos e congressos, a expansão de filiais e o relacionamento com clientes e investidores externos. O problema é que muitas empresas ainda utilizam planilhas manuais na gestão de viagens corporativas.

Embora seja uma ferramenta gratuita e que ajude a estruturar o setor, o uso de Excel pode trazer várias consequências negativas para o negócio. Os problemas podem afetar tanto a redução de custos como a segurança e a eficiência da gestão.

A seguir, vamos detalhar os principais riscos de usar planilhas manuais na gestão de viagens corporativas no lugar de um sistema especializado. Confira!

1. Falta de segurança

As planilhas de edição manual são documentos facilmente expostos ao acesso de invasores e vírus. Não há uma medida de segurança efetiva para evitar os ataques, o que representa um risco de compliance.

Além disso, sem a presença de um backup na rede, por exemplo, as informações podem ser perdidas diante de um eventual erro de salvamento ou corrupção de arquivo. Para evitar a perda permanente dos registros, um sistema de gestão consegue garantir o acesso ao histórico de dados, mantendo-os disponíveis para eventuais consultas.

2. Altas chances de erros

O uso de planilhas manuais também aumenta as possibilidades de erros nos dados sobre as diversas viagens corporativas da empresa. Enquanto sistemas de gestão podem contar com inteligência de dados, o Excel não tem uma funcionalidade que permita identificar erros nos registros.

Dessa maneira, há uma maior dificuldade em localizar e corrigir eventuais problemas. Os retrabalhos se tornam mais recorrentes, podendo até mesmo gerar prejuízos nas contas.

A partir do uso de um bom sistema de gestão para viagens corporativas, é possível automatizar os processos e melhorar os resultados. Isso porque evita situações como a duplicação de registros e permite localizar os lançamentos com mais facilidade.

3. Possibilidade de fraudes

Outra problemática das planilhas manuais é a questão das fraudes empresariais, facilmente manipuláveis nesse tipo de gestão. Essa ferramenta torna mais difícil identificar situações de má fé, como a utilização de recursos da empresa para fins pessoais.

Nas planilhas, é mais fácil incluir valores de notas frias sem que a gestão perceba. Por outro lado, um software especializado exige a discriminação de todos os gastos de forma mais efetiva, com desdobramentos específicos sobre os gastos para eventuais reembolsos.

Dessa maneira, a tecnologia dificulta a ocorrência de fraudes, conforme exigências e padrões da empresa. Apenas os custos oficialmente permitidos são incluídos em sistema, evitando o reembolso de notas de serviços indevidas.

4. Falta de padronização

Sem uma padronização na inclusão de dados, as planilhas manuais podem se tornar confusas e bagunçadas. Com isso, a pesquisa de informações para relatórios de despesas fica mais complicada, favorecendo, inclusive, as fraudes citadas anteriormente.

Enquanto isso, um sistema de gestão segue padrões previamente estruturados pela equipe de desenvolvimento. Os processos se tornam mais claros, com dados inseridos de forma alinhada e organizada.

5. Perda de tempo e retrabalhos

Enfim, chegamos à questão da eficiência e da facilidade na gestão. O tempo gasto no gerenciamento dos dados e nas atividades de rotinas que envolvem a organização dos dados é um problema para a qualidade de trabalho das equipes de gestão das viagens corporativas.

Há uma maior burocracia para encontrar as informações inseridas por outros colaboradores. Além disso, a manipulação das planilhas por várias pessoas pode gerar perdas de informações que, eventualmente, exigirão retrabalhos e cálculos que são dispensáveis em soluções mais práticas e eficientes.

De forma geral, trocar planilhas manuais por um sistema automatizado otimiza os processos das viagens corporativas. Além de evitar os riscos que citamos aqui, a tecnologia possibilita uma gestão mais transparente e clara das necessidades dos colaboradores à distância, levando mais segurança e praticidade aos deslocamentos, inclusive permitindo a autogestão e o self compliance.

Se você procura soluções para melhorar a gestão de viagens na sua empresa, a Tour House pode ajudar. Nossas soluções levam velocidade, facilidade e economia de recursos para o seu negócio, evitando todos os riscos de planilhas manuais. Quer saber mais? Entenda por que somos a solução perfeita para suas viagens corporativas!