O que é workflow de aprovação? Veja aqui!

Quando se trata de despesas de viagens e outros gastos corporativos, ter um workflow de aprovação eficiente é essencial para garantir a transparência, controle financeiro e a conformidade das políticas internas.

Neste artigo, exploraremos o que é o workflow de aprovação, como ele funciona no contexto de despesas corporativas e os diferentes tipos de workflows disponíveis. Além disso, forneceremos dicas sobre como criar um workflow sólido de aprovação de despesas e como a Tour House pode auxiliar nessa gestão.

O que é o workflow de aprovação?

O workflow de aprovação é um processo estruturado que define as etapas pelas quais uma solicitação ou documento deve passar antes de ser considerado aprovado.

No contexto de despesas corporativas, esse procedimento assegura que cada gasto seja revisado e autorizado pelos responsáveis adequados antes de ser reembolsado ou lançado como uma despesa empresarial.

Como funciona o workflow de aprovação de despesas corporativas?

O workflow de aprovação de despesas corporativas começa quando um colaborador submete uma solicitação de reembolso ou uma nota fiscal de gastos realizados em nome da empresa. A partir desse ponto, o processo pode seguir diferentes abordagens, dependendo do tipo de workflow utilizado pela organização.

Tipos de workflow de aprovação

Sequencial

Neste modelo, a solicitação passa por várias etapas de aprovação, uma após a outra. Cada nível de autoridade deve dar o aval antes que a solicitação avance para a próxima instância. Embora possa ser mais demorado, é adequado para empresas que desejam manter um controle rígido sobre os gastos.

Paralelo

Aqui, várias etapas de aprovação ocorrem simultaneamente, e a solicitação é aprovada se receber o aval de apenas um dos responsáveis em cada nível. Esse método é mais ágil e adequado para empresas com grande volume de despesas e que não exigem aprovações estritas em cada estágio.

Escolha única

Neste tipo de workflow, a solicitação é enviada a apenas um responsável para aprovação. Essa abordagem é mais simples, mas é indicada para organizações menores com um número limitado de despesas.

Como criar um workflow de aprovação de despesas eficiente?

Para desenvolver um workflow de aprovação de despesas eficiente, é fundamental seguir algumas etapas cruciais.

1. Determinar as Etapas: Identifique claramente todas as etapas pelas quais a solicitação de despesas deve passar, desde a submissão inicial até a aprovação final;

2. Criar uma Boa Política: Elabore uma política de despesas bem estruturada, definindo limites de gastos, categorias de despesas aceitáveis e orientações claras para os colaboradores;

3. Determinar a Documentação Necessária: Estabeleça os documentos que devem ser anexados à solicitação de despesa para facilitar a análise e garantir que todas as informações essenciais sejam fornecidas.

Tour House: sua aliada na gestão de despesas

Gerenciar o workflow de aprovação de despesas pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente para empresas com uma grande quantidade de transações. Nesse sentido, contar com uma ferramenta especializada pode fazer toda a diferença.

A Tour House oferece uma plataforma completa de gestão de despesas, tornando o processo mais ágil, transparente e livre de erros. Com recursos avançados de aprovação e relatórios financeiros, a Tour House facilita o controle das finanças corporativas, possibilitando uma gestão mais eficiente e econômica.

Em resumo, o workflow de aprovação de despesas é um componente vital da gestão corporativa, garantindo a organização e o controle adequado dos gastos.

Com a definição adequada dos tipos de workflow e a utilização de ferramentas especializadas, como a Tour House, as empresas podem simplificar e otimizar todo o processo, reduzindo tempo e esforço e, ao mesmo tempo, garantindo uma gestão financeira mais eficiente.

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